Anda dapat memangkas biaya tanpa mengorbankan hal-hal yang penting bagi pelanggan Anda. Terlalu sering, program pengurangan biaya hanya menargetkan pengeluaran dan memangkas layanan yang mendorong retensi dan rujukan. Pendekatan yang mengutamakan pelanggan dapat mencegah hal tersebut.

Metode ini bertumpu pada dua pilar: nilai yang ditentukan pelanggan dan penghapusan limbah secara sistematis. Prinsip-prinsip ini, yang lahir dari Sistem Produksi Toyota, membantu perusahaan Anda menurunkan pengeluaran dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak bernilai daripada mengurangi kualitas atau dukungan.

Baca terus untuk panduan praktis: definisikan nilai dari sudut pandang pelanggan, petakan aliran nilai, hilangkan pemborosan seperti antrian dan pengerjaan ulang, ciptakan alur kerja, beralih ke sistem tarik-tarik (pull model), dan jalankan peningkatan berkelanjutan dengan alat-alat sederhana yang dapat Anda mulai gunakan bulan ini.

Catatan: Biaya tersembunyi yang umum muncul sebagai antrian, kelebihan persediaan, pengerjaan ulang, dan proses serah terima. Tim yang terlibat dapat mendeteksi dan menghentikan kebocoran tersebut lebih cepat daripada pemotongan dari atas ke bawah, sehingga Anda melindungi hasil sekaligus mengurangi biaya.

Mulailah dengan Nilai yang Didefinisikan Pelanggan Agar Anda Tidak Memangkas Biaya yang Salah

Jelaskan dengan gamblang apa yang diharapkan pelanggan Anda untuk dibeli., dan gunakan itu sebagai filter untuk setiap keputusan biaya. Ketika Anda mendefinisikan nilai dari sudut pandang pembeli, Anda melindungi fitur dan layanan yang membuat produk tersebut bermanfaat.

Apa arti "nilai" dan mengapa pelanggan memutuskan demikian?

Nilai Itulah yang akan dibayar pelanggan. Tanyakan masalah apa yang ingin mereka selesaikan dengan produk Anda dan seperti apa hasil akhirnya. Opini internal tentang fitur premium seringkali menciptakan pekerjaan tambahan yang tidak dihargai oleh pasar.

Tes cepat untuk pekerjaan bernilai tambah

• Apakah pelanggan akan membayarnya?
• Apakah itu menggerakkan barang tersebut ke depan?
• Apakah pengerjaannya sudah benar sejak pertama kali?

“Jika suatu langkah gagal memenuhi salah satu kriteria ini, kemungkinan besar langkah tersebut tidak penting.”

Kelompokkan aktivitas harian ke dalam tiga kategori.

Gunakan tabel sederhana untuk memberi label tugas sebagai inti, limbah yang diperlukan, atau limbah yang tidak perlu. Item inti melindungi kebutuhan pelanggan; limbah yang diperlukan mencakup keselamatan atau kepatuhan; limbah yang tidak perlu sudah waktunya untuk dihilangkan.

Kategori	Termasuk	Tindakan
Inti (nilai)	Kemudahan penggunaan, pengaturan, perbaikan bug	Lindungi dan ukur
Limbah yang diperlukan	Pengujian, pemeriksaan kepatuhan	Minimalkan, pertahankan yang dibutuhkan.
Pemborosan yang tidak perlu	Laporan duplikat, persetujuan berlebihan	Menghapuskan

Contoh: pelanggan yang membeli laptop membayar untuk kemudahan penggunaan dan pengaturan yang cepat. Langkah-langkah yang menciptakan hasil tersebut menambah nilai. Persetujuan yang berlebihan yang menunda pengiriman tidak menambah nilai.

Sebelum melakukan pemotongan, klasifikasikan pekerjaan. Dengan mengurangi waktu yang tidak terkait dengan inti pekerjaan, Anda memangkas biaya tanpa mengurangi apa yang sebenarnya dibayar pelanggan.

