Bạn có thể cắt giảm chi phí mà không cần phải hy sinh những gì khách hàng quan tâm. Thông thường, các chương trình tiết kiệm chi phí thường lấy chi phí làm mục tiêu và cắt giảm các dịch vụ giúp giữ chân khách hàng và thu hút khách hàng mới. Cách tiếp cận lấy khách hàng làm trọng tâm sẽ ngăn chặn được tác hại đó.

Phương pháp này dựa trên hai trụ cột: giá trị do khách hàng định nghĩa và việc loại bỏ lãng phí một cách có hệ thống. Những nguyên tắc này, xuất phát từ Hệ thống Sản xuất Toyota, giúp công ty bạn giảm chi phí bằng cách loại bỏ những công việc không tạo ra giá trị thay vì giảm chất lượng hoặc dịch vụ hỗ trợ.

Hãy đọc tiếp để tìm hiểu hướng dẫn thực hành: xác định giá trị từ góc nhìn của khách hàng, lập bản đồ chuỗi giá trị, loại bỏ lãng phí như xếp hàng và làm lại, tạo luồng công việc hiệu quả, chuyển sang phương pháp kéo (pull-to-decut) và thực hiện cải tiến liên tục với các công cụ đơn giản mà bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay trong tháng này.

Ghi chú: Các chi phí ẩn thường gặp thể hiện qua việc xếp hàng chờ đợi, tồn kho dư thừa, làm lại công việc và chuyển giao công việc không cần thiết. Các nhóm làm việc hiệu quả sẽ phát hiện và ngăn chặn những thất thoát chi phí này nhanh hơn so với việc cắt giảm từ trên xuống, nhờ đó bạn bảo vệ được kết quả kinh doanh đồng thời giảm thiểu chi phí.

Hãy bắt đầu với giá trị do khách hàng xác định để tránh cắt giảm những chi phí sai lầm.

Hãy làm rõ những gì khách hàng của bạn mong muốn mua.và sử dụng điều đó làm tiêu chí lọc cho mọi quyết định về chi phí. Khi bạn định nghĩa giá trị từ góc nhìn của người mua, bạn sẽ bảo vệ được các tính năng và dịch vụ làm cho sản phẩm trở nên hữu ích.

“Giá trị” có nghĩa là gì và tại sao khách hàng lại quyết định như vậy

Giá trị Đó là điều mà khách hàng sẵn sàng trả tiền. Hãy hỏi họ đang cần sản phẩm của bạn để giải quyết vấn đề gì và "hoàn thành" trông như thế nào. Ý kiến nội bộ về các tính năng cao cấp thường tạo ra thêm công việc mà thị trường không đánh giá cao.

Bài kiểm tra nhanh về giá trị gia tăng của công việc

• Khách hàng có sẵn lòng trả tiền cho nó không?
• Nó có đẩy vật phẩm tiến lên không?
• Liệu có làm đúng ngay từ lần đầu tiên không?

“Nếu một bước nào đó không đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào trong số này, thì rất có thể bước đó không thiết yếu.”

Phân loại các hoạt động hàng ngày thành ba nhóm.

Sử dụng một bảng đơn giản để phân loại các nhiệm vụ thành nhiệm vụ cốt lõi, nhiệm vụ cần thiết nhưng không mang tính ràng buộc, hoặc nhiệm vụ không cần thiết. Nhiệm vụ cốt lõi bảo vệ nhu cầu của khách hàng; nhiệm vụ cần thiết nhưng không mang tính ràng buộc liên quan đến an toàn hoặc tuân thủ quy định; nhiệm vụ không cần thiết cần được loại bỏ ngay lập tức.

Loại	Bao gồm	Hoạt động
Giá trị cốt lõi	Khả năng sử dụng, thiết lập, sửa lỗi	Bảo vệ và đo lường
Chất thải cần thiết	Kiểm tra, xác minh tuân thủ	Thu nhỏ kích thước, chỉ giữ lại khi cần thiết.
Lãng phí không cần thiết	Báo cáo trùng lặp, phê duyệt dư thừa	Loại bỏ

Ví dụ: một khách hàng mua máy tính xách tay trả tiền cho tính dễ sử dụng và thiết lập nhanh chóng. Các bước tạo ra kết quả đó sẽ làm tăng giá trị. Các thủ tục phê duyệt thừa thãi làm chậm trễ việc giao hàng thì không.

Trước khi cắt giảm, hãy phân loại công việc. Khi bạn giảm thời gian dành cho các hoạt động không cốt lõi, bạn sẽ cắt giảm chi phí mà không làm giảm chất lượng dịch vụ mà khách hàng thực sự phải trả tiền.

