Liệu mô hình năm bước có thể giúp bạn tránh việc cứ mãi theo đuổi những vấn đề nan giải và cuối cùng là tăng doanh thu trên mỗi nhân viên?

Bạn sẽ nhận được một lộ trình thực tế. Hệ thống này giúp doanh nghiệp của bạn giảm thiểu lãng phí bằng cách hoạt động thông qua năm cấp độ độc lập: Kỷ luật quy trình, Độ chính xác dữ liệu, Nhịp độ thay đổi, Năng lực nhân tài và Quản trị. Mỗi cấp độ chuyển từ chế độ tùy ý sang chế độ tự động, giúp hệ thống của bạn hoạt động hiệu quả hơn như một cỗ máy tự phục hồi được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo.

Hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra lớp có điểm số thấp nhất trước. Sử dụng bản đồ nhiệt để hình dung mức độ hoàn thiện và ưu tiên những yếu tố thực sự cản trở hoạt động của bạn. Sau đó, áp dụng các biện pháp kiểm soát và tiêu chuẩn hóa để quy trình của bạn hoạt động ổn định trong thời gian thực.

Cách tiếp cận này tốt hơn so với các giải pháp khắc phục tạm thời. Nó cho phép bạn chuyển từ việc giải quyết sự cố khẩn cấp sang quản lý quy trình hiệu quả, rút ngắn thời gian chu kỳ, tăng tốc thời gian thu hồi doanh thu và mở khóa những lợi ích doanh thu có thể đo lường được mà không gây ra sự gián đoạn lớn.

Tại sao các lớp hiệu quả lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn ngày nay?

Ngày nay, doanh nghiệp của bạn phải đối mặt với áp lực không ngừng nghỉ để cung cấp sản phẩm nhanh hơn, sạch hơn và ít chất thải hơn. Bạn phải rút ngắn thời gian chu kỳ trong khi vẫn duy trì chất lượng cao. Nếu không có cấu trúc đơn giản, các nhóm sẽ chỉ tập trung vào việc khắc phục sự cố khi đã xảy ra và lãng phí thời gian lặp đi lặp lại những lỗi tương tự.

Những áp lực hiện nay: tốc độ, chất lượng và quyết định tức thời.

Bạn được đánh giá dựa trên tốc độ chuyển đổi công việc thành giá trị và chất lượng ổn định. Các quyết định trong thời gian thực cần dữ liệu mới, đáng tin cậy và một hệ thống kiểm soát rõ ràng.

Khi dữ liệu bị thiếu hoặc quy trình không rõ ràng, bạn sẽ không đáp ứng được các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) và làm suy giảm lòng tin của khách hàng. Điều đó gây thiệt hại về doanh thu và tinh thần làm việc.

Từ chữa cháy đến quản lý dòng chảy: giảm thiểu lãng phí trong toàn bộ hoạt động.

Công việc không được quản lý sẽ tạo ra các điểm nghẽn. Một quy trình kiểm soát và đánh giá đơn giản, có thể lặp lại sẽ loại bỏ sự mơ hồ và đẩy nhanh quá trình chuyển giao công việc.

• Rút ngắn thời gian chu kỳ bằng cách áp dụng các tiêu chí đầu vào và đầu ra.
• Giảm thiểu việc làm lại bằng cách phân công nhiệm vụ rõ ràng và sử dụng dữ liệu đáng tin cậy.
• Đưa ra quyết định nhanh hơn bằng cách kết hợp các chỉ số kịp thời với các quy trình tiêu chuẩn.

Hãy tập trung vào hai lớp yếu nhất trước tiên. Điều đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh nhanh nhất và biến việc giải quyết sự cố khẩn cấp thành một quy trình vận hành trơn tru và dễ dự đoán.

Các lớp hiệu quả hoạt động là gì?

Hãy coi mô hình này như một tập hợp các thành phần tập trung giúp ngăn chặn các vấn đề tái diễn và hỗ trợ sự phát triển của nhóm bạn.