Petakan Alur Nilai Anda untuk Melihat Di Mana Uang dan Waktu Hilang

Petakan alur proses dari awal hingga akhir agar Anda dapat mengetahui di mana waktu dan uang terbuang sia-sia. Peta aliran nilai adalah sinar-X Anda: peta ini menunjukkan material dan informasi yang mengalir melalui aliran tersebut dan membuat hambatan serta inventaris menjadi jelas.

Bagaimana pemetaan aliran nilai membuat alur menjadi terlihat

Lacak proses sebenarnya dan catat setiap langkahnya. melangkahCatat waktu proses, waktu tunggu, serah terima, siklus pengerjaan ulang, dan di mana pekerjaan menganggur.

Tangkap kondisi saat ini versus kondisi masa depan tanpa menebak-nebak.

Buat peta kondisi saat ini bersama tim yang mengerjakan proyek tersebut. Kemudian rancang kondisi masa depan dengan menggunakan kebutuhan pelanggan dan target seperti pengurangan jumlah peralihan tugas dan antrian yang lebih pendek.

Ke mana harus mencari waktu dan uang yang hilang?

• Hambatan yang menyebabkan antrian panjang dan penumpukan persediaan.
• Persetujuan dan pengelompokan yang menghentikan sementara aliran data dan menunda pengiriman.
• Perbaiki proses yang secara diam-diam menggandakan pekerjaan.

Libatkan orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut.

Libatkan staf garda depan agar pemetaan mencerminkan langkah-langkah tidak resmi dan solusi sementara dalam bentuk spreadsheet. Catat beberapa angka—waktu tunggu versus waktu interaksi—untuk menunjukkan peluang perbaikan.

Setelah Anda dapat melihat alirannya, Anda dapat memilih pemotongan biaya yang melindungi hasil bagi pelanggan, alih-alih melakukan pemangkasan secara acak.

Gunakan prinsip pelestarian nilai lean untuk menghilangkan pemborosan sekaligus melindungi kualitas.

Mulailah dengan menyebutkan pemborosan yang Anda lihat agar tim dapat bertindak mengatasi masalah nyata. Definisikan pemborosan sebagai pekerjaan apa pun yang tidak akan dibayar oleh pelanggan. Filter sederhana ini menjaga agar pengurangan biaya tetap terfokus pada tugas-tugas yang tidak penting.

Produksi berlebih dan persediaan berlebih: pemborosan paling mahal untuk menyembunyikan masalah.

Produksi berlebihan menciptakan persediaan berlebih yang mengikat uang tunai dan menyembunyikan cacat. Ketika Anda menimbun produk, masalah penjadwalan dan kualitas akan hilang di bawah tumpukan tersebut.

Atasi masalah ini dengan memproduksi sesuai permintaan riil dan mengidentifikasi masalah sejak dini sehingga akar penyebabnya dapat diatasi.

Menunggu, transportasi, dan pergerakan yang tidak perlu yang memperpanjang waktu tunggu.

Setiap perpindahan, perjalanan, atau langkah tambahan menambah waktu dan biaya. Penantian yang lama menciptakan antrian yang meningkatkan waktu tunggu tanpa meningkatkan hasil bagi pelanggan.

Gunakan peta untuk mengalihkan tugas dan mempersingkat perjalanan guna mengurangi pergerakan dan aktivitas yang tidak perlu di sepanjang aliran data.

Pemrosesan berlebihan dan cacat: hentikan pekerjaan tambahan dan cegah pengerjaan ulang.

"Tambahan" internal seperti pemeriksaan berulang atau pemolesan memang terasa aman, tetapi jarang meningkatkan kepuasan pelanggan. Hal itu justru menambah waktu dan biaya produksi.

Cacat produk akan menggandakan biaya Anda—Anda membayar untuk membuatnya dan memperbaikinya. Kualitas bawaan (poka-yoke, jidoka) mencegah masalah sebelum menyebar ke tahap selanjutnya.