Lập sơ đồ chuỗi giá trị để xem tiền bạc và thời gian bị lãng phí ở đâu.

Hãy lập sơ đồ quy trình từ đầu đến cuối để bạn có thể phát hiện ra những nơi thời gian và tiền bạc bị thất thoát. Sơ đồ chuỗi giá trị giống như tia X: nó cho thấy vật liệu và thông tin đang lưu chuyển trong chuỗi, đồng thời làm rõ các điểm dừng và hàng tồn kho.

Làm thế nào sơ đồ chuỗi giá trị giúp hiển thị dòng chảy?

Hãy quan sát quy trình thực tế và ghi lại từng bước. bước chânGhi chú thời gian xử lý, thời gian chờ đợi, các bước chuyển giao, các vòng lặp làm lại và những nơi công việc bị đình trệ.

So sánh trạng thái hiện tại với trạng thái tương lai mà không cần phỏng đoán.

Cùng với nhóm đang thực hiện công việc, hãy lập bản đồ hiện trạng. Sau đó, thiết kế trạng thái tương lai dựa trên nhu cầu và mục tiêu của khách hàng, chẳng hạn như giảm số lần chuyển giao và rút ngắn thời gian chờ đợi.

Nên tìm lại thời gian và tiền bạc đã mất ở đâu?

• Các điểm nghẽn gây ra tình trạng xếp hàng dài và tồn đọng hàng hóa.
• Các bước phê duyệt và xử lý theo lô làm tạm dừng luồng dữ liệu và trì hoãn việc giao hàng.
• Tái cấu trúc các vòng lặp giúp giảm thiểu tác vụ ngầm.

Hãy thu hút sự tham gia của những người trực tiếp thực hiện công việc.

Bao gồm cả nhân viên tuyến đầu để việc lập kế hoạch phản ánh các bước không chính thức và bảng tính giải quyết vấn đề. Ghi lại một vài con số—thời gian chờ so với thời gian tiếp xúc—để cho thấy cơ hội cải thiện.

Khi bạn có thể nhìn thấy dòng suối, Bạn có thể lựa chọn các biện pháp cắt giảm chi phí nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng thay vì cắt giảm một cách ngẫu nhiên.

Áp dụng phương pháp bảo toàn giá trị tinh gọn để loại bỏ lãng phí đồng thời bảo vệ chất lượng.

Hãy bắt đầu bằng cách nêu rõ những loại lãng phí mà bạn nhìn thấy để các nhóm có thể hành động giải quyết những vấn đề thực tế. Hãy định nghĩa lãng phí là bất kỳ công việc nào mà khách hàng sẽ không trả tiền. Bộ lọc đơn giản đó giúp tập trung cắt giảm chi phí vào những nhiệm vụ không thiết yếu.

Sản xuất thừa và tồn kho dư thừa: những lãng phí tốn kém nhất che giấu các vấn đề.

Sản xuất thừa tạo ra hàng tồn kho dư thừa, làm tắc nghẽn dòng tiền và che giấu các lỗi. Khi bạn tích trữ sản phẩm, các vấn đề về lập kế hoạch và chất lượng sẽ biến mất dưới đống hàng đó.

Khắc phục bằng cách sản xuất theo nhu cầu thực tế và phát hiện vấn đề sớm để có thể giải quyết tận gốc nguyên nhân.

Thời gian chờ đợi, vận chuyển và di chuyển không cần thiết làm tăng thời gian giao hàng.

Mỗi lần chuyển giao, mỗi chuyến đi hay mỗi bước bổ sung đều làm tăng thời gian và chi phí. Thời gian chờ đợi lâu tạo ra các hàng đợi, làm tăng thời gian xử lý mà không cải thiện được kết quả cho khách hàng.

Lập bản đồ giao nhận và rút ngắn hành trình để giảm thiểu sự di chuyển không cần thiết qua dòng suối.

Xử lý quá mức và lỗi sản phẩm: ngăn chặn các công đoạn thừa và tránh làm lại.

Các công đoạn "phụ" nội bộ như kiểm tra dư thừa hoặc đánh bóng tạo cảm giác an toàn nhưng hiếm khi làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Chúng làm tăng thời gian và chi phí sản xuất.

Lỗi sản phẩm làm tăng gấp đôi chi phí – bạn phải trả tiền để sản xuất và để sửa chữa. Chất lượng được tích hợp sẵn (poka-yoke, jidoka) giúp ngăn chặn các vấn đề trước khi chúng lan rộng đến các khâu tiếp theo.

