Hứa: Hướng dẫn ngắn gọn này cho thấy cách bạn có thể đẩy nhanh quá trình ra quyết định bằng cách thiết kế cấu trúc rõ ràng, đảm bảo lựa chọn đúng đắn được giao cho đúng người.

Vấn đề rất đơn giản: Khi bạn trở thành trung tâm tiếp nhận mọi cuộc gọi, thời gian của bạn sẽ biến mất, nhóm của bạn phải chờ đợi, và hoạt động kinh doanh sẽ bị đình trệ.

Bạn sẽ lập kế hoạch quyết định, chọn các cấp độ phù hợp, thiết lập ranh giới quyền hạn và xây dựng một quy trình có thể lặp lại mà nhân viên của bạn thực hiện mà không cần phải leo thang liên tục.

Góc nhìn của người dẫn đầu: Bạn không mất quyền kiểm soát. Bạn chuyển từ việc phê duyệt thủ công sang trách nhiệm tập trung vào kết quả với các quy tắc rõ ràng hơn.

Chúng tôi sẽ sử dụng bảy cấp độ, bảng phân quyền quyết định, ngưỡng phê duyệt và các công cụ định tuyến để các nhà quản lý và tổ chức có thể mở rộng quy mô mà không gặp thêm trở ngại.

Tại sao nó hiệu quả: Việc thiết lập kỳ vọng rõ ràng giúp xây dựng lòng tin, giảm thiểu việc làm lại và hạn chế các vấn đề leo thang. Điều này có nghĩa là làm cho việc ủy quyền trở nên có thể đo lường được — theo dõi thời gian, công việc làm lại và người chịu trách nhiệm báo cáo.

Vì sao quá trình ra quyết định của bạn bị chậm lại và tốc độ ra quyết định khi ủy quyền bị giảm sút ở những điểm nào.

Tình trạng tắc nghẽn xảy ra khi một người nắm giữ bản đồ và chìa khóa cho mọi lựa chọn. Hộp thư đến, lịch và các cuộc gọi của bạn trở thành hàng đợi. Những công việc nhỏ phải chờ đợi và doanh nghiệp mất thời gian cũng như động lực.

Làm thế nào mà các điểm nghẽn hình thành khi mọi thứ đều chảy qua bạn?

Nhóm của bạn thường đưa ra quyết định theo hướng ngược lên trên vì vai trò không có thẩm quyền rõ ràng. Kết quả là bạn phải liên tục chuyển đổi ngữ cảnh và phê duyệt những việc ít mang lại giá trị.

Chi phí ẩn: Sự gián đoạn, tiến độ công việc chậm hơn và các thủ tục phê duyệt dẫn đến việc phải làm lại.

“Mức độ thấp nhất có thể mà không làm giảm chất lượng” trông như thế nào trong công việc thực tế.

Hãy đặt ra hai câu hỏi thực tế: ai là người có bối cảnh gần gũi nhất, và mức độ rủi ro nào là chấp nhận được nếu họ hành động? Nếu người trực tiếp giải quyết cả hai vấn đề này, hãy để họ giải quyết các vấn đề thường nhật trong phạm vi an toàn đã được thiết lập.

Ví dụ: một nhân viên dịch vụ khách hàng xử lý việc hoàn tiền trong phạm vi một mức nhất định thay vì chuyển mọi trường hợp lên cấp quản lý.

Lỗi thường gặp: sự không tương thích về thẩm quyền dẫn đến việc phải làm lại và ghi đè.

Giao trách nhiệm nhưng vẫn giữ quyền kiểm soát khiến mọi người phải chờ đợi sự cho phép. Kiểu hành vi này làm xói mòn lòng tin và biến sự chủ động thành việc xin phép.

Bạn có thể thực hiện chẩn đoán nhanh trong tuần này:

1. Hãy liệt kê tất cả các quyết định bạn đã thực hiện trong năm ngày làm việc gần đây.
2. Đánh dấu những mục nào có thể giảm xuống một cấp độ với các đầu vào và rào chắn an toàn rõ ràng.
3. Hãy bắt đầu bằng cách di chuyển ba món đồ và đo thời gian tiết kiệm được.

Bước tiếp theo: Tạo ra một ngôn ngữ chung cho các cấp độ để mọi người biết ai là người hành động và khi nào cần leo thang. Để biết thêm thông tin về cách đối phó với sự mệt mỏi do quá nhiều lần leo thang, hãy xem Sự tê liệt trong thực thi dẫn đến như thế nào?.

Sử dụng bảy cấp độ ủy quyền để phù hợp với quyền hạn, rủi ro và sự sẵn sàng.

Phân bổ quyền hạn phù hợp với rủi ro bằng bảy cấp độ rõ ràng để nhóm của bạn biết ai hành động và khi nào.