Potensi manusia yang tidak dimanfaatkan sebagai limbah milik manajemen

Ketika orang-orang tidak memiliki tujuan yang jelas, pelatihan, atau wewenang, masalah tidak akan terselesaikan dan biaya akan meningkat. Manajemen harus membimbing dan membantu tim agar mereka dapat meningkatkan proses.

Hilangkan pemborosan ini untuk melindungi kualitas, Bebaskan arus kas, dan biarkan tim Anda memperbaiki hal-hal yang penting bagi pelanggan.

Ciptakan Alur Kerja untuk Mengurangi Waktu Tunggu dan Biaya Tanpa Mengurangi Nilai

Usahakan agar setiap item diproses dengan minimal penghentian untuk mengurangi waktu tunggu dan biaya. Alur yang berkelanjutan mengurangi waktu tunggu dan penyangga. Setiap jeda menambah koordinasi dan biaya tersembunyi.

Dasar-dasar aliran kontinu dan mengapa pekerjaan batch menciptakan antrian dan pemborosan

Alur kerja berarti pekerjaan berjalan lancar melalui sistem Anda dengan sedikit gangguan. Ketika Anda menghentikan pemrosesan barang untuk membentuk batch besar, tim di hilir akan menunggu. Penantian itu menciptakan antrian, persediaan, dan penanganan tambahan.

Dalam skala lokal, pengelompokan (batching) mungkin terasa efisien. Namun, dalam skala global, hal itu memaksa pihak lain untuk bekerja lebih cepat dan meningkatkan total waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk atau layanan.

Kurangi waktu peralihan dengan SMED sehingga produksi batch yang lebih kecil menjadi lebih terjangkau.

SMED (Single-Minute Exchange of Dies) memangkas waktu penyiapan dan pergantian. Pergantian yang lebih cepat memungkinkan Anda menjalankan produksi dalam jumlah kecil dan ukuran rilis yang lebih kecil dalam layanan.

Produksi dalam jumlah kecil mengurangi persediaan barang jadi dan menurunkan kemungkinan Anda harus mengerjakan ulang sejumlah besar barang ketika muncul cacat.

Pekerjaan terstandarisasi untuk mengurangi variasi dan menstabilkan waktu proses.

Dokumen kerja yang terstandarisasi mencatat metode terbaik untuk setiap langkah saat ini. Hal ini mengurangi variasi, menstabilkan waktu, dan membuat masalah terlihat jelas, bukan sekadar masalah acak.

Ketika tim Anda mengikuti proses yang stabil, Anda meningkatkan keandalan tanpa mengurangi fitur atau kualitas.

Fokus	Apa yang diperbaikinya	Hasil bisnis
Aliran kontinu	Menunggu, penyangga, inventaris tersembunyi	Waktu tunggu lebih cepat, pengiriman lebih stabil.
Produksi massal	Antrian panjang, WIP tinggi	Biaya lebih tinggi, respons lebih lambat
SMED	Persiapan yang panjang, jalur yang panjang.	Produksi dalam jumlah kecil, persediaan lebih sedikit, pergantian produksi lebih cepat.
Pekerjaan terstandarisasi	Variasi dalam metode dan waktu	Hasil yang dapat diprediksi, peningkatan yang lebih mudah.

“Peningkatan alur kerja akan mengungkap kendala selanjutnya yang perlu diperbaiki, langkah demi langkah.”

Contoh: Dalam manufaktur, batch yang lebih kecil mengurangi jumlah barang jadi dan meminimalkan pengerjaan ulang. Di kantor, paket pekerjaan yang lebih kecil mengurangi tumpukan pekerjaan dan meningkatkan daya tanggap.

Beralih ke Produksi Berbasis Tarik (Pull-Based Production) Menggunakan Kanban dan Takt Time

Beralih ke pendekatan berbasis permintaan akan mencegah penumpukan pekerjaan dan menjaga tim Anda tetap fokus pada pesanan yang sebenarnya. Sistem tarik (pull system) hanya mulai bekerja ketika permintaan di hilir memberi sinyal, sehingga mengurangi produksi berlebih dan biaya tersembunyi.