Tiềm năng con người chưa được tận dụng hết dưới dạng chất thải do quản lý quản lý

Khi mọi người thiếu mục tiêu rõ ràng, đào tạo hoặc quyền hạn, các vấn đề sẽ không được giải quyết và chi phí tăng cao. Ban quản lý phải hướng dẫn và gỡ rối các nhóm để họ cải thiện quy trình.

Loại bỏ những chất thải này để bảo vệ chất lượng. Tiền mặt miễn phí, và để đội ngũ của bạn tập trung giải quyết những vấn đề quan trọng đối với khách hàng.

Tạo quy trình tối ưu để giảm thời gian và chi phí mà không làm giảm giá trị sản phẩm/dịch vụ.

Mục tiêu là đưa từng sản phẩm đi qua quy trình với số lần dừng tối thiểu để rút ngắn thời gian sản xuất và giảm chi phí. Quy trình liên tục giúp giảm thời gian chờ đợi và lượng hàng tồn đọng. Mỗi lần tạm dừng đều làm tăng thêm sự phối hợp và chi phí phát sinh không lường trước.

Nguyên tắc cơ bản của quy trình liên tục và lý do tại sao làm việc theo lô tạo ra sự xếp hàng và lãng phí.

Luồng công việc (flow) nghĩa là công việc được thực hiện đều đặn trong hệ thống của bạn với ít sự gián đoạn. Khi bạn dừng các công đoạn để tạo thành các lô hàng lớn, các nhóm ở khâu tiếp theo sẽ phải chờ. Sự chờ đợi đó tạo ra hàng đợi, hàng tồn kho và các thao tác xử lý bổ sung.

Ở phạm vi địa phương, việc gom nhóm có vẻ hiệu quả. Nhưng ở phạm vi toàn cầu, nó buộc những người khác phải vội vã và làm tăng tổng thời gian để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.

Giảm thời gian chuyển đổi với SMED, giúp sản xuất theo lô nhỏ trở nên tiết kiệm chi phí hơn.

SMED (Thay khuôn trong một phút) giúp giảm thời gian thiết lập và chuyển đổi. Việc chuyển đổi nhanh hơn cho phép bạn thực hiện các đợt sản xuất nhỏ hơn và số lượng sản phẩm xuất xưởng ít hơn trong các dịch vụ.

Sản xuất theo lô nhỏ giúp giảm lượng hàng tồn kho thành phẩm và giảm nguy cơ phải làm lại số lượng lớn khi phát hiện lỗi.

Quy trình làm việc được chuẩn hóa để giảm thiểu sự khác biệt và ổn định thời gian thực hiện.

Quy trình làm việc tiêu chuẩn hóa ghi lại phương pháp tốt nhất hiện nay cho từng bước. Nó giảm thiểu sự biến động, ổn định thời gian và giúp phát hiện vấn đề thay vì xử lý chúng một cách ngẫu nhiên.

Khi nhóm của bạn tuân theo các quy trình ổn định, bạn sẽ nâng cao độ tin cậy mà không cần cắt giảm tính năng hoặc chất lượng.

Tập trung	Nó khắc phục điều gì	Kết quả kinh doanh
Dòng chảy liên tục	Chờ đợi, bộ đệm, hàng tồn kho ẩn	Thời gian giao hàng nhanh hơn, chất lượng ổn định hơn.
Sản xuất hàng loạt	Hàng đợi dài, lượng hàng đang xử lý cao.	Chi phí cao hơn, thời gian phản hồi chậm hơn.
SMED	Thiết lập lâu dài, số lần chạy lớn	Sản xuất số lượng ít hơn, tồn kho ít hơn, thời gian chuyển đổi nhanh hơn.
Công việc tiêu chuẩn hóa	Sự khác biệt về phương pháp và thời gian	Kết quả có thể dự đoán được, dễ dàng cải tiến hơn.

“Việc cải thiện quy trình sẽ dần hé lộ những hạn chế tiếp theo cần khắc phục, từng bước một.”

Ví dụ: Trong sản xuất, sản xuất theo lô nhỏ giúp giảm số lượng hàng thành phẩm và giảm nguy cơ phải làm lại. Trong văn phòng, việc chia nhỏ khối lượng công việc giúp giảm tồn đọng và tăng khả năng phản hồi.

Chuyển sang sản xuất theo nhu cầu bằng cách sử dụng Kanban và thời gian chu kỳ (Takt Time).

Việc chuyển sang phương pháp dựa trên nhu cầu sẽ giúp ngăn chặn tình trạng tồn đọng công việc và giữ cho nhóm của bạn tập trung vào các đơn đặt hàng thực sự. Hệ thống kéo chỉ hoạt động khi có tín hiệu từ phía hạ nguồn, giúp giảm thiểu sản xuất dư thừa và chi phí ẩn.

