Đánh giá của bạn có thực sự giúp mọi người làm tốt hơn không, hay chúng chỉ tốn thời gian?

Bạn cần hướng dẫn rõ ràng, dựa trên bằng chứng — chứ không phải lời hứa về giải pháp tức thời. Chỉ có 2% trong số 500 giám đốc nhân sự (CHRO) của Fortune coi hệ thống đánh giá hiệu suất của họ là hiệu quả, và dưới 20% nhân viên coi các đánh giá là nguồn cảm hứng. Khoảng cách này cho thấy lý do tại sao nhiều nhóm gặp khó khăn.

Các công ty hàng đầu như Adobe, Deloitte, GE và Microsoft đã chuyển từ đánh giá hàng năm sang phản hồi liên tục. Nghiên cứu cũng cho thấy đa nhiệm làm giảm năng suất do chi phí chuyển đổi công việc. Sự công nhận rất quan trọng: chỉ có 21% cảm thấy được coi trọng.

Cẩm nang này là cẩm nang hữu ích cho bạn về các chiến lược quản lý thực tế mà bạn có thể áp dụng. Bạn sẽ được cung cấp các ví dụ như trao đổi trực tiếp, OKR và các phương pháp theo dõi đơn giản. Áp dụng các ý tưởng vào công ty, đo lường kết quả và tham khảo ý kiến chuyên gia khi cần.

Những thay đổi nhỏ, ổn định — mục tiêu rõ ràng hơn, hướng dẫn kịp thời, sử dụng thời gian thông minh hơn — có thể tích lũy thành những cải thiện đáng kể về hiệu suất và sự gắn kết. Hãy đánh dấu danh sách kiểm tra này và xem lại khi nhóm của bạn phát triển.

Giới thiệu: Tại sao chiến lược quản lý lại quan trọng ngay lúc này

Chiến lược quản lý quan trọng hơn bao giờ hết khi các công ty phải đối mặt với chu kỳ ra quyết định nhanh hơn và áp lực hiệu suất cao hơn đòi hỏi bạn phải cải thiện năng suất mà không làm kiệt sức nhân viên của mình.

Hiện nay tại Hoa Kỳ, nhiều nhà quản lý và nhân viên cảm thấy các buổi đánh giá hàng năm không mấy hấp dẫn. Chỉ có 2% giám đốc nhân sự (CHRO) trong danh sách Fortune 500 đánh giá hệ thống của họ hiệu quả, dưới 20% nhân viên cảm thấy các buổi đánh giá truyền cảm hứng cho họ, và 95% quản lý cho biết họ không hài lòng. Một tỷ lệ nhỏ các tổ chức có hệ thống vững chắc thường có hiệu suất làm việc vượt trội so với các đối thủ, thể hiện hiệu suất làm việc tốt hơn khi phản hồi và mục tiêu phù hợp.

Những gì bạn sẽ học được Hướng dẫn này chỉ ra những sai lầm thường gặp—đánh giá thiếu gắn kết, mục tiêu mơ hồ, đo lường yếu kém và các cuộc họp dài dòng—và đưa ra những giải pháp nhanh chóng như họp cá nhân hàng tháng và họp theo chương trình nghị sự.

Bạn cũng sẽ thấy những động thái dài hạn hơn như OKR và thẻ điểm cân bằng, giúp các nhóm bảo vệ thời gian tập trung, giảm chi phí đa nhiệm và tăng cường sự gắn kết. Hãy áp dụng tư duy thử nghiệm và học hỏi: điều chỉnh ý tưởng cho phù hợp với môi trường làm việc, theo dõi kết quả và bảo vệ thời gian quan trọng nhất.

Dựa vào các đánh giá hàng năm thay vì phản hồi liên tục

Các chu kỳ đánh giá hàng năm thường bỏ lỡ những thời điểm có thể cải thiện hiệu suất và tinh thần.

Có gì sai: Đánh giá hàng năm nén nhiều tháng phản hồi vào một cuộc họp. Sự chậm trễ này đồng nghĩa với việc huấn luyện diễn ra sau khi vấn đề đã phát sinh, và nhiều nhân viên cảm thấy chán nản — theo báo cáo 20%, việc đánh giá này lại tạo động lực cho họ. 95% quản lý không hài lòng với những hệ thống này.

Điều gì sai: các bài đánh giá không hấp dẫn và bỏ lỡ những khoảnh khắc hướng dẫn

Đánh giá quá muộn sẽ gây ảnh hưởng đến sự tương tác và che giấu những lỗi nhỏ có thể dẫn đến những vấn đề lớn hơn. Chúng cũng gây khó khăn cho việc theo dõi công việc thực tế và các nhiệm vụ hàng ngày.

