Sai lầm trong quản lý làm hao mòn niềm tin, thời gian và tiền bạc trong các công ty Mỹ. Bạn có thể không thấy ngay chi phí, nhưng việc thay thế một nhân viên có thể tốn gấp đôi lương của họ. Trên toàn quốc, con số này tương đương với khoảng $1 nghìn tỷ mỗi năm do tình trạng luân chuyển nhân sự không thể tránh khỏi.

Bạn lãnh đạo một nhóm, và những lựa chọn của bạn định hình cách mọi người cảm nhận và làm việc. Thiếu niềm tin, thiếu chính trực và ít được công nhận là những lý do hàng đầu khiến nhân viên nghỉ việc. Những thiếu sót nhỏ trong sự rõ ràng và giao tiếp sẽ làm giảm năng suất và lãng phí. thời gian. Những người lao động bình thường mất hàng giờ để tìm kiếm giấy tờ bị mất hoặc thông tin bị thiếu.

Hướng dẫn này cung cấp các bước thực tế và đạo đức mà bạn có thể áp dụng ngay hôm nay để bảo vệ công ty và nhân viên của mình. Bạn sẽ học cách đặt ra mục tiêu rõ ràng, ghi nhận nỗ lực một cách thiết thực và lên kế hoạch cho ngày làm việc để không phải lúc nào cũng phản ứng thái quá. Hãy coi những ý tưởng này là lựa chọn, chứ không phải quy tắc.

Đo lường kết quả, điều chỉnh khi cần thiết và tham khảo ý kiến chuyên gia khi phát sinh vấn đề pháp lý hoặc an toàn. Không có chiến thuật nào phù hợp với mọi nhà quản lý hoặc doanh nghiệp, vì vậy hãy thử nghiệm từng thay đổi một và xem chiến thuật nào hiệu quả với công việc và nhóm của bạn.

Từ người có thành tích cao nhất đến người quản lý nhân sự: tránh bẫy danh tính

Việc chuyển từ một người đóng góp hàng đầu sang một nhà lãnh đạo nhân sự đòi hỏi bạn phải suy nghĩ lại về cách bạn dành thời gian cho công việc. Sự thay đổi này sẽ thay đổi vai trò: bạn chuyển từ việc thực hiện nhiệm vụ sang việc giúp người khác đạt được kết quả.

Chuyển từ “làm việc” sang tạo ra kết quả

Công việc mới của bạn là giải quyết các trở ngại, sắp xếp thứ tự ưu tiên và hướng dẫn để đạt được kết quả. Hãy theo dõi thời gian của bạn trong hai tuần, sau đó dành 20-30% thời gian đó cho việc lập kế hoạch, sắp xếp các bên liên quan và các cuộc thảo luận phát triển.

Xây dựng kỹ năng giao tiếp: huấn luyện, cố vấn và các nguyên tắc cơ bản về mối quan hệ

Thực hành các bước huấn luyện đơn giản: đặt câu hỏi mở, phản hồi những gì bạn nghe được và thống nhất các bước tiếp theo. Thiết lập nhịp độ hàng tuần với các buổi họp 1:1 tập trung vào các ưu tiên, rào cản và phản hồi để nhóm của bạn ra về với những hành động rõ ràng.

• Thỏa thuận về kết quả và quyền quyết định với người quản lý của bạn.
• Chia sẻ chiến thắng một cách công khai; đưa ra phản hồi riêng tư, cụ thể về hành vi và tác động.
• Khi muốn tham gia, hãy tự hỏi: "Bước nhỏ nhất tôi có thể thực hiện để bỏ chặn là gì?"

Đầu tư vào khả năng lãnh đạo bằng cách thực hành có chủ đích: Hãy chọn một kỹ năng trong hai tuần, đo lường sự thay đổi và lặp lại. Việc làm đều đặn này sẽ xây dựng niềm tin và mang lại kết quả tốt hơn cho nhóm của bạn.

Làm rõ mục tiêu và kỳ vọng trước khi bắt đầu công việc

Mục tiêu không rõ ràng sẽ làm nhân viên chệch hướng và lãng phí thời gian. Hãy đặt ra kỳ vọng trước khi bắt đầu công việc để mọi người thấy công việc của họ gắn liền với các ưu tiên của công ty như thế nào.

