Bạn có thể lên kế hoạch mọi thứ thật tốt.—Với mục tiêu rõ ràng, KPI và sự đồng thuận—nhưng công việc hàng ngày vẫn dần đi chệch hướng so với dự định ban đầu. Những lựa chọn nhỏ tích lũy dần. Theo thời gian, sự lệch hướng đó trở thành tác hại chiến lược, thường không được nhận ra cho đến khi nó khiến bạn mất thời gian và tiền bạc.

Tín hiệu sai lệch thực thi Đây là những dấu hiệu ban đầu cho thấy chiến lược và công việc hàng ngày của bạn đang tách rời nhau. Chúng thể hiện qua việc các nhóm làm việc bận rộn, các ưu tiên không rõ ràng và các chỉ số KPI dao động trước khi sụp đổ hoàn toàn.

Trong phần này, bạn sẽ học cách phát hiện sớm sự lệch hướng, đọc các chỉ số KPI như một hệ thống cảnh báo sớm và tìm ra các sự cố giữa các nhóm. Bạn sẽ hiểu tại sao những ma sát nhỏ lại quan trọng hơn những thất bại rõ ràng và làm thế nào sự suy giảm âm thầm đó lại ảnh hưởng đến kết quả và đà phát triển của doanh nghiệp.

Hãy đọc tiếp để tìm hiểu về phương pháp chẩn đoán thực tế.—Một hướng dẫn ngắn gọn, dạng danh sách, về những điều cần chú ý, lý do tại sao nó xảy ra và những việc cần làm tiếp theo để kế hoạch và việc thực hiện của bạn luôn đồng bộ.

Vì sao sự sai lệch vẫn xảy ra ngay cả khi chiến lược của bạn có vẻ vững chắc?

Ngay cả kế hoạch rõ ràng nhất cũng có thể chệch hướng khi những lựa chọn hàng ngày âm thầm thay đổi quỹ đạo của nó. Việc chuyển hướng có chủ đích là một sự thay đổi rõ ràng, được truyền đạt. Bạn đồng ý, giải thích lý do và điều chỉnh các ưu tiên giữa các nhóm.

Sự trôi dạt chiến lược so với sự chuyển hướng có chủ đích

Trôi dạt Quá trình này diễn ra dần dần và thường có vẻ hợp lý: bạn sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho một sprint, chấp nhận việc mở rộng phạm vi dự án, hoặc phê duyệt một yêu cầu đột xuất. Mỗi lựa chọn riêng lẻ thoạt nhìn có vẻ vô hại. Nhưng khi kết hợp lại, chúng sẽ làm chệch hướng chiến lược của bạn.

Những quyết định thường nhật có thể khiến bạn lạc lối như thế nào

• Hoãn việc phụ thuộc “chỉ trong quý này”.
• Phê duyệt các tính năng tùy ý mà không gắn chúng với mục tiêu chung.
• Các đội địa phương đang tối ưu hóa cho những chiến thắng ngắn hạn thay vì các mục tiêu chung.

Vì sao nhiều tổ chức nhận ra sự thay đổi quá muộn?

Khi bối cảnh được truyền đạt xuống các cấp thấp hơn, cách hiểu sẽ phân tách giữa các cấp bậc trong tổ chức. Ý nghĩa mà các nhà lãnh đạo muốn truyền đạt sẽ trở thành một ý nghĩa khác ở cấp độ nhóm.

“Đến khi bạn nhận ra sự thiếu sót, thường thì đã khoảng 18 tháng trôi qua — khoảng thời gian đủ dài để những sửa chữa nhỏ trở thành những công việc làm lại lớn.”

Khắc phục bằng cách bật chế độ hiển thị liên tục: Theo dõi tiến độ liên tục, không chỉ trong các đợt đánh giá hàng quý, để bạn có thể phát hiện sự sai lệch trong khi việc sửa chữa vẫn dễ dàng.

Những dấu hiệu sai lệch trong quá trình thực thi mà bạn có thể nhận ra trước khi kết quả trở nên tồi tệ.

Bạn có thể phát hiện vấn đề từ sớm bằng cách quan sát xu hướng và hành vi của nhóm, chứ không chỉ dựa vào kết quả cuối cùng. Hãy tìm kiếm những thay đổi nhỏ về mô hình lặp đi lặp lại giữa các đội. Chúng thường xuất hiện khá lâu trước khi mục tiêu bị bỏ lỡ.

Các chỉ số KPI của bạn đang có xu hướng đi sai hướng (ngay cả khi bạn chưa bỏ lỡ mục tiêu nào).

Sự dịch chuyển âm thầm của KPI Đây là hiện tượng thường gặp: đường xu hướng uốn cong trước khi đạt đến mục tiêu. Hãy theo dõi hướng đi, không chỉ các ngưỡng. Một độ dốc giảm nhẹ trong tỷ lệ chuyển đổi hoặc giữ chân khách hàng là một dấu hiệu cảnh báo quan trọng.

Bạn có nhiều "công việc thừa thãi", nhưng kết quả có ý nghĩa lại thấp.

