Bạn sẽ học cách những thao tác nhỏ, lặp đi lặp lại giúp giảm thiểu lãng phí trong mọi dự án. Theo nghiên cứu của McKinsey, 831% các nhà điều hành coi phân bổ nguồn lực là đòn bẩy tăng trưởng hàng đầu. Điều này cho thấy đây không chỉ là một nhiệm vụ lập kế hoạch mà còn là động lực kinh doanh giúp các dự án hoàn thành đúng thời hạn với ít công đoạn làm lại hơn.

Các yếu tố ẩn như nguồn lực sẵn có, ước tính, ưu tiên, sự phụ thuộc và kỹ năng đều ảnh hưởng đến kết quả. Nếu bỏ qua những yếu tố này, bạn sẽ gặp phải tình trạng vượt quá dự toán và lãng phí thời gian. Các công cụ như Forecast và Mosaic tự động hóa việc lập kế hoạch, hiển thị mức độ sử dụng nguồn lực và liên kết kế hoạch với việc thực hiện để nhóm của bạn dành nhiều thời gian hơn cho công việc tạo ra giá trị.

Trong bài viết này, bạn sẽ thấy những thói quen thực tế giúp việc lập kế hoạch trở nên đáng tin cậy. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về việc xác định phạm vi rõ ràng, sắp xếp công việc thông minh, phân bổ kỹ năng cho từng nhiệm vụ và đánh giá nhanh chóng để cải thiện kế hoạch tiếp theo. Những thay đổi nhỏ — theo dõi thời gian, chuẩn hóa kế hoạch và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực — sẽ tích lũy thành những lợi ích có thể đo lường được trên toàn bộ danh mục đầu tư của bạn.

Hãy bắt đầu từ đây và bạn sẽ biến những nỗ lực rời rạc thành một quy trình lặp lại, ít lãng phí.

Vì sao phân bổ nguồn lực thông minh thúc đẩy hiệu quả và lợi nhuận

Việc kết hợp thông minh giữa con người, thời gian và mức độ ưu tiên sẽ biến công việc phân tán thành lợi nhuận ổn định. Bạn sẽ hiểu tại sao điều này lại quan trọng đối với lợi nhuận và cách các yếu tố tiềm ẩn âm thầm làm giảm kết quả.

Các nhà điều hành đều đồng ý: phân bổ nguồn lực là đòn bẩy tăng trưởng quan trọng.

McKinsey Báo cáo 83% về cuộc gọi của các giám đốc điều hành phân bổ nguồn lực Đòn bẩy tăng trưởng hàng đầu. Con số thống kê đó chứng minh tầm quan trọng của việc dành thời gian lập kế hoạch, liên kết con người và nhiệm vụ với mục tiêu kinh doanh.

Từ hiệu quả sử dụng đến lợi nhuận: các lựa chọn tác động đến lợi nhuận cuối cùng như thế nào?

SPI cho thấy các công ty hàng đầu đạt mức sử dụng thời gian làm việc có thể tính phí khoảng ~85% so với 70% của các công ty trung bình. Khoảng cách này tương đương với khoảng 300 giờ làm việc có thể tính phí thêm mỗi chuyên gia tư vấn mỗi năm và là một sự thúc đẩy lớn cho lợi nhuận.

Tảng băng chìm của các yếu tố ẩn giấu

Tảng băng trôi bao gồm khả năng thực hiện, ước tính sơ bộ, sự thay đổi ưu tiên, sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và kỹ năng. Các nhà quản lý theo dõi những yếu tố này bằng các kiểm tra đơn giản hàng tuần sẽ bảo vệ được tiến độ và ngân sách.

• Biến kế hoạch thành một hệ thống sống động: xem xét lại tiến độ và cập nhật phân công nhiệm vụ.
• Hãy sử dụng các công cụ để tăng tính minh bạch, tránh tình trạng vội vã vào phút cuối và tình trạng nhân viên nh闲 rỗi.