Mỗi lớp là một khu vực tập trung nhỏ gọn: Kỷ luật quy trình, độ chính xác dữ liệu, nhịp độ thay đổi, năng lực nhân tài và quản trị. Bạn chấm điểm từng lớp một cách độc lập để phát hiện các điểm nghẽn và dự đoán KPI nào sẽ thay đổi khi mức độ trưởng thành tăng lên.

Một mô hình nhiều lớp để ổn định, mở rộng quy mô và tự điều chỉnh các quy trình.

Mô hình này coi mỗi lớp như một phần cụ thể của hệ thống. Điều đó cho phép bạn đánh giá các quy trình và hệ thống hỗ trợ mà không cần phải phỏng đoán.

Việc chấm điểm độc lập giúp làm nổi bật những hạn chế tiềm ẩn. Khi việc kiểm soát dữ liệu được cải thiện, các biện pháp khắc phục quy trình sẽ được áp dụng nhanh hơn và tạo ra những lợi ích tích lũy trên toàn tổ chức.

Cách các lớp liên kết các quy trình, dữ liệu, thay đổi, nhân tài và quản trị.

• Ổn định công việc: xác định rõ vai trò, giai đoạn và quy trình quản lý.
• Đánh giá độc lập: tìm ra lớp yếu nhất và hành động trước tiên.
• Kiểm soát tổng hợp: thông tin tốt hơn trong một lĩnh vực sẽ thúc đẩy sự cải tiến trong các lĩnh vực khác.
• Áp dụng mô hình chung cho tất cả sản phẩm và nhóm.

Kết quả: Hệ thống rõ ràng hơn, ít phải làm lại hơn và cải tiến có thể dự đoán được mà không làm tăng độ phức tạp. Ghi chép đầy đủ tài liệu để những cải tiến ở một lớp không tạo ra điểm mù ở lớp khác.

Giải thích năm cấp độ trưởng thành: Từ tự phát đến tự chủ

Mỗi cấp độ trong mô hình đánh dấu một bước chuyển rõ ràng từ công việc hỗn loạn sang các hệ thống có thể dự đoán được và tự điều chỉnh. Góc nhìn này giúp bạn xác định chính xác những khâu cần cải thiện trong kiểm soát quy trình và luồng công việc trước tiên.

Kỷ luật quy trình

Ghi lại vai trò, đầu vào, đầu ra và quá trình chuyển giao tài liệu. Nhờ đó, các nhóm biết ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp giảm thiểu lỗi và cải thiện hiệu suất hệ thống.

Ở giai đoạn 5, quy trình tự khắc phục sự cố thông qua điều phối bằng trí tuệ nhân tạo, định tuyến công việc và tự động xử lý các lỗi thường gặp.

Độ chính xác dữ liệu

Tập trung hóa thông tin và thiết lập các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) về tính cập nhật. Sử dụng tính năng phát hiện bất thường để duy trì độ tin cậy cao trên các hệ thống và báo cáo.

Ở cấp độ cuối cùng, các đường dẫn dữ liệu tự sửa chữa và đánh dấu các nguồn cấp dữ liệu lỗi thời trước khi chúng ảnh hưởng đến các quyết định.

Thay đổi nhịp điệu

Thiết lập các quy trình lập kế hoạch và các mốc thời gian đơn giản để đảm bảo việc cải tiến có thể dự đoán được. Các chu kỳ sprint thường xuyên giúp giảm rủi ro và tăng tốc độ hoàn thành công việc.

Giai đoạn 5 tự động hóa lịch trình và thực hiện các thay đổi một cách an toàn với sự can thiệp tối thiểu của con người.

Năng lực nhân tài

Phân bổ năng lực phù hợp với từng chức năng, bổ sung huấn luyện và chứng nhận các kỹ năng cốt lõi. Điều đó sẽ nâng cao khả năng thực hiện công việc một cách đáng tin cậy của nhóm bạn.

Học tập vi mô bằng AI ngay tại thời điểm cần thiết là mục tiêu cuối cùng để nâng cao kỹ năng nhanh chóng.