Cách khắc phục: chuyển sang kiểm tra thường xuyên, đối thoại hai chiều và hướng dẫn theo thời gian thực

• Nhịp độ: 30–45 phút gặp mặt trực tiếp hàng tháng, cùng với các cuộc trò chuyện ngắn về công việc để nhận phản hồi ngay lập tức.
• Chương trình nghị sự hai chiều: yêu cầu nhân viên liệt kê những thành công, trở ngại và một mục tiêu phát triển; bạn lắng nghe, sau đó hướng dẫn.
• Cấu trúc đơn giản: đặt ra các ưu tiên hàng đầu trong hai tuần và xác định một hoặc hai chỉ số thành công.
• Ghi lại các quyết định trong một ghi chú chung để cả hai cùng theo dõi tiến độ và tránh lặp lại các cuộc trò chuyện.

Ví dụ trong thực tế: các cuộc gặp gỡ cá nhân hàng tháng và các cuộc trò chuyện nhẹ nhàng trong công việc

Đối với những tuần bận rộn, hãy sử dụng các buổi họp đứng 15 phút tập trung vào các vấn đề gây cản trở và nhiệm vụ chính, sau đó lên lịch huấn luyện chuyên sâu hơn sau. Liên kết phản hồi với hành vi quan sát được và theo dõi thời gian chu kỳ, tỷ lệ lỗi và cảm nhận của nhân viên để đo lường kết quả.

Mục tiêu không phù hợp: mục tiêu mơ hồ, không có số liệu rõ ràng

Mục tiêu mơ hồ và thiếu số liệu khiến các nhóm băn khoăn không biết nên tập trung vào đâu và khi nào công việc thực sự hoàn thành. Mục tiêu rõ ràng sẽ gắn kết công việc hàng ngày với kết quả có thể đo lường được và giảm thiểu thời gian lãng phí.

Sử dụng mục tiêu SMART để làm rõ kỳ vọng và mốc thời gian.

Cụ thể phạm vi, một số liệu rõ ràng, một có thể đạt được Mục tiêu, sự liên quan đến doanh nghiệp và một thời hạn rõ ràng sẽ ngăn chặn sự mơ hồ. Ví dụ: "Ra mắt sản phẩm X trước ngày 30 tháng 6 và đạt 5.000 người dùng hoạt động trong 90 ngày". Mục tiêu duy nhất này cho thấy ai là người chịu trách nhiệm và khi nào nhiệm vụ hoàn thành.

Kết nối công việc với OKR để tăng khả năng hiển thị và tập trung.

Đặt ra một mục tiêu (cải thiện trải nghiệm khi mới vào làm) và 3-5 kết quả chính (giảm thời gian tăng năng suất xuống 20%, tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên sau 90 ngày lên 95%). OKR giúp nhân viên và nhóm thấy rõ và đo lường được cách thức đóng góp vào chiến lược.

Áp dụng quan điểm bảng điểm cân bằng.

Theo dõi các chỉ số tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập để bạn không tối ưu hóa một chỉ số nào đó mà bỏ qua các chỉ số khác. Đối với việc ra mắt sản phẩm, hãy kiểm tra NPS, các lỗi chất lượng nội bộ và quá trình học tập của nhóm cùng với việc áp dụng.

• Ghi lại mục tiêu, chủ sở hữu, điểm kiểm tra và rủi ro trong một công cụ hoặc mẫu đơn giản để nhân viên có thể điều chỉnh khi các ưu tiên thay đổi.
• Tiến hành kiểm tra sự liên kết hàng tháng để hủy bỏ hoặc sửa đổi các mục tiêu đã lỗi thời và phân bổ lại các dự án khi năng lực thay đổi.
• Giới hạn mục tiêu cho mỗi người; yêu cầu nhân viên đề xuất một mục tiêu cá nhân để tăng cường tinh thần trách nhiệm.

Kết thúc mỗi chu kỳ bằng cách xem lại kết quả và đưa ra hai đến ba cải tiến cho giai đoạn tiếp theo để giữ cho kỳ vọng thực tế và cải thiện hiệu suất.

Bỏ qua những nguyên tắc cơ bản về quản lý thời gian cho bản thân và nhóm của bạn

Nhật ký thời gian một tuần sẽ cho bạn biết bạn mất bao nhiêu thời gian trong ngày do những gián đoạn nhỏ.