Xác định phân bổ nguồn lực cho các hoạt động thực tế

Việc lập danh mục rõ ràng về nhân lực, công cụ, thời gian và ngân sách sẽ biến những kế hoạch mơ hồ thành công việc có thể hoàn thành. Đây là cốt lõi thực tiễn của phân bổ nguồn lựcPhân bổ các thông tin đầu vào cần thiết để hoàn thành từng bước của dự án.

Những gì được coi là nguồn lực

Nguồn lực bao gồm các thành viên nhóm, kỹ năng cụ thể, thiết bị, phần mềm và tổng ngân sách bạn cần. Thời gian và công cụ cũng quan trọng không kém gì tài năng.

Việc nắm bắt tất cả các hạng mục ngay từ đầu giúp bạn lập kế hoạch chi phí, hạn chế và khả năng cung ứng trước khi bắt đầu công việc.

Ai là người đưa ra quyết định và khi nào cần sự tham gia của những người khác?

Người quản lý dự án và nguồn lực thường chịu trách nhiệm lập kế hoạch và phân bổ công việc hàng ngày. Tại các công ty nhỏ, một người quản lý dự án duy nhất thường đảm nhiệm ngân sách, tiến độ và phạm vi công việc.

Trong các tổ chức lớn hơn, hãy tham khảo ý kiến của người bảo trợ dự án hoặc người chịu trách nhiệm ngân sách khi cần phê duyệt hoặc xác định giới hạn rủi ro. Ghi chép lại các giả định về nhiệm vụ, thời gian và kỹ năng để các bên liên quan có thể phê duyệt nhanh hơn.

• Chuyển đổi phạm vi dự án thành kế hoạch phân bổ nguồn lực ngắn gọn.
• Đánh giá các nguồn lực và năng lực hiện có ngay từ đầu.
• Hãy sử dụng quy trình đơn giản để cập nhật kế hoạch khi các ước tính thay đổi.

Những thách thức hiện đại bạn cần lường trước trong quản lý tài nguyên

Công tác lập kế hoạch hiện đại cần phải lường trước những thay đổi thường xuyên về tiến độ và phạm vi công việc, ảnh hưởng đến mọi nhóm.

Biến động theo thời gian Việc thay đổi lịch trình, thêm các bước và bỏ lỡ các mốc quan trọng là điều thường xuyên xảy ra. Điều này buộc phải lập kế hoạch lại thường xuyên. Hãy lên kế hoạch một chu kỳ định kỳ để kiểm tra lại các mốc quan trọng và thiết lập lại đường cơ sở trước khi rủi ro lan rộng.

Thay đổi phạm vi và sự mở rộng phạm vi ngoài ý muốn

Khoảng một nửa số dự án Xem xét các cập nhật phạm vi công việc làm thay đổi khối lượng công việc và ngân sách. Ghi chép phạm vi công việc rõ ràng và xác định tiêu chí chấp nhận để các nhiệm vụ bổ sung không âm thầm tiêu tốn thời gian hoặc nhân lực.

Các mối quan hệ phụ thuộc giữa các tác vụ gây ra sự chậm trễ dây chuyền

Xác định rõ các mối phụ thuộc ngay từ đầu và theo dõi các vấn đề gây cản trở hàng ngày. Một lần chuyển giao không thành công có thể làm chậm trễ công việc ở các khâu tiếp theo và buộc phải sửa chữa gấp rút.

Tính sẵn có, năng lực và tránh kiệt sức

Làm việc nhóm đa nhiệm là điều bình thường: nhiều thành viên trong nhóm đảm nhiệm nhiều dự án khác nhau. Hãy theo dõi sát sao ai đang làm việc gì để bảo vệ nguồn lực và phát hiện sớm các dấu hiệu cảnh báo như chồng chéo thời hạn hoặc gia tăng giờ làm thêm.