Kéo so với đẩy: chỉ sản xuất những gì cần thiết.

Trong hệ thống đẩy hàng, bạn sản xuất dựa trên dự báo và hy vọng nhu cầu sẽ đáp ứng. Điều đó tạo ra lượng hàng tồn kho dư thừa và thời gian giao hàng dài.

Với phương pháp kéo (pull), quá trình sản xuất bắt đầu sau khi có yêu cầu thực sự. Bạn giảm thiểu lượng hàng tồn kho dở dang (WIP) và tránh tạo thêm các tác vụ "phòng khi cần".

Sử dụng bảng Kanban và các tín hiệu trực quan để hạn chế lượng hàng tồn kho đang xử lý (WIP).

Kanban Đây là một tín hiệu đơn giản trên thẻ hoặc bảng, cho biết khi nào cần bổ sung hàng. Nó giúp nhanh chóng phát hiện các vấn đề tiềm ẩn.

Khi số lượng công việc đang tiến hành (WIP) bị hạn chế, các điểm nghẽn sẽ xuất hiện và nhóm của bạn sẽ khắc phục chúng thay vì che giấu chúng bằng cách tạo thêm việc.

Hãy để nhịp độ công việc điều chỉnh quy trình của bạn.

Thời gian chu kỳ Đó chính là nhịp điệu hướng đến khách hàng mà bạn cần. Nó hoạt động như một máy đếm nhịp để đảm bảo sản lượng của bạn phù hợp với nhu cầu thực tế.

Tuân thủ nhịp độ sản xuất giúp vận hành trơn tru hơn, giảm thiểu lỗi và đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.

Thiết lập vùng đệm có kích thước phù hợp và bảo vệ những gì quan trọng.

Phân biệt giữa lượng hàng tồn kho cần thiết để đối phó với các biến động bên ngoài và lượng hàng dự trữ được tạo ra do gom hàng theo lô hoặc ưu tiên không rõ ràng. Loại thứ hai là lãng phí nội bộ.

“Hệ thống kéo ban đầu có vẻ khó chịu vì chúng bộc lộ những hạn chế — sự khó chịu đó chính là con đường dẫn đến việc giảm chi phí bền vững.”

Tập trung	Những gì nó giới hạn	Lợi ích	Bước nhanh
Sự lôi kéo	Sản xuất dư thừa	Thời gian giao hàng ngắn hơn	Kích hoạt công việc theo yêu cầu
Kanban	Hàng tồn kho đang sản xuất dư thừa	Phát hiện sự cố nhanh hơn	Sử dụng thẻ hoặc bảng trực quan.
Thời gian chu kỳ	Sản lượng không đồng đều	Duy trì tốc độ ổn định để đáp ứng nhu cầu khách hàng.	Tính toán nhịp độ và căn chỉnh các bước.
Bộ đệm	Hàng tồn kho không cần thiết	Lượng dự trữ an toàn phù hợp	Xem xét và giảm bớt lượng dư thừa

1. Chọn một chuỗi giá trị để thí điểm.
2. Thiết lập giới hạn WIP (Work in Progress) hiển thị rõ ràng và các quy tắc Kanban đơn giản.
3. Đo thời gian giao hàng và điều chỉnh thời gian chu kỳ sản xuất cho phù hợp với khách hàng.

Thúc đẩy cải tiến liên tục với các công cụ Lean thiết thực mà bạn có thể sử dụng ngay trong tháng này.

Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ và đều đặn: Hãy chọn một quy trình và sử dụng các công cụ đơn giản để liên tục cải tiến, từ đó bảo vệ chất lượng và kết quả cho khách hàng.

Gemba walks: quan sát công việc thực tế, chứ không phải những giả định.

Hãy đến nơi công việc diễn ra. Đặt những câu hỏi lịch sự. Quan sát các dấu hiệu chờ đợi, tìm kiếm và làm lại công việc thay vì đổ lỗi cho nhân viên.

Năm câu hỏi "Tại sao?": chuyển từ triệu chứng sang giải pháp.

Hãy hỏi “tại sao?” năm lần để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Ví dụ: đơn hàng trễ → thiếu linh kiện trên kệ → không có cơ chế đặt hàng lại → kiểm tra kho thủ công thất bại → không có quy tắc đặt hàng lại tự động. Khắc phục cơ chế đặt hàng lại, và tình trạng đơn hàng trễ sẽ chấm dứt.

Tư duy A3: Thống nhất toàn đội theo một hướng.