Bắt đầu bằng cách theo dõi các khối 15 phút để xác định nơi nào bị lãng phí thời gian. Bảo vệ hai khối thời gian tập trung hàng ngày cho những công việc quan trọng mang lại kết quả.

Sử dụng Ma trận Quản lý Thời gian để loại bỏ các công việc ít giá trị khỏi lịch trình của bạn. Điều này giúp giải phóng không gian cho các công việc chiến lược giúp cải thiện năng suất.

Ngừng đa nhiệm: giảm việc chuyển đổi tác vụ

Xử lý hàng loạt các tác vụ tương tự, tắt thông báo và hoàn thành một tác vụ trước khi bắt đầu tác vụ tiếp theo. Đa nhiệm làm tăng thời gian chu kỳ và tiêu hao năng lượng.

Hệ thống thực tế thực sự hoạt động

• Hãy lập danh sách việc cần làm theo thứ tự ưu tiên với 3–5 mục phải làm mỗi ngày và lên lịch cho chúng theo khoảng thời gian dự phòng.
• Áp dụng một công cụ lập kế hoạch và sử dụng nó một cách nhất quán; tránh phân tán nhiệm vụ trên nhiều ứng dụng hoặc ghi chú.
• Gửi email hàng loạt hai lần một ngày, sử dụng bộ lọc và xử lý mỗi tin nhắn một lần để khép kín vòng lặp mở.

Ủy quyền một cách rõ ràng

Xác định kết quả mong muốn, các ràng buộc và điểm kiểm tra đầu tiên. Xác nhận sự hiểu biết, sau đó tạo không gian để thực hiện.

Theo dõi một hoặc hai chỉ số (thời gian chu kỳ, đã lên kế hoạch so với đã hoàn thành) để xem những thay đổi của bạn có giúp ích cho bạn và nhân viên hay không. Điều chỉnh cách tiếp cận cho phù hợp với vai trò và doanh nghiệp của bạn—không có phương pháp nào phù hợp với tất cả, chỉ có những cách tốt hơn để sử dụng thời gian của bạn.

Đánh giá thấp sự công nhận và phần thưởng thúc đẩy hiệu suất

Lời khen gắn liền với một kết quả cụ thể với một người cụ thể sẽ thúc đẩy hành vi nhanh hơn những lời khen mơ hồ.

Tại sao điều này quan trọng: sự công nhận thúc đẩy động lực và khả năng duy trì

Sự nhận biết hình thành nên hành vi có thể lặp lại. Nghiên cứu cho thấy khoảng 70% nhân viên phản ứng tích cực với lời khen hơn là tiền mặt. Tuy nhiên, chỉ có 21% nhân viên cảm thấy được trân trọng thực sự.

Khi bạn nêu tên công việc và tác động, bạn sẽ củng cố những hành vi giúp cải thiện hiệu suất và sự gắn kết của nhân viên.

Đảm bảo kịp thời và cụ thể: khen ngợi đồng nghiệp, lời cảm ơn của quản lý và mức lương thay đổi

Sử dụng lời khen ngợi hàng tuần của đồng nghiệp và lời cảm ơn ngắn gọn của người quản lý để nêu tên cá nhân, công việc họ đã làm và kết quả kinh doanh.

• Không phải tiền mặt: một ghi chú công khai nêu tên người, công việc đã thực hiện và giá trị mà nó tạo ra, theo sau là lời cảm ơn riêng tư.
• Tiền tệ: tiền thưởng tại chỗ hoặc một quỹ lương biến động nhỏ (nhiều công ty có mức lương biến động trung bình ~12,7%) cho những đóng góp thực sự đặc biệt.
• Công cụ: kênh khen thưởng chung hoặc phân đoạn “chiến thắng” luân phiên trong các cuộc họp để tạo thành thói quen ghi nhận.

Huấn luyện viên lãnh đạo để khen ngợi nỗ lực và quá trình học tập cũng như kết quả. Theo dõi sự tham gia vào các chương trình ghi nhận và các mục về cảm giác được coi trọng để xem cách tiếp cận này có hiệu quả hay không.

Chiến lược quản lý hiệu suất phù hợp với mọi đối tượng

Một khuôn mẫu hiệu suất duy nhất hiếm khi phù hợp với mọi vai trò; việc điều chỉnh kỳ vọng sẽ mang lại kết quả tốt hơn.

Sử dụng kỳ vọng dựa trên năng lực để đưa ra tiêu chí “tốt” cụ thể cho từng công việc. Xác định 3–5 hành vi cốt lõi cho các lộ trình kỹ thuật, hướng đến khách hàng và lãnh đạo. Điều này giúp việc đánh giá công bằng hơn và cung cấp cho nhân viên những hành động rõ ràng để cải thiện.