Quản trị

Đồng bộ hóa quy trình quản lý, theo dõi phúc lợi và lập kế hoạch đơn giản với quyền quyết định rõ ràng và kiểm soát ngân sách.

Ở quy mô lớn, quản trị sử dụng trí tuệ nhân tạo để tự động tái cân bằng danh mục đầu tư và thực thi các quy tắc ngân sách.

• Ưu tiên những dự án có mức độ trưởng thành thấp nhất trước để đạt được lợi nhuận nhanh nhất.
• Hãy sử dụng danh sách kiểm tra ngắn gọn để chuẩn hóa các nhiệm vụ, đảm bảo đúng người thực hiện đúng công việc vào đúng thời điểm.

Các Lớp Hiệu Quả Vận Hành Trong Thực Tế: Hành Trình Trưởng Thành Từng Bước

Hãy bắt đầu với một quy trình có thể lặp lại để bạn có thể đo lường hiệu quả trước khi mở rộng mô hình sang các hệ thống khác.

Chu trình phát triển: Xác định → Tối ưu hóa → Dự đoán → Tự động

Đã định nghĩa Điều này có nghĩa là phân công vai trò rõ ràng, quy trình vận hành chuẩn (SOP) và thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) có thể đo lường được cho một quy trình duy nhất. Bạn khắc phục các lỗi lặp đi lặp lại và thiết lập các biện pháp kiểm soát cơ bản.

Tối ưu hóa Bổ sung tính năng tự động hóa cho các quy trình chuyển giao thường xuyên và cung cấp nguồn dữ liệu tốt hơn. Các nhóm sẽ dành ít thời gian hơn để khắc phục cùng một vấn đề.

Dự đoán Sử dụng các tín hiệu và mô hình để dự đoán các vi phạm và kích hoạt cảnh báo trước khi hết thời gian.

Tự trị Đó là khi AI phát hiện các sai lệch so với SLA, định tuyến lại công việc, khởi chạy bot và cập nhật quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) mà không cần sự can thiệp của con người.

Trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ các quy trình tự phục hồi và điều phối thời gian thực như thế nào?

Trí tuệ nhân tạo (AI) liên kết dữ liệu, quy tắc và sổ tay hướng dẫn để hệ thống đưa ra quyết định khi các ngưỡng bị vượt qua.

Bạn liên kết các yếu tố kích hoạt với các hành động, tinh chỉnh các tín hiệu dữ liệu quan trọng và mã hóa các bước khắc phục. Điều đó cho phép tự động hóa giải quyết các vấn đề rủi ro thấp và chỉ leo thang khi cần thiết.

• Thử nghiệm quy trình trên một nhóm, đo lường hiệu quả về thời gian và chất lượng, sau đó nhân rộng cho các nhóm khác.
• Hệ thống hóa các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), cảnh báo và biện pháp khắc phục để quy trình tự động được cải thiện theo thời gian.
• Báo cáo tiến độ theo từng cấp độ để ban lãnh đạo thấy được giá trị và cấp kinh phí cho việc tự động hóa hơn nữa.

Liên kết các lớp hiệu quả, đổi mới và kiếm tiền

Khi quá trình phát triển và phân phối đồng bộ với mô hình kinh doanh của bạn, sự đổi mới sẽ nhanh chóng chuyển thành tiền mặt.

Phát triển phần mềm linh hoạt kết hợp với DevOps và CI/CD. Rút ngắn chu kỳ phản hồi. Bạn nhận được phản hồi nhanh hơn từ khách hàng và ít dự án thất bại hơn.

Chuyển từ tư duy dự án sang tư duy sản phẩm để tập trung vào kết quả. Thiết lập các KPI cấp sản phẩm và sử dụng ngân sách luân chuyển để các nhóm có thể thích ứng mà không cần chờ đợi chu kỳ lập kế hoạch hàng năm.

Chuyển đổi sang mô hình Agile, DevOps và triển khai liên tục.

CI/CD tự động hóa các công việc thường ngày và tăng tốc chu kỳ phát hành. Điều đó giúp giảm thời gian từ ý tưởng đến tay khách hàng và cải thiện việc lập kế hoạch trên toàn hệ thống.

