Söz: Bu kısa kılavuz, doğru seçeneğin doğru kişide kalmasını sağlayacak net yapılar tasarlayarak karar alma süreçlerini nasıl hızlandırabileceğinizi gösteriyor.

Sorun basit: Her çağrının merkezi siz olduğunuzda, zamanınız tükenir, ekip bekler ve işler durma noktasına gelir.

Kararları haritalandıracak, pratik seviyeler belirleyecek, yetki sınırlarını çizecek ve personelinizin sürekli olarak sorunların tırmanmasına gerek kalmadan yürütebileceği tekrarlanabilir bir süreç oluşturacaksınız.

Lider açısı: Kontrolü kaybetmiyorsunuz. Doğrudan onay süreçlerinden, daha net sınırlarla sonuç odaklı sorumluluğa geçiyorsunuz.

Yedi seviye, karar verme yetkisi tablosu, onay eşikleri ve yönlendirme araçları kullanarak yöneticilerin ve kuruluşların ek zorluk yaşamadan ölçeklendirme yapabilmelerini sağlayacağız.

Neden işe yarıyor: Görünür beklentiler güven oluşturur, yeniden işleme ihtiyacını azaltır ve sorunların üst kademeye iletilmesini önler. Bu, yetki devrini ölçülebilir hale getirmekle ilgilidir; yani zamanı, yeniden işleme ihtiyacını ve kimin sorunu üst kademeye ilettiğini takip etmekle.

Karar alma süreçlerinizin neden yavaşladığı ve yetki devri sürecinde karar alma hızının nerede kaybolduğu

Her seçeneğin haritasını ve anahtarını tek bir kişinin elinde tutması durumunda darboğazlar oluşur. Gelen kutunuz, takviminiz ve aramalarınız birer bekleme kuyruğuna dönüşüyor. Küçük işler sırada bekliyor ve işletme zaman ve ivme kaybediyor.

Her şey sizin üzerinizden geçtiğinde darboğazlar nasıl oluşur?

Ekibinizde yetki rollerinin net olmaması nedeniyle kararlar üst kademelere yönlendiriliyor. Sonuç olarak bağlam değiştirip, çok az değer katan şeyleri onaylıyorsunuz.

Gizli maliyetler: Kesintiler, daha yavaş çalışma ve yeniden işleme yol açan onay süreçleri.

"Kalite kaybı olmadan mümkün olan en düşük seviye"nin gerçek iş hayatındaki karşılığı nedir?

İki pratik soru sorun: En yakın bilgiye kim sahip ve harekete geçmeleri durumunda kabul edilebilir risk nedir? Eğer ön saflardaki kişi her iki bilgiye de sahipse, belirlenmiş sınırlar içinde rutin sorunları çözmelerine izin verin.

Örnek: Bir müşteri temsilcisi, her vakayı yöneticiye iletmek yerine, belirli bir limite kadar olan geri ödeme işlemlerini kendisi halleder.

Sık karşılaşılan hata modeli: Yetki uyuşmazlığı nedeniyle yeniden işleme ve geçersiz kılma işlemlerinin ortaya çıkması.

Sorumluluk verip kontrolü elinde tutmak, insanların izin beklemesine neden olur. Bu durum güveni zedeler ve girişimciliği izin arayışına dönüştürür.

Bu hafta çalıştırabileceğiniz hızlı teşhis:

1. Son beş iş gününde yaptığınız tüm seçimleri listeleyin.
2. Hangilerinin net girdiler ve güvenlik önlemleriyle bir seviye düşebileceğini işaretleyin.
3. Üç eşyayı taşıyarak başlayın ve zamandan tasarruf edin.

Sonraki adım: Herkesin kimin harekete geçeceğini ve ne zaman müdahale etmesi gerektiğini bilmesi için seviyeler arasında ortak bir dil oluşturun. Çok fazla müdahaleden kaynaklanan yorgunlukla mücadele hakkında daha fazla bilgi için bkz. uygulama felcinin nasıl oluştuğu.

Yetki, risk ve hazırlık düzeyini eşleştirmek için yedi yetki devri seviyesini kullanın.

Yetkiyi riskle eşleştirin; yedi net seviye ile ekibiniz kimin ne zaman harekete geçeceğini bilir.