Biên dịch các mục tiêu của công ty thành các mục tiêu của nhóm và cá nhân

Bắt đầu từ những việc nhỏ: chọn ba mục tiêu của nhóm phù hợp với chiến lược công ty. Chỉ định người chịu trách nhiệm, thước đo và thời hạn để mọi người biết cần tập trung vào đâu và tại sao điều đó lại quan trọng.

• Chọn chủ sở hữu và biện pháp để nhân viên biết ai là người chịu trách nhiệm.
• Mỗi mục tiêu nên ngắn gọn và gắn liền với kết quả kinh doanh.
• Viết một bản tóm tắt một trang cho mỗi sáng kiến, mô tả vai trò của từng người.

Xác định các chỉ số thành công, quyền quyết định và mốc thời gian

Định nghĩa thành công với các số liệu và tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng. Lưu ý ai là người ra quyết định cuối cùng, ai đóng góp ý kiến và ai cần được thông báo.

Ví dụ thực tế: cách kiểm tra mục tiêu hàng tuần giúp giảm thiểu việc phải làm lại trong nhóm bán hàng

Một nhóm bán hàng tầm trung đã bắt đầu điều chỉnh vào thứ Hai, kiểm tra đường ống vào thứ Tư và rút kinh nghiệm vào thứ Sáu. Các cuộc kiểm tra ngắn gọn đã cắt giảm việc chỉnh sửa đề xuất và làm rõ thông điệp.

Hãy thử phương án này: thực hiện các cuộc họp ngắn 15 phút, cập nhật ngắn gọn bằng văn bản và xem xét lại các mục tiêu hàng tháng để bạn cắt giảm công việc có giá trị thấp và cho phép nhân viên đề xuất những hướng đi tốt hơn.

Giao tiếp, không phải kiểm soát: hãy ngừng quản lý vi mô và bắt đầu thông báo

Khi bạn đổi quyền kiểm soát lấy sự rõ ràng, mọi người sẽ đưa ra lựa chọn nhanh hơn và tốt hơn. Giao tiếp kém và tích trữ thông tin sẽ làm xói mòn lòng tin và làm chậm tiến độ. Sửa đổi cách bạn chia sẻ bối cảnh là một trong những cách nhanh nhất để giảm thiểu tác hại đó.

Chia sẻ "tại sao" và "cái gì", sau đó thống nhất về "cách thức"

Trước tiên hãy giải thích mục tiêu, giới hạn và tiêu chí thành công. Hãy cho mọi người biết tầm quan trọng của công việc và những điều tốt đẹp trông như thế nào. Sau đó, hãy mời nhóm đề xuất cách thức thực hiện. Điều này giúp nhân viên duy trì quyền làm chủ trong khi bạn vẫn chịu trách nhiệm.

Mẹo thực tế: Hãy yêu cầu bản demo hoặc nguyên mẫu giữa kỳ thay vì kiểm tra hàng ngày. Nó cung cấp thông tin cho bạn mà không cần kiểm soát.

Các nghi lễ thân thiện từ xa giúp định hướng rõ ràng mà không vượt quá giới hạn

• Thay thế các cuộc họp báo cáo tình hình dài bằng các bản cập nhật ngắn gọn và bảng điều khiển dễ nhìn để các nhà lãnh đạo có thể phát hiện rủi ro và mọi người có thể tự phục vụ thông tin.
• Đặt ra các quy tắc: kiểm tra bất đồng bộ hàng ngày, tài liệu lập kế hoạch hàng tuần và giờ làm việc cố định để giải đáp thắc mắc.
• Làm rõ kỳ vọng về thời gian phản hồi, kênh và cách chuyển giao để mọi người biết nơi đăng cập nhật và thời gian phản hồi nhanh như thế nào.
• Sử dụng nhật ký quyết định để ghi lại các lựa chọn, người tham gia và lý do để các cuộc tranh luận không lặp lại và giảm thiểu tình trạng trôi dạt trí nhớ.

Hãy phản hồi về kết quả và bài học kinh nghiệm, chứ không phải từng bước. Hãy thể hiện sự cởi mở bằng cách chia sẻ thông tin cập nhật và thừa nhận những thay đổi. Đo lường sự thay đổi, lặp lại và để những thử nghiệm nhỏ cho thấy cách giảm thiểu tình trạng lơ lửng mà không mất kiểm soát.

Sự ủy thác và tin tưởng giúp phát triển kỹ năng và tốc độ

Việc phân công hiệu quả sẽ biến danh sách việc cần làm thành cơ hội phát triển cho nhóm. Khi bạn phân công kết quả, chứ không chỉ các bước, bạn sẽ có thêm thời gian và cho phép các thành viên sáng tạo.