Tư duy hướng từ dự án đến sản phẩm để thúc đẩy kết quả và hiệu suất.

Hãy coi sản phẩm như những khoản đầu tư dài hạn, chứ không phải những dự án tạm thời. Đồng bộ hóa các nhóm, chỉ số KPI và ngân sách luân chuyển để tạo ra giá trị và thúc đẩy đổi mới bền vững.

Sự phát triển của mô hình kinh doanh: từ sản phẩm sang dịch vụ và các mô hình doanh thu

Các nhà sản xuất thiết bị hiện nay bán các dịch vụ tính phí theo từng lần sử dụng. TotalCare của Rolls-Royce cho thấy cách một công ty sản phẩm trở thành nhà cung cấp dịch vụ dựa trên dữ liệu và tạo ra doanh thu định kỳ.

• Chu kỳ giao hàng ngắn hơn Thông qua tự động hóa và phản hồi.
• Lập kế hoạch hướng đến kết quả với các chỉ số KPI sản phẩm và ngân sách luân chuyển.
• Mô hình dịch vụ Những yếu tố gắn doanh thu với thời gian hoạt động và kết quả khách hàng.

Những lợi ích bạn có thể mong đợi khi các lớp bảo vệ được cải thiện.

Khi bạn nâng cao độ hoàn thiện của các thành phần hệ thống quan trọng, lợi ích sẽ thể hiện rõ ràng về mặt tài chính, tốc độ và giảm thiểu các sự cố khẩn cấp.

Bạn sẽ thấy những lợi ích rõ rệt. Điều này liên quan trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận. Sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn và quy trình rõ ràng hơn sẽ giảm thiểu lãng phí, giúp doanh nghiệp giữ lại nhiều hơn số tiền kiếm được.

Chi phí thấp hơn, doanh thu cao hơn và thời gian đưa sản phẩm ra thị trường ngắn hơn.

Khi bạn tự động hóa các tác vụ thường ngày và loại bỏ các bước chuyển giao không cần thiết, thời gian chu kỳ sẽ giảm xuống. Việc giao hàng nhanh hơn mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường và giúp tăng doanh thu.

Chất lượng, sự hài lòng của khách hàng và sự linh hoạt của tổ chức

Tự động hóa giúp giảm thiểu lỗi và cho phép các nhóm tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn. Điều đó giúp cải thiện chất lượng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

• Số liệu cụ thể: Doanh thu và lợi nhuận cao hơn khi lượng chất thải giảm.
• Tốc độ: Rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường trở thành lợi thế cạnh tranh.
• Chất lượng: Sẽ có ít lỗi hơn khi các công việc lặp đi lặp lại được tự động hóa.
• Tài nguyên: Phân bổ nguồn lực tốt hơn giúp giảm thiểu chi phí vượt dự toán và thời gian nhàn rỗi trong dự án.
• Tỉ lệ: Việc chuyển giao công việc rõ ràng hơn giúp phân bổ lợi ích cho những người khác trong toàn bộ hoạt động.

Mẹo: Hãy liên kết từng lợi ích với lớp cụ thể đã tạo ra nó để bạn có thể nhân rộng những thành công đó trên nhiều sản phẩm và dự án khác nhau.

Cách đo lường hiệu suất trên nhiều lớp

Đo lường những gì quan trọng: Kết nối các chỉ số tài chính với tín hiệu quy trình làm việc hàng ngày để bạn biết nên hành động ở đâu trước tiên.

Hãy bắt đầu với tỷ lệ hiệu quả hoạt động. = (chi phí hoạt động + chi phí giao hàng) / doanh thu thuần. Sử dụng công thức này để so sánh hiệu quả tài chính và quyết định mức độ nào cần được chú trọng.

Tỷ lệ hoạt động và các chỉ số KPI tài chính

Xác định các mức chi phí và doanh thu cơ bản nhất quán trên các hệ thống để dữ liệu và thông tin của bạn đáng tin cậy.