Kết hợp năng lực vai trò với phản hồi 360 độ để bạn thấy được điểm mạnh và điểm yếu vượt ngoài tầm nhìn của một người quản lý.

• Tạo ra hai đến ba mục tiêu tăng trưởng từ thông tin chi tiết 360 độ và liên kết chúng với công việc hàng ngày.
• Cùng nhau xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân kết hợp giữa thực hành tại nơi làm việc với đào tạo có mục tiêu.
• Sử dụng người cố vấn và huấn luyện viên đồng cấp để mở rộng hoạt động huấn luyện trong toàn nhóm.

Lên lịch kiểm tra phát triển hàng quý tách biệt với đánh giá giao hàng để sự phát triển của nhân viên luôn được nhìn thấy rõ ràng. Gắn kết kế hoạch với các ưu tiên về nhân tài để việc học tập xây dựng những kỹ năng quan trọng cho doanh nghiệp.

Theo dõi các chỉ số hàng đầu: hoàn thành khóa học, thực hành ứng dụng và phản hồi từ đồng nghiệp. Lặp lại kế hoạch: lắng nghe, điều chỉnh và đo lường xem các kỹ thuật này có nâng cao hiệu suất theo thời gian hay không.

Phong cách quản lý kiểm soát quá mức làm hạn chế quyền tự chủ

Khi các nhà lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ từng bước, mọi người sẽ không còn tự chủ trong công việc. Điều này làm chậm quá trình ra quyết định và làm tăng việc phải làm lại.

Thay đổi cách tiếp cận của bạn: Sử dụng các phong cách uy quyền, dân chủ, liên kết và huấn luyện tùy theo từng thời điểm. Mỗi phong cách giúp bạn cân bằng giữa quyền tự chủ và trách nhiệm.

Chọn đúng phong cách

Có thẩm quyền: đưa ra tầm nhìn và kết quả rõ ràng khi định hướng chưa rõ ràng. Cho phép nhân viên tự lựa chọn cách thức đạt được mục tiêu.

Dân chủ & liên kết: sử dụng những điều này để xây dựng lòng tin và khai thác kiến thức phân tán trong toàn nhóm. Chúng thúc đẩy sự gắn kết và giảm thiểu thất bại đơn lẻ.

Huấn luyện: kết hợp công việc kéo giãn với phản hồi thường xuyên và các nguồn lực để phát triển năng lực lâu dài.

Khi nào cần thắt chặt hoặc nới lỏng kiểm soát

• Trong một cuộc khủng hoảng thực sự, hãy áp dụng biện pháp cưỡng chế ngắn hạn để bảo vệ sự an toàn và thời gian, sau đó tóm tắt lại và trao lại quyền hạn.
• Tránh việc đặt ra nhịp độ làm việc mặc định — điều này có thể khiến nhân viên kiệt sức và cản trở việc học tập.
• Thiết lập các tập lệnh nêu rõ quyền quyết định, điểm kiểm tra và số liệu mà không cần quy định từng bước.

Lan can thực tế: thống nhất về các điểm kiểm tra, theo dõi thời gian chu kỳ, chỉnh sửa và cảm nhận, rồi xem xét lại phong cách nào phù hợp với mục tiêu hiện tại. Điều này giúp cân bằng giữa sự tự do và kết quả rõ ràng.

Đo lường yếu: chạy mà không có dữ liệu và công cụ phù hợp

Các nhóm thường hành động mù quáng vì họ theo dõi hoạt động thay vì kết quả. Bạn cần một bộ chỉ số ngắn gọn, gắn liền với công việc thực tế, chứ không phải một danh sách dài dằng dặc các con số. Hãy tập trung vào các chỉ số để bạn có thể hành động nhanh chóng và có đạo đức.

Chọn KPI có ý nghĩa

Bắt đầu từ quy mô nhỏ. Xác định ba tín hiệu cốt lõi: thước đo hiệu suất cho các dự án quan trọng, nhịp độ tương tác và chỉ số hiệu quả lãnh đạo. Ba yếu tố này giúp bạn bao quát toàn bộ hoạt động, con người và định hướng.

Tận dụng phần mềm và nhịp điệu đơn giản

Sử dụng phần mềm để lưu trữ mục tiêu, thu thập phản hồi và nhắc nhở để người quản lý dành ít thời gian cho công việc hành chính và nhiều thời gian hơn cho việc hướng dẫn nhân viên.