Ủy thác kết quả, không chỉ nhiệm vụ

Giải thích kết quả, hạn chế và tiêu chí thành công. Sau đó, hãy để các thành viên trong nhóm tự chọn phương pháp. Chia sẻ ví dụ và quy tắc quyết định ngay từ đầu để giảm thiểu việc phải làm lại.

Phù hợp công việc với năng lực và động lực—sau đó theo dõi, không vượt quá giới hạn

Chọn những nhiệm vụ khó khăn với các giới hạn để mọi người có thể phát triển mà không ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Áp dụng ba bước kiểm tra nhanh: bạn sẽ làm nếu có thời gian, người được giao có sẵn lòng thực hiện và họ có thể đáp ứng tiêu chuẩn nếu được hỗ trợ.

Tín hiệu tin cậy: cách phân công công bằng thúc đẩy sự tự tin và các nhà lãnh đạo tương lai

• Đặt nhịp độ kiểm tra: những gì bạn sẽ xem xét, thời điểm xem xét và những quyết định nào vẫn thuộc về người được giao nhiệm vụ.
• Trước tiên, hãy hướng dẫn nếu công việc bị trì hoãn—hãy hỏi điều gì cản trở tiến độ và sự trợ giúp nào quan trọng nhất trước khi lấy lại công việc từ nhân viên.
• Tóm tắt sau khi giao hàng, rút kinh nghiệm và công khai ghi nhận tiến độ để xây dựng sự tự tin và nâng cao năng suất trong công việc.

Sự công nhận và động lực thực sự

Lời khen đơn giản kết hợp với cơ hội phát triển thực sự sẽ tạo nên sự ghi nhận lâu dài. Khi bạn nêu tên hành vi và tác động của nó, mọi người sẽ biết phải nhắc lại điều gì.

Kết hợp lời khen ngợi kịp thời với các cơ hội phát triển có ý nghĩa

Thực hiện việc công nhận kịp thời và cụ thể. Hãy nêu rõ người đó đã làm gì, tác động của họ đến công việc và tiêu chuẩn mà bạn muốn lặp lại.

Cân bằng giữa lời khen và sự phát triển. Kết hợp lời cảm ơn với cơ hội theo dõi, đào tạo hoặc dẫn dắt một dự án nhỏ để chiến thắng trở thành bước tiến tới các kỹ năng mới.

• Nhiều phần thưởng khác nhau: lời khen ngợi công khai, ghi chú riêng, thời gian linh hoạt hoặc cơ hội học tập.
• Sử dụng các chương trình nhẹ nhàng: lời cảm ơn từ đồng nghiệp, chiến thắng hàng tuần và lời khen ngợi của khách hàng để duy trì đà phát triển.
• Gắn kết sự công nhận với kết quả kinh doanh để nhóm hiểu được tầm quan trọng của công việc đối với khách hàng và công ty.

Hãy thêm một mục "thành công" nhanh vào các buổi họp 1:1 và theo dõi những gì đạt được cho mỗi nhân viên. Điều này giúp xây dựng sự tự tin và giúp quản lý ghi nhận những thành quả tốt.

Để biết ý tưởng về việc liên kết sự công nhận với động lực và hiệu suất, hãy đọc hướng dẫn ngắn này về động lực của nhân viên.

Lên kế hoạch trước, đừng chỉ dập tắt đám cháy

Nếu bạn dành cả ngày để dập tắt đám cháy, tiến trình lâu dài sẽ bị đình trệ.

Dành thời gian trong lịch trình thường lệ cho chiến lược, đánh giá tuyển dụng và quy trình công việc để những việc khẩn cấp không chiếm hết cả tuần của bạn. Bảo vệ thời gian này giúp bạn phát hiện rủi ro trước khi chúng trở thành khủng hoảng.

Bảo vệ không gian lịch cho chiến lược và lập kế hoạch năng lực

Là người quản lý, hãy thiết lập một khoảng thời gian định kỳ cho chiến lược và năng lực mỗi tuần. Chia sẻ khoảng thời gian đó với nhóm của bạn để họ biết những gián đoạn nào có thể chờ.

Sử dụng nhịp điệu lập kế hoạch đơn giản

Duy trì nhịp độ nhẹ nhàng: chọn ba ưu tiên hàng đầu mỗi ngày, đánh giá hàng tuần về các mục tiêu và rủi ro, và đặt ra các mục tiêu hàng quý với những đánh đổi rõ ràng. Nhịp độ ổn định này giúp tăng cường sự tập trung và năng suất của nhóm.