Söylemek

Kararı siz verin ve talimatları siz yönlendirin. Güvenlik veya acil durum kesintileri meydana geldiğinde bunu kullanın. Örnek: Sistem kesintisi—şimdi harekete geçin.

Satmak

Kontrolü elinizde tutun ama nedenini açıklayın. Bu yöntemi, iş akışı değişikliklerinde çalışanların desteğini ve becerilerini artırmak için kullanın.

Danış

Önce geri bildirimleri toplayın, sonra karar verin. Farklı bakış açılarıyla kalitenin arttığı mesajlaşma için ideal.

Kabul etmek

Zaman elverdiğinde ve kararlılık önemli olduğunda fikir birliğine varın. Bunu yol haritası öncelikleri için kullanın.

Öğüt vermek

Seçimi ekibiniz yapar; siz bağlamı ve riskleri eklersiniz. Örnek: tedarikçi seçimi—onaylamazsınız, tavsiye edersiniz.

Bilgi almak için

Kararı insanlar verir; siz de sorular ve kontrol noktaları aracılığıyla gözden geçirirsiniz. Yöneticiler, iş akışını yavaşlatmadan bilgi sahibi olurlar.

Temsilci

Ekipler, sonuç odaklı denetimle sonuçların sorumluluğunu üstlenir. Bu, liderlerin kuruluş genelinde daha üst düzey işlere odaklanmasını sağlar.

Seviye	Liderlik Rolü	Ne zaman kullanılır?	Örnek
Söylemek	Karar ver ve talimat ver	Yüksek risk / acil	Sistem kesintisi
Satış / Danışmanlık	Karar ver + açıkla / girdi topla	Değişim yönetimi / kalite	İş akışı değişikliği / pazarlama mesajı
Kabul Etmek / Tavsiye Etmek / Sormak / Devretmek	Paylaşım kontrolü → tavsiye → inceleme → sahiplik	Aciliyetin azalması → artan özerklik	Yol haritası / tedarikçi seçimi / proje araçları / departman sahipliği

Seviyeler nasıl değiştirilir: Risk veya düşük deneyim söz konusu olduğunda kontrolü artırın. Sonuçlar ve güven arttığında özerkliği artırın.

Kararların doğru kişide kalmasını sağlayacak net yetki seviyeleri oluşturun.

Öncelikle, her bir ortak seçeneğin kime ait olduğunu belirleyerek başlayın; böylece ekibiniz tahmin yürütmeyi bırakır ve iş akışı sağlanır. Kompakt bir yetki tablosu, işi doğru kişiye yönlendirir ve iş devirlerini azaltır.

Hızlı yönlendirme ve daha az el değiştirme için bir karar verme yetkisi tablosu oluşturun.

Karar kategorisini, sorumlu kişiyi (rol veya kişi), yetki düzeyini, gerekli bilgileri ve yükseltme tetikleyicilerini listeleyin.

Satırları kısa ve pratik tutun: Kim harekete geçecek, ne gönderilecek ve menzil dışındaysa nereye yönlendirilecek.

Yöneticiler arası gidip gelmeyi azaltacak harcama ve onay eşiklerini belirleyin.

Somut eşikler (örnek):

Rol	Eşik	Durum
Proje ekibi	$500	Proje kapsamına bağlı
Proje Müdürü	$5,000	Bütçenin ±10% aralığında
Bölüm yöneticisi	PO başına yıllık bütçenin 10%'si	Rutin harcamalar
Bölüm yöneticisi	$100,000	Takımlar arası etki

Para dışında yetki düzeyleri uygulayın.

Kaynak temini (yükleniciler, geçici personel), teknoloji seçimi ve proje onayı için etki yarıçapına göre seviyeler tanımlayın. Bu, çoğu seçeneğin yerel kalmasını sağlar ve yöneticilerin zamanını büyük kararlar için korur.

Sınırları ve tırmanma tetikleyicilerini tanımlayın.

İnsanların nelere karar verebileceğini ve neleri üst mercilere iletmeleri gerektiğini yazın. Tetikleyiciler ekleyin: kapsam değişiklikleri, yasal uyarılar, müşteri üzerindeki etki ciddiyeti, güvenlik riski, bütçe sapması ve zaman çizelgesi gecikmesi.