Tarik versus dorong: hasilkan hanya apa yang dibutuhkan.

Dalam sistem dorong (push system), Anda membuat produk berdasarkan perkiraan dan berharap permintaan sesuai. Hal itu menciptakan kelebihan persediaan dan waktu tunggu yang lama.

Dengan metode pull, produksi dimulai setelah permintaan yang sebenarnya. Anda mengurangi WIP (Work in Progress) dan menghindari pembuatan tugas "hanya untuk berjaga-jaga".

Gunakan kanban dan sinyal visual untuk membatasi WIP (Work in Progress).

Kanban Ini adalah kartu atau papan sederhana yang memberi tahu Anda kapan harus mengisi ulang persediaan. Ini membuat masalah tersembunyi terlihat dengan cepat.

Ketika WIP (Work in Progress) terbatas, hambatan akan muncul dan tim Anda akan memperbaikinya alih-alih menyembunyikannya di balik lebih banyak pekerjaan.

Biarkan waktu takt mengatur kecepatan proses Anda.

Waktu takt Inilah ritme yang didorong oleh pelanggan yang Anda butuhkan. Ritme ini bertindak seperti metronom sehingga hasil produksi Anda sesuai dengan permintaan nyata.

Menyesuaikan kecepatan dengan waktu takt (siklus produksi taktil) memperlancar produksi, mengurangi kesalahan, dan menjaga keselarasan dengan kebutuhan pelanggan.

Sesuaikan ukuran buffer dan lindungi hal-hal yang penting.

Bedakan persediaan yang diperlukan untuk menghadapi guncangan eksternal dari persediaan penyangga yang dibuat karena pengelompokan atau prioritas yang tidak jelas. Yang terakhir adalah pemborosan internal.

“Sistem tarik (pull system) terasa tidak nyaman pada awalnya karena mengungkap keterbatasan — ketidaknyamanan itulah jalan menuju pengurangan biaya yang berkelanjutan.”

Fokus	Apa yang dibatasinya	Keuntungan	Langkah cepat
Menarik	Produksi berlebih	Waktu tunggu lebih singkat	Memicu pekerjaan sesuai permintaan
Kanban	Pekerjaan yang sedang berlangsung berlebih	Deteksi masalah yang lebih cepat	Gunakan kartu atau papan visual.
Waktu takt	Output tidak merata	Kecepatan yang stabil untuk memenuhi kebutuhan pelanggan	Hitung takt dan selaraskan langkah-langkahnya
Penyangga	Persediaan yang tidak perlu	Stok pengaman dengan ukuran yang tepat	Tinjau dan kurangi kelebihan

1. Pilih satu alur nilai untuk diujicoba.
2. Tetapkan batas WIP (Work in Progress) yang terlihat dan aturan kanban yang sederhana.
3. Ukur waktu tunggu dan sesuaikan waktu takt agar sesuai dengan pelanggan.

Jalankan Peningkatan Berkelanjutan dengan Alat Lean Praktis yang Dapat Anda Gunakan Bulan Ini

Mulailah dari yang kecil dan teratur: Pilih satu proses dan gunakan alat-alat sederhana untuk melakukan peningkatan berkelanjutan yang melindungi kualitas dan hasil bagi pelanggan.

Kunjungan lapangan (Gemba walk): lihat pekerjaan sebenarnya, bukan asumsi.

Pergilah ke tempat kerja berlangsung. Ajukan pertanyaan dengan sopan. Carilah hal-hal yang membutuhkan waktu tunggu, pencarian, dan pengerjaan ulang, alih-alih menyalahkan karyawan.

Lima Mengapa: beralih dari gejala ke solusi

Ajukan pertanyaan “mengapa?” sebanyak lima kali untuk menemukan akar penyebabnya. Contoh: pesanan terlambat → suku cadang hilang di rak → tidak ada pemicu pemesanan ulang → pengecekan stok manual gagal → tidak ada aturan pemesanan ulang otomatis. Perbaiki pemicunya, dan pesanan terlambat akan berhenti.