• Xem lại nhịp điệu: kiểm tra tiến độ hàng tuần, bảng thông tin nhóm hàng tháng, phân tích chuyên sâu hàng quý.
• Thu thập các ví dụ định tính cùng với các con số để bổ sung bối cảnh và tránh hiểu sai.
• Xây dựng bảng thông tin dành riêng cho từng vai trò để mỗi nhóm có thể thấy công việc hàng ngày liên quan như thế nào đến kết quả của công ty.
• Chạy các bản cập nhật nhẹ sau các dự án và chuyển dữ liệu thành hai cải tiến cụ thể.

Bảo vệ quyền riêng tư và tránh các chỉ số phù phiếm. Thu thập dữ liệu tối thiểu cần thiết, chia sẻ cách bạn sẽ sử dụng dữ liệu đó và khép kín vòng lặp với nhân viên bằng cách công bố các chủ đề và hành động từ các cuộc khảo sát mức độ gắn kết. Điều này giúp xây dựng niềm tin và duy trì tính hữu ích của việc đo lường tại nơi làm việc.

Lịch trình quá tải và các cuộc họp không hiệu quả

Lịch làm việc của bạn có thể âm thầm chiếm mất hàng giờ mỗi tuần nếu các cuộc họp diễn ra mà không có mục đích rõ ràng. Khắc phục điều đó là một trong những cách nhanh nhất để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất tại nơi làm việc của bạn.

Thiết kế cuộc họp tốt hơn:

Thiết kế cuộc họp tốt hơn: chương trình nghị sự rõ ràng, giới hạn thời gian và kỷ luật bắt đầu/kết thúc

Mỗi cuộc họp đều cần có mục đích, chương trình nghị sự và người chủ trì. Nếu buổi họp thiếu những yếu tố này, hãy chuyển đổi thành tài liệu hoặc email và trả lại thời gian cho mọi người.

Quy mô và thời lượng giới hạn, bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ. Phân công vai trò - người điều phối, người ghi chép, người ra quyết định - và công bố quyết định cùng các bước tiếp theo trong vòng 24 giờ.

Chặn thời gian tập trung "không họp" chung để bạn và nhóm có thể tập trung làm việc. Chuyển các cập nhật trạng thái thường lệ sang các mẫu không đồng bộ và duy trì các cuộc họp trực tiếp để ra quyết định và giải quyết vấn đề.

Vệ sinh email và tin nhắn: phân nhóm, bộ lọc và kiểm soát thông báo

Gửi email hàng loạt hai hoặc ba lần một ngày. Sử dụng bộ lọc, quy tắc và hủy đăng ký khỏi các danh sách có giá trị thấp để hộp thư đến của bạn ít bị chú ý hơn.

Tắt thông báo đẩy, xử lý từng tin nhắn một lần—trả lời, ủy quyền, lên lịch hoặc xóa—và lưu trữ tích cực để giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh.

Hãy thử nghiệm: Theo dõi giờ họp của mỗi người mỗi tuần, hạn chế các buổi họp ít giá trị và đo lường xem liệu thời gian được thu hồi có thúc đẩy việc hoàn thành nhiệm vụ và tinh thần làm việc hay không. Hướng dẫn các nhóm lên lịch làm việc chăm chỉ vào các khung giờ cao điểm và dành thời gian để thiết lập lại giữa các khung giờ.

Phần kết luận

Kết thúc mạnh mẽ: những thay đổi nhỏ, có chủ đích thường mang lại mức tăng trưởng lớn nhất về hiệu suất và sự tương tác.

Đặt ra mục tiêu rõ ràng, áp dụng phản hồi liên tục, bảo vệ thời gian tập trung và ghi nhận thành tích. Hãy thử nghiệm một hoặc hai phương pháp quản lý trong tháng này và xem xét những thay đổi đối với nhân viên của bạn trong chu kỳ tiếp theo.

Đo lường đơn giản: Chọn hai hoặc ba tín hiệu — chất lượng đầu ra, thời gian chu kỳ và cảm nhận — và theo dõi chúng trong một công cụ chung. Sử dụng kết quả để tinh chỉnh phương pháp của bạn, chứ không phải để trừng phạt mọi người.

Đầu tư vào nhân tài và kỹ năng để đội ngũ nhân viên của bạn thích nghi. Thực hiện kiểm tra định kỳ các cuộc họp, email và thời gian tập trung để duy trì năng suất.

Chọn ngày bắt đầuHãy dành một giờ trong tuần này để thiết kế bước tiếp theo và lên lịch theo dõi. Những cải tiến liên tục sẽ được cộng dồn — giúp nhóm của bạn học hỏi, lặp lại và ăn mừng tiến độ.