Sonuç: Doğru kişiler doğru bilgilerle mantıklı seçimler yaparak zaman kaybını azaltır ve ekibiniz ve kuruluşunuz genelinde güveni korur.

Ekibinizin sizin müdahaleniz olmadan da yürütebileceği bir karar alma sürecini işler hale getirin.

Basit bir yönlendirme sistemi oluşturun. Böylece görevler, her seferinde size sorulmadan doğru kişiye iletilir. İşin ilerlemesi için her kişinin sağlaması gereken girdileri ve belgeleri standartlaştırın. Bu, karşılıklı yazışmaları ve yeniden işleme ihtiyacını azaltır.

Girdileri standartlaştırın

Tek sayfalık özetler en iyi sonucu verir. Gerekli bilgiler: seçenekler, önerilen tercih, riskler, maliyetler, müşteri etkisi ve kısa bir zaman çizelgesi. Daha düşük seviyedeki konular için şablonları sade, daha yüksek etkiye sahip konular için ise daha kapsamlı tutun.

Akış şemaları ve rota belirleme kullanın.

Yönlendirme şemasını herkesin takip edebileceği şekilde oluşturun: görev gelir → seviye kontrolü → gerekli belgelerin gönderilmesi → sorumlu kişiye yönlendirme. Akış şemaları, insanların kimin dahil edilmesi gerektiğini sormasını engeller.

Sahte güçlendirmeden kaçının ve doğru şekilde destek tekerlekleri kullanın.

Sessiz vetoları, ön onayları ve son dakika iptallerini ortadan kaldırın. İstisnai durumlarda güven ve yetki aralığına göre yetkilendirme, insanların öğrenme sürecinde yardımcı olur; ancak bir emeklilik zaman çizelgesi belirleyin.

Seviye	Gerekli belgeler	Tipik inceleme
Düşük	Tek sayfalık özet + maliyet tahmini	İşletme sahibi yorumu
Orta	Özet + seçenekler, risk özeti, müşteri etkisi	Akran değerlendirmesi + yönetici kontrolü
Yüksek	Tam iş planı, mali tablolar, yasal uyarılar	Lider değerlendirmesi + yönetim

Geri bildirimlerle güveni koruyun.

Çalışmanın ilk aşamalarını değerlendirirken tarafsız sorular kullanın: "Hangi seçenekleri değerlendirdiniz?" ve "Hangi riski kabul ediyorsunuz?" Bu sorular, insanların donup kalmak yerine seçim yapmalarını sağlar.

Basit ritim: Zaman tasarrufu, yeniden işleme ve sorunların artışı gibi sonuçlara dayalı olarak periyodik değerlendirmeler yapın. Üç temiz döngü örneğinden sonra işleri bir üst seviyeye taşıyın. Bu, çalışanlarınızın gelişmesine olanak tanır ve size liderlik etme özgürlüğü verir.

Çözüm

Seçimlerinizi tekrarlanabilir bir akışa dönüştürerek ekiplerin güvenle hareket etmesini sağlayın.

Değiştireceğiniz şeyler: Yetkiyi riskle eşleştirin, kuralı görünür bir sürece kilitleyin ve yetkili kişinin her seferinde size sormadan hareket etmesine izin verin.

İşletmeniz için önemi: Daha hızlı seçimler gecikmeleri azaltır, zamanınızı korur ve sahiplik net olduğu için takip oranını artırır.

Bugün başlayın: 10 tekrar eden seçeneği belirleyin, bir seviye atayın, yetki sınırlarını belgeleyin ve kısa bir haklar tablosu yayınlayın. Bir ekiple 30 günlük bir pilot uygulama gerçekleştirin. Döngü süresini ve geri dönüşleri ölçün, ardından ölçeklendirin.

Bir lider olarak, sistemi tasarlarsınız, kaliteyi geliştirirsiniz ve sonuçları değerlendirirsiniz. Sonuç: Ekibiniz daha hızlı ve özgüvenli ilerler ve siz de strateji oluşturma kapasitenizi yeniden kazanırsınız.