Pola pikir A3: menyelaraskan tim pada satu halaman.

Gunakan satu halaman untuk mendefinisikan masalah, mencatat kondisi saat ini, menetapkan target, mencantumkan langkah-langkah penanggulangan, menetapkan penanggung jawab, dan menjadwalkan tindak lanjut. Ukuran A3 menjaga agar manajemen dan karyawan tetap selaras.

5S: mengurangi pencarian dan kesalahan

Sortir, Atur, Bersihkan, Standarisasi, dan Pertahankan. Terapkan 5S di ruang fisik atau digital untuk mengurangi pergerakan dan membuat masalah terlihat.

Poka-yoke & jidoka: hentikan kerusakan sejak dini

Cegah kesalahan dengan pengaman sederhana dan hentikan alur kerja saat terjadi anomali. Kualitas bawaan mencegah cacat berkembang biak di hilir.

Kegiatan Kaizen: melakukan perbaikan bersama orang-orang yang melakukan pekerjaan

Selenggarakan kegiatan singkat dan terfokus yang melibatkan karyawan, uji langkah-langkah penanggulangan, dan minta manajemen untuk menghilangkan hambatan. Ini membangun rasa kepemilikan alih-alih penolakan.

Terapkan alat-alat ini di luar sektor manufaktur.

Dalam layanan kesehatan, persingkat tahapan perawatan pasien; dalam layanan, perpendek siklus persetujuan; dalam perangkat lunak, batasi WIP (Work in Progress) dengan kanban; di kantor, sederhanakan proses serah terima. Alat yang sama mendukung peningkatan berkelanjutan di berbagai bidang.

Alat	Manfaat utama	Metrik cepat untuk dilacak
Jalan-jalan di Gemba	Ungkapkan gesekan proses yang sebenarnya	Waktu yang diblokir
Lima Mengapa	Perbaikan akar permasalahan	Cacat berulang
Pemikiran A3	Penyelarasan tim dan tindak lanjut	Tingkat penyelesaian tindakan penanggulangan
5S	Pencarian yang lebih sedikit, kesalahan yang lebih sedikit.	Waktu pencarian
Poka-yoke / Jidoka	Kualitas terintegrasi, lebih sedikit cacat.	Tingkat cacat

Ukuran Waktu siklus, kapasitas produksi, efisiensi alur kerja, dan waktu terblokir setiap minggu. Gunakan angka-angka tersebut untuk memilih peningkatan selanjutnya.

Ingin daftar periksa awal yang sederhana? Cobalah Gemba satu hari, sesi Lima Mengapa untuk masalah berulang utama Anda, dan penerapan 5S di satu area. Untuk saran proses yang lebih praktis, lihat ini. panduan peningkatan proses.

Kesimpulan

Tutup siklus dengan urutan yang jelas: Mulailah dengan mendefinisikan kebutuhan pelanggan, petakan aliran nilai, hilangkan pemborosan, ciptakan alur, lalu beralih ke sistem tarik (pull) agar pemborosan tidak kembali.

Pendekatan itu membantu Anda memangkas biaya dengan menghilangkan aktivitas dan penundaan yang tidak bernilai, bukan dengan mengurangi apa yang didapatkan pelanggan Anda. Fokuslah pada pemborosan yang berdampak paling besar: produksi berlebihan, menunggu, pengerjaan ulang, dan penanganan yang berlebihan, karena hal-hal ini secara diam-diam menghabiskan waktu dan uang.

Ingatlah bahwa ini adalah sebuah sistem, bukan solusi sekali jadi. Pemotongan biaya secara terisolasi akan gagal jika proses dan cara masalah diselesaikan setiap hari tidak berubah.

Langkah Anda selanjutnya: Pilih satu proses, petakan dengan orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut, hilangkan satu hambatan, dan ukur waktu tunggu selama beberapa minggu ke depan. Dengan komitmen manajemen dan pemecahan masalah yang konsisten, keuntungan akan berlipat ganda.