Kể

Bạn quyết định và đưa ra chỉ dẫn. Hãy sử dụng chức năng này khi xảy ra sự cố mất điện khẩn cấp hoặc liên quan đến an toàn. Ví dụ: hệ thống bị lỗi – cần hành động ngay.

Bán

Bạn vẫn giữ quyền kiểm soát nhưng cần giải thích lý do. Hãy sử dụng cách này để thay đổi quy trình làm việc nhằm tạo sự đồng thuận và nâng cao kỹ năng.

Tư vấn

Thu thập ý kiến đóng góp, sau đó bạn đưa ra quyết định. Điều này rất tốt cho việc truyền đạt thông điệp, nơi chất lượng được nâng cao nhờ các quan điểm khác nhau.

Đồng ý

Đạt được sự đồng thuận khi thời gian cho phép và sự cam kết là điều quan trọng. Sử dụng điều này để xác định các ưu tiên trong lộ trình.

Khuyên nhủ

Nhóm của bạn lựa chọn; bạn bổ sung bối cảnh và rủi ro. Ví dụ: lựa chọn nhà cung cấp — bạn tư vấn, chứ không phê duyệt.

Hỏi thông tin

Mọi người đưa ra quyết định; bạn xem xét thông qua các câu hỏi và các điểm kiểm tra. Người quản lý luôn được cập nhật thông tin mà không làm chậm tiến độ công việc.

Đại biểu

Các nhóm tự chịu trách nhiệm về kết quả công việc với sự giám sát dựa trên kết quả. Điều này giúp các nhà lãnh đạo có thời gian tập trung vào các công việc cấp cao hơn trong toàn tổ chức.

Mức độ	Vai trò lãnh đạo	Khi nào nên sử dụng	Ví dụ
Kể	Quyết định và hướng dẫn	Rủi ro cao / Khẩn cấp	Sự cố hệ thống
Bán hàng / Tư vấn	Quyết định + giải thích / thu thập ý kiến	Quản lý thay đổi / Chất lượng	Thay đổi quy trình làm việc / Thông điệp tiếp thị
Đồng ý / Tư vấn / Hỏi / Ủy quyền	Chia sẻ quyền kiểm soát → tư vấn → đánh giá → sở hữu	Mức độ khẩn cấp thấp → quyền tự chủ ngày càng tăng	Lộ trình / Lựa chọn nhà cung cấp / Công cụ dự án / Trách nhiệm của bộ phận

Cách chuyển đổi cấp độ: Tăng cường kiểm soát khi có rủi ro hoặc thiếu kinh nghiệm. Tăng quyền tự chủ khi kết quả và sự tin tưởng tăng lên.

Thiết lập các cấp bậc thẩm quyền rõ ràng để đảm bảo việc ra quyết định thuộc về đúng người.

Hãy bắt đầu bằng cách chỉ rõ ai chịu trách nhiệm cho từng lựa chọn chung để nhóm của bạn không còn phải đoán mò nữa và quy trình làm việc được diễn ra suôn sẻ. Bảng phân công công việc gọn nhẹ giúp chuyển giao công việc cho đúng người và giảm thiểu việc chuyển giao công việc giữa các bộ phận.

Tạo bảng quyền quyết định để định tuyến nhanh và giảm thiểu số lần chuyển giao.

Liệt kê loại quyết định, người chịu trách nhiệm (vai trò hoặc cá nhân), cấp độ thẩm quyền, thông tin cần thiết và các yếu tố kích hoạt leo thang.

Giữ cho các hàng ngắn gọn và thiết thực: Ai là người thực hiện, cần gửi những gì và dữ liệu sẽ được chuyển hướng đến đâu nếu nằm ngoài phạm vi.

Thiết lập các ngưỡng chi tiêu và phê duyệt để giảm thiểu sự qua lại giữa các quản lý.

Ngưỡng cửa bê tông (ví dụ):

Vai trò	Ngưỡng	Tình trạng
Nhóm dự án	$500	Gắn liền với phạm vi dự án
Quản lý dự án	$5,000	Trong phạm vi ±10% so với ngân sách
Trưởng phòng	10% ngân sách hàng năm cho mỗi PO	Chi tiêu thường xuyên
Trưởng phòng	$100,000	Tác động giữa các nhóm

Áp dụng các cấp độ quyền hạn vượt ra ngoài phạm vi tiền bạc.

Xác định các cấp độ về nguồn lực (nhà thầu, nhân sự thay thế), lựa chọn công nghệ và phê duyệt dự án theo phạm vi ảnh hưởng. Điều này giúp giữ hầu hết các lựa chọn ở phạm vi địa phương và bảo toàn thời gian của người lãnh đạo cho các quyết định quan trọng hơn.

Xác định ranh giới và các yếu tố kích hoạt leo thang.

