Đội của bạn Bạn có thể ngừng theo đuổi những tham vọng mơ hồ như “trở thành tốt nhất” hay “tăng gấp đôi doanh thu”. Khi bạn gắn các quyết định với cách công ty tạo ra giá trị — tăng doanh thu, bảo vệ thu nhập, cắt giảm chi phí hoặc tránh lãng phí — các quyết định sẽ nhanh chóng trở nên khả thi.

Hãy bắt đầu bằng cách đặt ra những câu hỏi rõ ràng về tác động, khách hàng, sự đánh đổi và các chỉ số thành công. Nguyên tắc đơn giản này sẽ biến những mục tiêu mơ hồ thành một định hướng chung mà mọi người có thể tuân theo hàng ngày.

Lập kế hoạch thực tế Điều này mang lại ba kết quả bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy: sự hiểu biết chung, sự tự tin mạnh mẽ hơn và năng suất tốt hơn. Các nhà lãnh đạo thống nhất về vị trí hiện tại và những việc quan trọng tiếp theo, thảo luận cởi mở và truyền tải những thông điệp thống nhất giúp đẩy nhanh tiến độ thực hiện.

Để biết các công cụ và phương pháp giúp duy trì tính minh bạch của kế hoạch khi tình hình thay đổi, hãy xem hướng dẫn về... thay đổi ưu tiên chiến lượcVới sự kết hợp đúng đắn giữa lập kế hoạch và hành động, bạn sẽ thay thế sự hỗn loạn nội bộ bằng một kế hoạch chi tiết thực sự mà tổ chức của bạn tin tưởng.

Vì sao đội nhóm của bạn cảm thấy lạc lối: Từ tầm nhìn mơ hồ đến các ưu tiên có thể hành động được

Câu nói “Hãy trở thành người giỏi nhất” nghe có vẻ truyền cảm hứng, nhưng nó hầu như không nói lên điều gì với mọi người. Khi ngôn ngữ quá chung chung, nhóm của bạn sẽ lãng phí thời gian đoán xem nên theo đuổi kết quả nào và chấp nhận những sự đánh đổi nào.

Những dấu hiệu cảnh báo thường gặp xuất hiện dưới hai dạng. Thứ nhất,

“Tăng gấp đôi doanh thu của chúng ta!”

Thói quen đặt ra mục tiêu mà không mô tả cách thức đạt được chúng. Điều đó tạo ra sự tự tin giả tạo và khiến các ưu tiên không rõ ràng.

Thứ hai, việc phô trương các dự án cá nhân – những tính năng hào nhoáng được gắn mác là mục tiêu – sẽ làm lãng phí công sức vào những công việc phát triển sản phẩm ít hiệu quả. Cả hai mô hình này đều làm chậm quá trình ra quyết định và gây nh confusion cho các tổ chức.

Bạn có thể sửa lỗi này. Bằng cách làm rõ lý do đằng sau mỗi đề xuất. Hãy hỏi xem yếu tố tạo ra giá trị nào thay đổi và khách hàng nào được hưởng lợi.

• Nhận biết tầm nhìn mơ hồ — điều này khiến các nhóm không có sự hiểu biết chung về kết quả.
• Vạch trần những mục tiêu hão huyền — Việc không có mục tiêu rõ ràng sẽ dẫn đến sự sai lệch về thứ tự ưu tiên.
• Hãy nêu bật các dự án cá nhân của bạn. — Đừng nhầm lẫn giữa tính năng với định hướng dài hạn.

Khi bạn kiên quyết đưa ra những lựa chọn cụ thể, nhóm của bạn sẽ tập trung hơn, giảm thiểu khó khăn trong giao tiếp và dồn năng lượng vào những công việc mang lại kết quả thiết thực.

Làm thế nào để đạt được sự rõ ràng trong việc ưu tiên chiến lược?

Gắn liền mọi đề xuất với một động lực kinh doanh rõ ràng. Như vậy, các lựa chọn sẽ không còn là những cuộc tranh luận mà bắt đầu tạo ra những kết quả có thể đo lường được. Hãy sử dụng bốn yếu tố thúc đẩy giá trị của Joshua Arnold — tăng doanh thu, bảo vệ doanh thu, giảm chi phí, tránh chi phí — làm kim chỉ nam cho mọi sáng kiến.