Theo dõi nguồn lực và dự án

Theo dõi mức độ sử dụng, giờ làm việc có thể tính phí so với giờ không thể tính phí, và sự chênh lệch theo từng dự án. Điều này cho thấy nguồn lực đang bị quá tải hoặc thời gian nhàn rỗi ở đâu.

Các tín hiệu và điều khiển định tính

Theo dõi nguy cơ kiệt sức, sự cản trở trong quy trình làm việc và phản hồi của khách hàng như những dấu hiệu cảnh báo sớm. Đặt giới hạn kiểm soát cho từng cấp độ để những bất thường được phát hiện sẽ kích hoạt quá trình xem xét trước khi chúng trở thành vấn đề.

• Hãy điều chỉnh báo cáo quản lý hàng tuần sao cho phù hợp với các quyết định bạn đưa ra, chứ không chỉ dựa vào các đánh giá hàng quý.
• Chuẩn hóa các nhiệm vụ và chỉ số để các dự án có thể so sánh và theo dõi xu hướng trong toàn tổ chức.
• Tạo các bảng điều khiển đơn giản giúp tổng hợp dữ liệu và thông tin để đưa ra quyết định nhanh hơn.

Thiết kế kế hoạch chạy nước rút 90 ngày của bạn

Khởi động kế hoạch bằng một cuộc khảo sát gồm 20 câu hỏi, giúp nhanh chóng xác định nên hành động ở đâu trước tiên. Sử dụng bốn câu hỏi cho mỗi cấp độ để đánh giá mức độ trưởng thành ban đầu, sau đó vẽ kết quả lên bản đồ nhiệt để dễ dàng nhận biết các ưu tiên.

Mức độ trưởng thành cơ bản được đánh giá thông qua khảo sát chuyên sâu và bản đồ nhiệt.

Tiến hành khảo sát 20 câu hỏi trong tuần đầu tiên. Trực quan hóa điểm số theo từng cấp độ trên bản đồ nhiệt để xác định hai khu vực có hiệu suất thấp nhất.

Chọn hai lớp thấp nhất, khóa KPI và thiết lập các cổng (0/1/2)

Chọn hai lớp có điểm số thấp nhất và chuyển đổi kết quả khảo sát thành các mục tiêu có thể đo lường được.

• Các chỉ số KPI khóa: Thời gian chu kỳ, thời gian thu hồi vốn và tỷ lệ lỗi.
• Thiết lập các cổng điều khiển: Cổng 0 (chẩn đoán), Cổng 1 (thử nghiệm), Cổng 2 (đánh giá quy mô).
• Chỉ định người chịu trách nhiệm quản lý tài nguyên cho mỗi cổng để đẩy nhanh quá trình ra quyết định và duy trì quyền kiểm soát.

Lặp lại quy trình làm việc hai tuần với tiêu chí bắt đầu/kết thúc rõ ràng.

Sau Giai đoạn 1, hãy thực hiện các chu kỳ hai tuần với tiêu chí bắt đầu và kết thúc được xác định rõ ràng. Giữ kế hoạch đơn giản và bảo vệ mục tiêu để việc thay đổi giữa chừng hiếm khi xảy ra.

Sử dụng bảng điều khiển đơn giản để theo dõi thời gian thực, liên kết các nhiệm vụ với quy trình và dự án, và báo cáo tiến độ cho ban quản lý hàng tuần. Liên kết mỗi cải tiến với doanh thu hoặc thời gian tiết kiệm được để doanh nghiệp nhanh chóng thấy được giá trị.

Công nghệ và Tự động hóa: Xây dựng Lớp Hệ thống Thời gian thực

Xây dựng một lớp hệ thống thời gian thực giúp chuyển đổi các tín hiệu rời rạc thành các hành động rõ ràng và đưa ra quyết định nhanh hơn.

Tập trung dữ liệu Lưu trữ dữ liệu trong kho lưu trữ được quản lý và tự động hóa quá trình nhập dữ liệu bằng các đường ống ETL/ELT. Thiết lập SLA về tính cập nhật và triển khai cảnh báo bất thường để đảm bảo chất lượng thông tin luôn ở mức cao.