Sử dụng một trang giấy để xác định vấn đề, ghi lại tình trạng hiện tại, đặt mục tiêu, liệt kê các biện pháp khắc phục, phân công người chịu trách nhiệm và lên lịch theo dõi. Trang A3 giúp quản lý và nhân viên luôn nắm bắt được thông tin.

5S: Giảm thiểu tìm kiếm và lỗi

Sắp xếp, bố trí theo thứ tự, làm sạch, tiêu chuẩn hóa và duy trì. Áp dụng phương pháp 5S trong không gian vật lý hoặc kỹ thuật số để giảm thiểu sự gián đoạn và làm nổi bật các vấn đề.

Poka-yoke & jidoka: ngăn chặn sớm các khiếm khuyết

Ngăn ngừa sai sót bằng các cơ chế an toàn đơn giản và dừng quy trình khi phát hiện sự bất thường. Chất lượng được tích hợp giúp ngăn chặn lỗi lan rộng ở các khâu tiếp theo.

Các sự kiện Kaizen: cải tiến cùng với những người trực tiếp thực hiện công việc.

Tổ chức các sự kiện ngắn gọn, tập trung vào vấn đề, thu hút sự tham gia của nhân viên, thử nghiệm các biện pháp đối phó và để ban quản lý loại bỏ các trở ngại. Điều này sẽ tạo ra tinh thần trách nhiệm thay vì sự phản kháng.

Áp dụng những công cụ này không chỉ trong lĩnh vực sản xuất.

Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, hãy rút ngắn các bước điều trị cho bệnh nhân; trong lĩnh vực dịch vụ, hãy rút ngắn quy trình phê duyệt; trong lĩnh vực phần mềm, hãy giới hạn số lượng công việc đang thực hiện bằng phương pháp Kanban; trong văn phòng, hãy đơn giản hóa việc chuyển giao công việc. Các công cụ tương tự hỗ trợ cải tiến liên tục trên nhiều lĩnh vực.

Dụng cụ	Lợi ích chính	Chỉ số nhanh để theo dõi
Gemba đi bộ	Phơi bày những ma sát thực tế trong quy trình.	Thời gian bị chặn
Năm câu hỏi tại sao	Khắc phục nguyên nhân gốc rễ	Lỗi lặp lại
Tư duy A3	Sự thống nhất nhóm và theo dõi	Tỷ lệ hoàn thành biện pháp đối phó
5S	Ít thao tác tìm kiếm hơn, ít lỗi hơn.	Thời gian tìm kiếm
Poka-yoke / Jidoka	Chất lượng được đảm bảo, ít lỗi hơn.	Tỷ lệ lỗi

Đo lường Thời gian chu kỳ, năng suất, hiệu quả luồng và thời gian bị tắc nghẽn hàng tuần. Sử dụng những con số đó để lựa chọn cải tiến tiếp theo.

Bạn muốn một danh sách kiểm tra đơn giản dành cho người mới bắt đầu? Hãy thử một ngày Gemba, một buổi thảo luận theo phương pháp Năm câu hỏi "Tại sao" cho vấn đề thường xuyên xảy ra nhất của bạn, và một lượt kiểm tra 5S tại một khu vực cụ thể. Để được tư vấn quy trình thực tiễn hơn, hãy xem tài liệu này. hướng dẫn cải tiến quy trình.

Phần kết luận

Hoàn thiện chu trình bằng một trình tự rõ ràng: Hãy bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu của khách hàng, lập bản đồ chuỗi giá trị, loại bỏ lãng phí, tạo luồng công việc hiệu quả, và sau đó chuyển sang phương pháp kéo để tránh lãng phí tái diễn.

Cách tiếp cận này giúp bạn cắt giảm chi phí bằng cách loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị và sự chậm trễ, chứ không phải bằng cách giảm bớt những gì khách hàng nhận được. Hãy tập trung vào những lãng phí gây ảnh hưởng lớn nhất: sản xuất thừa, chờ đợi, làm lại và xử lý dư thừa, vì những điều này âm thầm tiêu tốn thời gian và tiền bạc.

Hãy nhớ rằng đây là một hệ thống, chứ không phải là một giải pháp tạm thời. Những biện pháp cắt giảm riêng lẻ sẽ thất bại nếu quy trình và cách giải quyết vấn đề hàng ngày không thay đổi.

Bước tiếp theo của bạn: Hãy chọn một quy trình, lập sơ đồ phân công công việc cho từng người, loại bỏ một điểm nghẽn và đo thời gian hoàn thành trong vài tuần tiếp theo. Với sự cam kết của ban quản lý và việc giải quyết vấn đề một cách kiên trì, hiệu quả sẽ được tích lũy theo cấp số nhân.