• Điều chỉnh lại lịch trình theo một chu kỳ nhất định.
• Bảo vệ phạm vi với các bước kiểm tra chấp nhận và thay đổi rõ ràng.
• Theo dõi các mối phụ thuộc và nhanh chóng giải quyết các vấn đề cần cân nhắc kỹ lưỡng.
• Hãy sử dụng các bài kiểm tra năng lực đơn giản để người quản lý có thể hành động trước khi tình trạng kiệt sức xảy ra.

Những thói quen phân bổ nguồn lực bạn có thể áp dụng ngay hôm nay

Hãy bắt đầu với phạm vi dự án cụ thể để nhóm của bạn biết chính xác cần phải hoàn thành những gì và bỏ qua những gì. Bước đơn giản đó sẽ là nền tảng cho kế hoạch phân bổ nguồn lực của bạn và loại bỏ sự phỏng đoán ngay từ ngày đầu tiên.

Xác định rõ phạm vi dự án để làm cơ sở cho kế hoạch phân bổ ngân sách của bạn.

Xác định những gì được chấp nhận và không được chấp nhận, liệt kê các tiêu chí chấp nhận và chỉ định người chịu trách nhiệm. Phạm vi rõ ràng Ngăn chặn những công việc lén lút làm kéo dài thời gian và thổi phồng ngân sách.

Xây dựng kế hoạch dự án chi tiết với các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ.

Chia nhỏ các nhiệm vụ cần hoàn thành thành các công việc và công việc phụ để bạn có thể phân công thời gian và chỉ định thành viên cụ thể cho nhóm một cách chính xác.

Hãy liên hệ kỹ năng với công việc, chứ không chỉ đơn thuần là liên hệ người với nhiệm vụ.

Xác định đúng kỹ năng cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp tránh tắc nghẽn và đảm bảo các chuyên gia tập trung vào những công việc có giá trị cao.

Điều phối lịch trình giữa các nhóm và nhiều dự án.

Sử dụng lịch dùng chung hoặc chế độ xem dòng thời gian đơn giản. Việc kiểm tra thường xuyên giữa các nhóm giúp ngăn ngừa xung đột và bảo vệ quá trình chuyển giao công việc.

Theo dõi thời gian để cải thiện các ước tính trong tương lai.

Biến phỏng đoán thành dữ liệu. Việc theo dõi thời gian ngắn gọn và nhất quán giúp chính xác hơn các ước tính và giảm thiểu việc làm lại trong các dự án sau này.

Tiến hành đánh giá sau dự án để tinh chỉnh chiến lược phân bổ ngân sách của bạn.

So sánh kế hoạch phân bổ với thực tế, ghi nhận những thiếu hụt về nguồn lực và kỹ năng, và rút kinh nghiệm cho kế hoạch tiếp theo.

“Ghi chép lại các giả định và quyết định để các nhà quản lý có thể đảm bảo các nhóm làm việc ở khâu tiếp theo có được bối cảnh cần thiết.”

• Danh sách kiểm tra: Phân công thành viên nhóm, xác nhận thứ tự và các mối liên hệ phụ thuộc, xác thực các kỹ năng cần thiết.
• Áp dụng các công cụ gọn nhẹ để đẩy nhanh quá trình lập kế hoạch và cải thiện khả năng theo dõi.
• Hãy biến việc đánh giá ngắn gọn thành thói quen để chiến lược phân bổ nguồn lực của bạn được cải thiện qua từng chu kỳ.

Để xem hướng dẫn ngắn gọn về các hoạt động bổ trợ hàng ngày, hãy xem thói quen thay đổi cuộc sống Điều đó củng cố sự cải tiến ổn định.

Áp dụng các công cụ hỗ trợ để phân bổ nguồn lực một cách tự tin

Bản đồ nhiệt và chế độ xem dòng thời gian biến những bảng tính lộn xộn thành các kế hoạch hành động cụ thể. Hãy sử dụng chúng để xem ai đã đặt chỗ và ai còn trống, nhờ đó bạn tránh được tình trạng vội vã đặt chỗ vào phút cuối.