Sử dụng RPA để loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại và giải phóng nhân lực cho các công việc có giá trị cao hơn. Kết nối CI/CD với quy trình phát triển của bạn để việc phát hành diễn ra nhanh hơn, an toàn hơn và được kiểm soát chặt chẽ.

Chuyển từ phần mềm độc lập sang các dịch vụ tự động có khả năng học hỏi. Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể tự khắc phục sự cố, định tuyến lại quy trình làm việc và đề xuất các giải pháp trước khi sự cố ảnh hưởng đến hiệu suất.

• Tập trung dữ liệu, ETL/ELT, SLA về độ tươi mới và cảnh báo bất thường để bảo vệ chất lượng.
• Sử dụng RPA cho các tác vụ thường xuyên và CI/CD cho việc triển khai nhanh chóng và có kiểm soát.
• Thiết kế các dịch vụ để học hỏi: đo lường thời gian chu kỳ, tỷ lệ lỗi và thời gian hoạt động để chứng minh tác động.
• Thiết lập ngưỡng dịch vụ, giới hạn dung lượng và cơ chế quản trị để tự động hóa có thể mở rộng một cách có trách nhiệm.

Thực thi đa chức năng: Quản trị, Nhân tài và Quản lý thay đổi

Khi quản trị kết hợp với huấn luyện, sự thay đổi sẽ thực sự bền vững trong tổ chức của bạn.

Duy trì nhịp lái ổn định Với quyền quyết định và kiểm soát rõ ràng để quản trị hỗ trợ, chứ không làm chậm, các hoạt động hàng ngày. Gắn các cuộc họp với các quyết định, chứ không phải với các bản cập nhật, và công khai các giới hạn ngân sách để việc lập kế hoạch luôn phù hợp với các mục tiêu có thể đo lường được.

Nhịp độ điều hành, giới hạn ngân sách và hiện thực hóa lợi ích

Xác định chu kỳ đánh giá định kỳ cân bằng giữa tốc độ và sự giám sát. Phân công người chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ và báo cáo hiệu quả so với mục tiêu.

Cần điều chỉnh ngân sách sao cho phù hợp với việc đạt được lợi ích, để nguồn tài trợ đi theo các kết quả có thể đo lường được. Điều này giúp ban quản lý tập trung vào những yếu tố tạo ra sự thay đổi tích cực.

Năng lực, chứng chỉ và huấn luyện trong quá trình làm việc

Phân bổ các kỹ năng cốt lõi cho các bộ phận chức năng và cấp chứng chỉ khi cần thiết. Sử dụng các buổi huấn luyện ngắn gọn, trực tiếp trong quá trình làm việc để nâng cao năng lực của các nhóm.

Chứng chỉ vi mô Việc huấn luyện tại chỗ giúp ngăn ngừa các dự án bị đình trệ và xây dựng năng lực bền vững trong toàn tổ chức.

Giải quyết các vấn đề phụ thuộc và những chiến thắng bước đầu với các nhà vô địch

Giải quyết sớm các vấn đề phụ thuộc giữa các nhóm bằng cách chỉ định người chịu trách nhiệm và người chủ trì. Ăn mừng những thành công nhỏ để duy trì đà phát triển và thể hiện rõ hiệu quả công việc.

• Bạn sẽ thiết lập một nhịp độ điều hành rõ ràng với quyền quyết định và kiểm soát cụ thể.
• Điều chỉnh các giới hạn ngân sách sao cho phù hợp với mục tiêu và việc hiện thực hóa lợi ích.
• Xác định các năng lực, chứng chỉ và phương pháp huấn luyện trong quá trình làm việc để nâng cao khả năng.
• Giải quyết các vấn đề phụ thuộc ngay từ đầu để tránh gây đình trệ dự án trên nhiều hệ thống và nhóm khác nhau.
• Phân công người chịu trách nhiệm về nguồn lực và nhiệm vụ để đảm bảo tính trách nhiệm được thể hiện rõ ràng ở mọi cấp độ.