Hãy nêu rõ những việc mà mọi người có thể tự quyết định so với những việc họ phải báo cáo lên cấp trên. Thêm các yếu tố kích hoạt: thay đổi phạm vi công việc, vấn đề pháp lý, mức độ nghiêm trọng ảnh hưởng đến khách hàng, rủi ro bảo mật, sai lệch ngân sách và chậm tiến độ.

Kết quả: Những người phù hợp sẽ đưa ra những lựa chọn sáng suốt dựa trên thông tin chính xác, giúp giảm thiểu thời gian lãng phí và bảo vệ lòng tin trong toàn bộ nhóm và tổ chức.

Xây dựng quy trình ra quyết định mà nhóm của bạn có thể vận hành mà không cần sự có mặt của bạn.

Tạo một hệ thống định tuyến đơn giản Như vậy, nhiệm vụ sẽ được giao cho đúng người mà không cần phải hỏi ý kiến bạn mỗi lần. Hãy chuẩn hóa các thông tin đầu vào và tài liệu mà mỗi người phải cung cấp trước khi công việc được tiến hành. Điều này giúp giảm thiểu việc trao đổi qua lại và làm lại công việc.

Chuẩn hóa các yếu tố đầu vào

Bản tóm tắt một trang là hiệu quả nhất. Yêu cầu: các lựa chọn, đề xuất lựa chọn, rủi ro, chi phí, tác động đến khách hàng và thời gian thực hiện ngắn. Sử dụng mẫu đơn giản cho các vấn đề ở cấp độ thấp hơn và mẫu chi tiết hơn cho các vấn đề có tác động lớn hơn.

Sử dụng sơ đồ luồng và định tuyến.

Hãy lập sơ đồ quy trình để bất kỳ ai cũng có thể theo dõi: nhiệm vụ đến → kiểm tra cấp độ → nộp các tài liệu cần thiết → chuyển cho người phụ trách. Sơ đồ quy trình giúp mọi người không cần phải hỏi ai là người cần tham gia.

Tránh trao quyền giả tạo và hãy sử dụng "bánh xe tập đi" đúng cách.

Loại bỏ các quyền phủ quyết ngầm, phê duyệt trước và thu hồi vào phút chót. Việc ủy quyền theo ngoại lệ và ủy quyền theo phạm vi giúp ích trong quá trình học hỏi của mọi người—nhưng hãy đặt ra một lộ trình nghỉ hưu.

Mức độ	Các tài liệu cần thiết	Đánh giá điển hình
Thấp	Bản tóm tắt một trang + báo giá	Đánh giá của chủ sở hữu
Trung bình	Tóm tắt + các lựa chọn, tóm tắt rủi ro, tác động đến khách hàng	Đánh giá ngang hàng + điểm kiểm tra của quản lý
Cao	Bản kế hoạch kinh doanh đầy đủ, báo cáo tài chính, các vấn đề pháp lý.	Đánh giá lãnh đạo + quản trị

Bảo vệ lòng tin bằng phản hồi

Khi xem xét những sản phẩm đầu tay, hãy sử dụng các câu hỏi trung lập: “Bạn đã cân nhắc những lựa chọn nào?” và “Bạn chấp nhận rủi ro nào?” Những câu hỏi này giúp mọi người tiếp tục đưa ra lựa chọn thay vì bị mắc kẹt.

Nhịp điệu đơn giản: Tiến hành đánh giá định kỳ dựa trên kết quả - thời gian tiết kiệm được, công việc phải làm lại và các vấn đề cần giải quyết. Nâng cấp quy trình lên cấp độ cao hơn sau khi đạt được ba chu kỳ hoạt động trơn tru. Điều đó cho phép nhân viên của bạn phát triển và giúp bạn có thời gian lãnh đạo.

Phần kết luận

Hãy hoàn thiện bằng cách biến các lựa chọn của bạn thành một quy trình lặp lại để các nhóm hành động một cách tự tin.

Những gì bạn thay đổi: Cân bằng quyền hạn với rủi ro, tích hợp quy tắc vào một quy trình minh bạch và cho phép người có thẩm quyền hành động mà không cần hỏi ý kiến bạn mỗi lần.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn: lựa chọn nhanh hơn giúp giảm sự chậm trễ, bảo vệ thời gian của bạn và tăng cường khả năng hoàn thành công việc vì trách nhiệm được xác định rõ ràng.

Hãy bắt đầu ngay hôm nay: chọn 10 lựa chọn lặp đi lặp lại, gán cấp độ, ghi lại ranh giới quyền hạn và công bố một bảng quyền ngắn gọn. Chạy thử nghiệm 30 ngày với một nhóm. Đo lường thời gian chu kỳ và số lần đảo ngược, sau đó mở rộng quy mô.

Với vai trò là người lãnh đạo, bạn thiết kế hệ thống, huấn luyện chất lượng và đánh giá kết quả. Kết quả: nhóm của bạn hoạt động nhanh hơn với sự tự tin, và bạn có thêm thời gian để tập trung vào chiến lược.