Bản đồ nhiệt về tình trạng sẵn có Cập nhật khi bạn thay đổi nhiệm vụ. Bản đồ của Forecast hiển thị mức độ sử dụng ngay lập tức, giúp bạn giải quyết xung đột trong vài phút mà không cần phải đoán mò.

Chế độ xem dòng thời gian (kiểu Gantt) Làm rõ thứ tự thực hiện và các mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Khi bạn nắm được trình tự các bước, bạn sẽ tránh được các trở ngại và giúp dự án tiến triển thuận lợi.

• Nhanh chóng xác định các thành viên nhóm bị quá tải và rảnh rỗi để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực.
• Sử dụng chế độ xem dòng thời gian để quản lý sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và duy trì thứ tự trong các dự án.
• Áp dụng ước tính bằng AI và Lập lịch tự động để thiết lập thời hạn thực tế dựa trên dữ liệu quá khứ.
• Hãy để phần mềm đề xuất phân bổ nhân sự dựa trên kỹ năng, thời gian rảnh và khối lượng công việc để phân bổ nguồn lực nhanh hơn.

Mosaic và Forecast giúp giảm thiểu công việc thủ công trên bảng tính. Chúng kết nối thông tin giữa các dự án, giúp bạn siết chặt ước tính, nắm bắt các nguồn lực sẵn có giữa tuần và theo dõi ngân sách trong khi phân công nhiệm vụ.

“Những công cụ tốt giúp biến khả năng nắm bắt thông tin thành những quyết định mà bạn có thể hành động ngay lập tức trước khi những vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn.”

Đo lường những yếu tố quan trọng: Mức độ sử dụng, năng lực và sự phù hợp về tài chính.

Hãy đo lường những gì bạn theo dõi: Các chỉ số phù hợp sẽ biến những phỏng đoán thành những lựa chọn rõ ràng cho dự án của bạn.

Bắt đầu với việc tính toán mức độ sử dụng. Tính toán như sau: Tổng số giờ tính phí chia cho Tổng số giờ có sẵnHãy sử dụng tỷ lệ đó để xem ai làm việc hiệu quả và khi nào kế hoạch của bạn khả thi.

Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực để tránh tình trạng phân bổ quá mức hoặc thiếu hụt.

Các công ty hàng đầu nhắm mục tiêu vào khoảng Mức sử dụng có thể tính phí 85%Trong khi đó, các công ty trung bình có con số khoảng 70%. Khoảng cách đó tương đương với khoảng 300 giờ làm việc có thể tính phí thêm mỗi năm cho mỗi chuyên gia tư vấn.

Hãy theo dõi xu hướng. Tỷ lệ sử dụng cao liên tục có thể báo hiệu nhu cầu tuyển dụng. Tỷ lệ sử dụng thấp liên tục có thể có nghĩa là thừa nhân sự hoặc thiếu hụt phạm vi công việc.

Liên kết cơ cấu vai trò với lợi nhuận thông qua quan điểm tài chính của danh mục đầu tư.

Sử dụng báo cáo danh mục đầu tư để liên kết các vai trò nhân sự cấp dưới, cấp trung và cấp cao với lợi nhuận dự án. Cơ cấu vai trò ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí lao động và lợi nhuận ròng.

• Tiến hành xem xét sơ bộ kế hoạch phân bổ để kiểm tra năng lực, tính khả dụng và sự phù hợp với ngân sách trước khi chốt phân bổ.
• Kết hợp các chỉ số quản lý nguồn lực và quản lý dự án để các hoạt động vận hành phù hợp với mục tiêu tài chính.
• Thiết lập chu kỳ hàng quý để tinh chỉnh kế hoạch phân bổ nguồn lực dựa trên số liệu thực tế và cải thiện độ chính xác theo thời gian.

“Theo dõi mức độ sử dụng và chi phí theo từng vai trò để kế hoạch của bạn đảm bảo đúng thời hạn giao hàng và lợi nhuận.”