Các quyết định neo giữ vào các yếu tố thúc đẩy giá trị

Hãy liên kết mỗi ý tưởng với một yếu tố thúc đẩy: thâm nhập thị trường mới để tăng doanh thu, giữ chân khách hàng để bảo vệ nguồn thu, thay đổi quy trình để giảm chi phí hoặc kiểm soát rủi ro để tránh chi phí phát sinh trong tương lai.

Hãy đặt bốn câu hỏi làm rõ vấn đề.

Chúng ta kỳ vọng tác động kinh doanh như thế nào? Nêu rõ mức nâng hoặc khả năng bảo vệ ước tính.
Chúng ta đang nhắm đến đối tượng khách hàng nào? Hãy trích dẫn nguồn nghiên cứu hoặc bằng chứng.
Giữa X và Y, cái nào quan trọng hơn lúc này? Buộc phải đưa ra sự đánh đổi.
Làm sao chúng ta biết được nó đã thành công? Hãy xác định một vài chỉ số chứng minh sự thành công.

Các mẫu và khoảng trống trong tài liệu

Hãy ghi lại những gì được tài trợ, những gì bị loại bỏ và những gì được tán dương. Hồ sơ đó sẽ tiết lộ logic ưu tiên thực sự và nguồn lực được phân bổ như thế nào.

Soạn thảo một bản ghi nhớ chiến lược ngắn gọn.

Soạn thảo một kế hoạch một trang liệt kê các mục tiêu có thể đo lường được, các giả định, rủi ro, sự phụ thuộc và kết quả mong đợi. Trình bày các lựa chọn sản phẩm dưới dạng danh mục đầu tư để các bên liên quan có thể so sánh các đề xuất cạnh nhau.

• Lập bản đồ các sáng kiến để tạo ra giá trị Nhờ đó, các nhà lãnh đạo thấy được lợi ích kinh doanh và sự đánh đổi về nguồn lực.
• Xác định rõ tác động dự kiến và gắn nó với các mục tiêu rõ ràng mà cả nhóm có thể cùng hướng tới.
• Hãy sử dụng bốn câu hỏi này để đưa ra những quyết định dứt khoát và tập trung chiến lược vào những khách hàng quan trọng.
• Hoàn thiện quy trình bằng cách nêu rõ một vài chỉ số đánh giá hiệu quả và tần suất xem xét lại.

Biến sự rõ ràng thành sự tự tin và năng suất trong toàn bộ tổ chức của bạn.

Khi mọi người đều nắm rõ tình hình hiện tại và cột mốc tiếp theo, nhóm của bạn sẽ hành động một cách có mục đích. Lập kế hoạch hiệu quả mang lại cho bạn ba lợi ích nhanh chóng: sự hiểu biết chung, sự tự tin vững chắc hơn và năng suất cao hơn.

Thiết lập sự hiểu biết chung Xác định rõ vị trí hiện tại, mục tiêu phía trước và cách phân bổ nguồn lực. Ghi lại các giả định, hạn chế và người chịu trách nhiệm đưa ra quyết định để các cuộc thảo luận với ban quản lý luôn thiết thực và dễ dự đoán.

Xây dựng sự hiểu biết chung về tình hình hiện tại, mục tiêu tương lai và trọng tâm nguồn lực.

Bạn sẽ cung cấp cho nhóm của mình một bản đồ rõ ràng về vị trí, định hướng và trọng tâm nguồn lực. Điều này giúp các thành viên trong nhóm thấy được công việc hàng ngày của họ đóng góp như thế nào vào những kết quả lớn hơn.

Khuyến khích tranh luận cởi mở để xây dựng lòng tin nhóm và khả năng thực thi quyết đoán.

Hãy bình thường hóa những bất đồng lành mạnh để mọi người có thể thử nghiệm các lựa chọn ngay từ đầu. Tranh luận cởi mở xây dựng lòng tin và cho phép nhóm của bạn tự tin tiến hành thực hiện.

Điều chỉnh thông điệp lãnh đạo để đẩy nhanh tiến độ thực hiện và hiệu quả.

Khi các nhà lãnh đạo cùng lên tiếngNhờ đó, quá trình ra quyết định diễn ra nhanh hơn và việc thực thi được cải thiện. Đồng bộ hóa giao tiếp để giảm thiểu các bước chuyển giao và rút ngắn thời gian từ khi ý tưởng đến khi triển khai.