Sửa chữa lâu dài hơn là chiến thắng nhanh chóng

Các giải pháp nhanh chóng có thể giúp ích trong ngắn hạn, nhưng khi vấn đề tương tự lặp lại, hãy tạm dừng và thiết kế lại quy trình. Một bước cố gắng khắc phục nguyên nhân gốc rễ sẽ tiết kiệm thời gian hơn là lặp lại các bản vá.

• Phân bổ công việc theo số giờ và kỹ năng có sẵn để lập kế hoạch năng lực và giảm thiểu tình trạng chuyển đổi bối cảnh.
• Quyết định sự gián đoạn nào sẽ làm mất tập trung và sự gián đoạn nào có thể chờ đến giờ làm việc hoặc cập nhật không đồng bộ.
• Theo dõi các số liệu đơn giản như thời gian hoàn thành và giao hàng đúng hạn để xem nhịp độ này có cải thiện năng suất hay không.

Một bước nhỏ: Hãy xem xét lại hệ thống lập kế hoạch hàng tháng và loại bỏ hoặc đơn giản hóa một phần gây cản trở. Bằng cách này, ngày làm việc của bạn sẽ bớt căng thẳng hơn và nhóm của bạn sẽ đạt được tiến triển ổn định hơn.

Vệ sinh thời gian và thông tin: mô hình hóa những gì bạn mong đợi

Những thói quen nhỏ hàng ngày dành cho thời gian và quản lý hồ sơ có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Nhân viên bình thường mất hơn bốn giờ để tìm kiếm giấy tờ, và các giám đốc điều hành mất năm giờ để tìm kiếm thông tin bị thiếu. Thói quen của bạn sẽ định hình không khí làm việc của cả nhóm.

Bắt đầu bằng cách dọn dẹp nhanh chóng: Dọn dẹp bàn làm việc và sắp xếp các ổ đĩa dùng chung. Quy tắc đặt tên và thư mục đơn giản giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn và giảm thiểu công việc trùng lặp.

• Chọn một nguồn thông tin đáng tin cậy cho lộ trình và tình trạng để mọi người đều nhìn vào cùng một nơi.
• Đặt quy tắc thông báo: chỉ dành cho kênh khẩn cấp, mọi thứ khác đều không đồng bộ để mọi người bảo vệ thời gian làm việc chuyên sâu.
• Các cuộc họp hàng loạt và email để bảo vệ các khối công việc tập trung và cho thấy lịch của bạn tôn trọng ranh giới đó.

Đo lường sự thay đổi: Theo dõi số giờ tiết kiệm được sau khi dọn dẹp kho lưu trữ hoặc thêm mẫu. Chia sẻ số liệu trước/sau để nhóm thấy được lý do tại sao việc vệ sinh lại cải thiện năng suất.

Hướng dẫn các mẹo tìm kiếm nhanh trong bản demo ngắn và lên lịch lưu trữ hàng quý để duy trì hệ thống tinh gọn. Kiểm tra một thay đổi, đo lường kết quả và điều chỉnh.

Tôn trọng, lắng nghe và an toàn về mặt tâm lý là động lực thúc đẩy hiệu suất

Những hành động đơn giản thể hiện sự tôn trọng và hành động theo đúng cam kết sẽ biến sự im lặng khó chịu thành cuộc trò chuyện chân thành và hiệu quả. Khi bạn xuất hiện để lắng nghe, đội tự tin hơn khi nêu ý tưởng và cảnh báo rủi ro sớm.

Nghe thực hành: ngắn gọn, tập trung 1:1 với phần tiếp theo rõ ràng

Tiến hành các cuộc họp 1:1 ngắn gọn với chương trình nghị sự đã định: ưu tiên, trở ngại, quyết định cần đưa ra và phản hồi. Kết thúc mỗi cuộc họp bằng các hành động và chủ sở hữu rõ ràng để không bỏ sót điều gì.