Tích hợp quản trị vào hệ thống của bạn để các quyết định được đưa ra kịp thời, có thể kiểm toán và phù hợp với giá trị kinh doanh. Để biết các mẹo thực tế về thiết kế liên nhóm, hãy xem hướng dẫn về... các nhóm đa chức năng.

Các lớp hiệu quả hoạt động: Một ví dụ thực tế

Việc chậm tiến độ một dự án duy nhất có thể làm lộ ra những điểm nghẽn tiềm ẩn và làm giảm lợi nhuận nhanh hơn bạn tưởng. Trong một ví dụ về lĩnh vực CNTT, một kế hoạch bốn tuần đã kéo dài thành tám tuần. Điều đó làm tăng gấp đôi chi phí và trì hoãn doanh thu trong khi khách hàng ngày càng thất vọng.

Chẩn đoán sự chậm trễ, làm lại và sử dụng quá mức trong các dự án

Nguyên nhân gốc rễ rất rõ ràng: nguồn lực bị đặt quá tải, quy trình không rõ ràng và thiếu thông tin để lập kế hoạch. Việc đặt lịch trùng lặp đã tạo ra tắc nghẽn và buộc các nhà thầu đắt tiền phải lấp đầy những khoảng trống.

Kiệt sức nghề nghiệp đã trở thành hiện thực—Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) liệt kê đây là một hiện tượng nghề nghiệp—và tỷ lệ nghỉ việc cao làm tăng rủi ro quản lý. Dữ liệu kém chất lượng dẫn đến việc các nhà lãnh đạo phản ứng chậm trễ và chất lượng dự án giảm sút.

Áp dụng các lớp để cải thiện việc lập kế hoạch, quy trình làm việc và doanh thu.

Cách họ khắc phục vấn đề:

• Thiết lập các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) và quy trình chuyển giao công việc để tăng cường kiểm soát và giảm thiểu việc làm lại trong các dự án.
• Đã xây dựng một bảng điều khiển trung tâm để dữ liệu và thông tin phục vụ công tác lập kế hoạch được hiển thị theo thời gian thực.
• Chuyển sang chu kỳ thay đổi hai tuần một lần để tiết kiệm thời gian và ổn định tiến độ thực hiện.
• Phân bổ nguồn lực hợp lý để tránh kiệt sức và giảm chi phí thuê ngoài.
• Đã bổ sung thêm cơ chế quản trị đơn giản để theo dõi tác động đến lợi nhuận và kết quả sản phẩm trên các hệ thống.

Những bài học cay đắng: Việc điều chỉnh lại kế hoạch nhỏ, quy trình rõ ràng hơn và dữ liệu đáng tin cậy sẽ rút ngắn thời gian chu kỳ, bảo vệ uy tín khách hàng và khôi phục doanh thu. Áp dụng ví dụ này cho các dự án cần nhiều thiết bị hoặc phần mềm, bạn sẽ thấy những lợi ích nhanh chóng và có thể đo lường được.

Phần kết luận

Hãy hoàn thiện chu trình chuyển đổi bằng cách chọn ra hai lĩnh vực yếu nhất và thực hiện kế hoạch tập trung trong 90 ngày.

, Mô hình này cho thấy một cách rõ ràng để cải thiện hiệu quả và tăng cường khả năng kiểm soát trên toàn hệ thống. Xây dựng từng lớp một để những lợi ích đạt được có thể đo lường và lặp lại được.

Hãy tập trung vào cấp độ hoàn thiện thấp nhất trước. Sử dụng các chu kỳ ngắn để chứng minh tác động, liên kết mọi thay đổi với dữ liệu và để tự động hóa cùng công nghệ thực hiện các điều chỉnh theo thời gian thực.

Khi các quyết định được liên kết với thông tin đáng tin cậy, sản phẩm và dịch vụ sẽ mang lại giá trị ổn định. Mở rộng phương pháp này trên toàn bộ hoạt động để duy trì tốc độ và quản trị.

Bước tiếp theo: Hãy chọn hai cấp độ thấp nhất của bạn, lập kế hoạch và bắt đầu tạo đà ngay hôm nay.