• Bạn sẽ hệ thống hóa các giả định để việc lập kế hoạch luôn bám sát thực tế và nhịp độ xem xét tập trung vào kết quả.
• Bạn sẽ giảm thiểu sự khó khăn trong việc ra quyết định bằng cách thống nhất các tiêu chí để phê duyệt hoặc dừng công việc trước khi nó tiêu tốn thời gian và ngân sách.
• Bạn sẽ chuyển đổi sự đồng bộ thành tốc độ, nâng cao năng suất trong khi vẫn duy trì chất lượng cao.

Để biết các bước thực tế nhằm cải thiện sự hiểu biết về vai trò và cấp độ nhóm, hãy xem các cách để cải thiện sự rõ ràng về vai trò.

Vận dụng sự đồng bộ: Lộ trình, Truyền thông và Phản hồi theo thời gian thực

Biến sứ mệnh và tầm nhìn của bạn thành một danh mục đầu tư sống động. Vì vậy, mỗi dự án đều liên kết với các mục tiêu có thể đo lường và kết quả có thể nhìn thấy. Sử dụng hệ thống phân cấp đầu tư để thể hiện cách các sáng kiến và dự án phù hợp với các mục tiêu, giá trị và tổng quan khu vực hoặc kỹ thuật.

Chuyển đổi sứ mệnh và tầm nhìn thành cơ cấu đầu tư và danh mục đầu tư.

Ghi lại sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu cụ thể trong một nguồn thông tin duy nhất. Tạo các danh mục đầu tư nhóm các sáng kiến và dự án theo mục tiêu, khu vực hoặc chức năng để các nhà lãnh đạo có thể so sánh các khoản đầu tư một cách nhanh chóng.

Xây dựng lộ trình kết nối các chương trình, dự án và kết quả có thể đo lường được.

Xây dựng lộ trình linh hoạt, liên kết các kế hoạch cấp cao với các chương trình và dự án cụ thể. Đảm bảo kết quả có thể đo lường được để mỗi hạng mục công việc đều có mục tiêu và người chịu trách nhiệm rõ ràng.

Sử dụng bảng điều khiển, báo cáo và tính năng cộng tác để chia sẻ các ưu tiên.

Giao tiếp Với bảng điều khiển và báo cáo định kỳ giúp mọi người tham gia công việc luôn thấy rõ các chỉ số KPI. Sử dụng tính năng cộng tác trên nền tảng để nhanh chóng thu thập phản hồi và giải quyết các vấn đề phát sinh giữa các múi giờ khác nhau.

Theo dõi tiến độ và điều chỉnh chiến lược dựa trên phân tích dữ liệu.

Theo dõi tiến độ theo thời gian thực Với kho dữ liệu và công cụ phân tích tích hợp sẵn, bạn có thể điều chỉnh dự án và phân bổ nguồn lực mà không cần lập trình, nhờ đó có thể xoay chuyển tình thế khi các ràng buộc hoặc mục tiêu thay đổi.

“Hãy kết nối công việc hàng ngày với những mục tiêu lớn để các nhóm của bạn biết rằng nỗ lực của họ có ý nghĩa.”

• Bạn sẽ điều chỉnh các sáng kiến và dự án sao cho phù hợp với mục tiêu và giới hạn nguồn lực.
• Bạn sẽ luôn theo dõi sát sao các chỉ số KPI và sử dụng các vòng phản hồi để nhanh chóng điều chỉnh hướng đi.
• Bạn sẽ chuẩn hóa các trường và chế độ xem để các bản cập nhật được đồng bộ hóa một cách liền mạch trên tất cả các danh mục đầu tư.

Phần kết luận

Hoàn thiện chu trình bằng cách biến kế hoạch thành thói quen hàng ngày, từ đó định hướng các quyết định thực tế.

Hãy biến kế hoạch của bạn thành một quy trình sống động: ghi lại các giả định, đặt ra các mốc thời gian, liên kết ngân sách và công bố các chỉ số KPI rõ ràng. Sử dụng các công cụ quản lý danh mục đầu tư hiện đại để kết nối các mục tiêu với lộ trình, dự án và bảng điều khiển, nhờ đó bạn có thể theo dõi tác động và điều chỉnh nhanh chóng.

Đảm bảo sự đồng thuận trong lãnh đạo Với các thông điệp nhất quán và tiêu chí quyết định có thể lặp lại. Điều đó giúp duy trì quy trình quản lý chặt chẽ, tiết kiệm thời gian và giúp các nhóm tập trung vào những công việc có tác động cao nhất.

Khi tổ chức của bạn coi việc lập kế hoạch là một công việc liên tục, bạn sẽ biến tầm nhìn thành thành công có thể đo lường được và sự tăng trưởng ổn định.