• Lắng nghe mà không cần làm nhiều việc cùng lúc: đóng máy tính xách tay, giao tiếp bằng mắt và tóm tắt lại những gì bạn đã nghe để xác nhận sự hiểu biết.
• Mời các thành viên làm việc với khách hàng chia sẻ những quan sát ban đầu; những ghi chú đó thường tiết lộ những vấn đề ban đầu.
• Đối xử với mọi người như người trưởng thành: thống nhất về kết quả và ranh giới thay vì kiểm soát từng bước để xây dựng lòng tin với nhân viên và quản lý.
• Khi vấn đề phát sinh, hãy phản ứng nhanh chóng và tương xứng; việc hướng dẫn nhanh chóng và tôn trọng sẽ giải quyết vấn đề mà không gây ra sự sợ hãi.
• Sử dụng khảo sát ẩn danh để nhân viên có thể lên tiếng một cách an toàn; sau đó khép lại vòng khảo sát bằng cách chia sẻ những gì bạn sẽ làm.

Bảo vệ sự bất đồng chính kiến: Cảm ơn những người dám thách thức các giả định, ngay cả khi bạn không chấp nhận ý tưởng của họ. Hãy ghi chép và theo dõi tại cuộc họp tiếp theo để thể hiện độ tin cậy và đo lường kết quả để bạn có thể điều chỉnh.

Chống lại sự thay đổi, các quyết định không rõ ràng và các sai lầm quản lý phổ biến khác

Những nhà lãnh đạo nêu rõ cách đưa ra quyết định sẽ tạo ra sự thay đổi nhanh hơn và ít đau đớn hơn. Chống lại những cách làm mới và những lời kêu gọi mơ hồ là một sai lầm thường gặp, làm chậm tiến độ của nhóm và làm xói mòn lòng tin. Quy tắc rõ ràng giúp hành động dễ dàng hơn.

Thiết lập quy trình ra quyết định minh bạch: đầu vào, chủ sở hữu và sự đánh đổi

Công bố một khuôn khổ quyết định ngắn gọn cho nhóm của bạn: xác định vấn đề, liệt kê các yếu tố đầu vào, ghi chú các đánh đổi và nêu tên người chịu trách nhiệm. Giữ nó nhẹ nhàng để mọi người làm theo.

• Lưu lại biên bản quyết định để các cuộc tranh luận không lặp lại và giúp các thành viên mới tham gia nhanh hơn.
• Đặt ra kỳ vọng về người quyết định, người được tham khảo ý kiến và mục tiêu thay đổi như thế nào khi có dữ liệu mới.
• Thực hiện những thay đổi nhỏ, đo lường kết quả, sau đó mở rộng quy mô để giúp công ty học hỏi.

Sắp xếp hệ thống gọn gàng: cắt giảm thời gian mất đi khi tìm kiếm thông tin

Nhân viên mất hơn bốn giờ mỗi tuần để tìm kiếm hồ sơ; giám đốc điều hành mất năm giờ. Hãy hợp nhất các công cụ, chuẩn hóa mẫu và cải thiện tìm kiếm để nhóm của bạn dành ít thời gian tìm kiếm hơn và nhiều thời gian hơn cho công việc.

• Xếp hạng các vấn đề thường gặp và chọn một nhiệm vụ mỗi tuần để đơn giản hóa, tự động hóa hoặc loại bỏ.
• Đào tạo một đội ngũ dự phòng cho mỗi nhiệm vụ quan trọng để không có nhân viên nào trở thành nút thắt cổ chai.
• Yêu cầu người quản lý trực ban xem xét WIP và các vật chặn bề mặt sớm để bảo vệ năng suất.

Phần kết luận

, Một vài thay đổi có chủ đích trong thói quen hàng ngày thường mang lại lợi ích lớn nhất cho nhân viên và công ty của bạn.

Bây giờ bạn đã có những bước thiết thực để giảm thiểu những sai lầm quản lý thường gặp và giúp nhóm của bạn hướng tới mục tiêu rõ ràng hơn và tập trung hơn.

Chọn một hoặc hai ý tưởng để thử trong tuần này, xác định cách bạn sẽ đo lường kết quả và xem xét lại sau một thời gian ngắn để điều chỉnh dựa trên bằng chứng.

Điều chỉnh từng phương pháp cho phù hợp với vai trò, công ty và các thành viên trong nhóm. Theo dõi các kết quả đơn giản—thời gian chu kỳ, làm lại và cảm nhận của nhóm—để thấy những thay đổi thực sự về năng suất và số giờ tiết kiệm được.

Hãy tiếp tục trau dồi kỹ năng lãnh đạo và tham khảo ý kiến chuyên gia nhân sự, pháp lý hoặc cố vấn bên ngoài khi vấn đề trở nên phức tạp. Những việc nhỏ, được thực hiện thường xuyên, sẽ góp phần tạo nên thành công lâu dài.