Mở rộng quy mô phân bổ nguồn lực hiệu quả trên nhiều dự án

Khi nhiều sáng kiến được triển khai cùng lúc, việc nắm rõ ai đang làm việc gì trở nên vô cùng quan trọng. Bạn cần một phương pháp rõ ràng để cân bằng giữa nhu cầu và năng lực, đảm bảo các nhóm luôn làm việc hiệu quả và khỏe mạnh.

Cân bằng khối lượng công việc với phân tích nhu cầu - năng lực sản xuất. Sử dụng các công cụ kiểm tra nhu cầu-năng lực để phát hiện tình trạng quá tải và bảo vệ việc giữ chân nhân viên. Bảng điều khiển và biểu đồ Gantt hiển thị tình trạng sẵn có, kỹ năng và sự phụ thuộc giữa các dự án để bạn có thể điều chuyển nhân sự trước khi xảy ra tắc nghẽn.

Cân bằng khối lượng công việc với phân tích nhu cầu-năng lực

Hãy thường xuyên thực hiện các cuộc kiểm tra ngắn hạn để so sánh khối lượng công việc nhận được với khả năng của nhóm. Điều này giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và duy trì tinh thần làm việc cao.

• So sánh số nhiệm vụ chưa hoàn thành với số giờ làm việc sẵn có cho mỗi nhóm.
• Phát hiện sớm các xung đột và phân công lại bằng cách sử dụng phương pháp ghép cặp dựa trên kỹ năng.
• Liên kết giới hạn ngân sách với năng lực để ưu tiên đúng người được giao.

Chuẩn hóa kế hoạch phân bổ nguồn lực mà không làm mất đi tính linh hoạt.

Tạo một mẫu đơn giản cho việc phân công nhiệm vụ, vai trò và các mốc kiểm tra. Hỗ trợ chỉnh sửa nhanh chóng chỉ với một thao tác chạm để người quản lý có thể điều chuyển nhân viên nhanh mà không cần viết lại kế hoạch.

• Công bố bảng điều khiển và lịch dùng chung để các nhóm có thể tự theo dõi trạng thái.
• Sử dụng phần mềm đề xuất bố trí nhân sự theo kỹ năng và lịch làm việc, sau đó xác nhận lại bằng sự giám sát của con người.
• Thiết lập một chu kỳ định kỳ hàng quý nhẹ nhàng để làm mới chiến lược phân bổ nguồn lực khi các dự án phát triển.

“Khả năng quan sát và nhịp độ lập kế hoạch ngắn hạn sẽ hiệu quả hơn so với các quy tắc cứng nhắc.”

Phần kết luận

Kết thúc bằng một hành động: Hãy chọn một dự án đang triển khai trong tuần này, xác nhận phạm vi dự án, kiểm tra năng lực và ưu tiên giải quyết vấn đề gây cản trở lớn nhất. Quy trình đánh giá một bước này cho phép bạn thấy được lợi ích ngay lập tức mà không tốn nhiều chi phí.

Bạn đã học được cách xác định rõ phạm vi công việc, phân công nhiệm vụ dựa trên kỹ năng và sắp xếp trình tự công việc để giảm thiểu lãng phí và tăng lợi nhuận. Các đội ngũ hàng đầu hướng đến mức độ sử dụng khoảng 85%; việc theo dõi năng lực và ngân sách cùng nhau giúp bảo vệ nhân lực đồng thời cải thiện lợi nhuận.

Sử dụng phần mềm để theo dõi tình trạng sẵn có và đẩy nhanh quyết định phân bổ nhân sự, nhưng vẫn cần sự kiểm tra của con người trước khi hoàn thiện kế hoạch. Chu kỳ xem xét ngắn gọn, thường xuyên sẽ liên kết các tín hiệu tài chính với việc thực hiện và giúp quy trình có thể lặp lại.

Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ, hành động hàng tuần, và bạn sẽ biến việc lập kế hoạch tốt hơn thành những kết quả ổn định, có thể đo lường được cho nhóm và các dự án của mình.