Nhiều cuộc họp hơn, nhiều yêu cầu được xử lý hơn và nhiều lần ra mắt sản phẩm hơn có thể che giấu tác động yếu kém. Nếu tỷ lệ giữ chân khách hàng và chất lượng quy trình bán hàng không được cải thiện, thì hoạt động đang thay thế kết quả.

• Các dự án được triển khai, nhưng các ưu tiên chiến lược lại bị đình trệ.
• Các sáng kiến thường dần xa rời mục đích ban đầu.
• Các ưu tiên sẽ thay đổi nếu thiếu quyết định rõ ràng hoặc thông tin liên lạc hiệu quả.

“Khi các nhóm thiếu một nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy, các giải pháp cục bộ sẽ trở thành vấn đề của toàn công ty.”

Dấu hiệu cảnh báo sớm	Những gì bạn thấy	Tại sao nó quan trọng	Hành động ngay lập tức
Sự dịch chuyển âm thầm của KPI	Xu hướng giảm chậm	Khoảng cách kết quả trước khi đạt mục tiêu	Thiết lập cảnh báo xu hướng và xem xét hàng tuần.
Các kho dữ liệu	Các báo cáo rời rạc giữa các nhóm.	Điểm mù trong hiệu suất	Tập trung các chỉ số chính
Quyền sở hữu không rõ ràng	Phê duyệt chậm, đổ lỗi	Quyết định bị đình trệ; chất lượng giảm sút.	Phân công người chịu trách nhiệm rõ ràng và xác định SLA (Thỏa thuận mức dịch vụ).
Tỷ lệ sử dụng nền tảng thấp	Các công cụ được sử dụng không nhất quán	Mất đi nguồn thông tin duy nhất	Thực thi các tiêu chuẩn và đào tạo

Theo dõi khối lượng công việc và sự hợp tác: Khi các nhóm phải xử lý nhiều dự án hơn khả năng hiện có, sẽ dẫn đến chậm trễ, kiệt sức và các vấn đề về chất lượng. Hãy cải thiện quy trình và giữ cho các ưu tiên chiến lược luôn rõ ràng để công việc thực sự thúc đẩy mục tiêu tiến lên.

Khi các chỉ số KPI "đang cố gắng nói cho bạn biết điều gì đó": hãy đọc dữ liệu như một hệ thống cảnh báo sớm.

Các chỉ số KPI hiếm khi giảm đột ngột — chúng thường giảm trước, và sự giảm đó là tín hiệu để bạn xem xét kỹ hơn. Hãy coi bảng điều khiển của bạn như công cụ quản lý chủ động, chứ không phải là báo cáo hàng tháng. Tập trung vào một vài chỉ số liên quan trực tiếp đến các ưu tiên và mục tiêu chiến lược của bạn.

Tập trung vào các chỉ số KPI thực sự.

Ít hơn lại tốt hơn. Hãy chọn một nhóm nhỏ các chỉ số KPI thể hiện tác động đến khách hàng, mức độ chấp nhận và tốc độ triển khai. Bỏ qua những chỉ số ảo không làm thay đổi quyết định.

Ngưỡng can thiệp kích hoạt hành động

• Màu vàng: Đánh giá nhóm trong vòng 72 giờ.
• Màu cam: Thông báo cho bộ phận và phân bổ lại nguồn lực trong vòng một tuần.
• Màu đỏ: xem xét lại và can thiệp chiến lược ngay lập tức.

Theo dõi xu hướng trong bối cảnh các biến động hàng quý.

Hãy chuyển sang xem dữ liệu theo tuần hoặc liên tục để phát hiện sớm các xu hướng giảm. Các chỉ báo hàng đầu như thời gian chu kỳ, tỷ lệ chuyển đổi và tỷ lệ khách hàng rời bỏ thường cảnh báo bạn trước khi doanh thu giảm.

Sử dụng trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể phát hiện ra các mô hình và mối tương quan ẩn mà con người bỏ sót. Hiện nay, khoảng 421.000 công ty sử dụng AI trong hoạt động để phát hiện sự sai lệch và liên kết hiệu suất hoạt động với kết quả kinh doanh.

“Khi các chỉ số đáng tin cậy thúc đẩy hành động, quá trình ra quyết định sẽ được đẩy nhanh và sự đồng thuận được duy trì.”

Kiểm tra thực trạng danh mục đầu tư: Các sáng kiến của bạn có phù hợp với các ưu tiên chiến lược không?

Hãy nhanh chóng kiểm tra thực trạng danh mục đầu tư để xem những sáng kiến nào thực sự thúc đẩy chiến lược của bạn. Các dự án mới thường được đưa vào quy trình làm việc của bạn mà không trải qua bài kiểm tra sự phù hợp nghiêm ngặt. Theo thời gian, điều đó tạo ra nhiều hạng mục đang hoạt động trông có vẻ hiệu quả nhưng lại không mang lại nhiều kết quả thực tế.

Các dự án không phù hợp Tạo ra rất nhiều cập nhật trạng thái, ra mắt sản phẩm và phiếu yêu cầu. Tuy nhiên, các ưu tiên chiến lược bị đình trệ vì ngân sách, nhân tài và sự chú ý của lãnh đạo lại tập trung vào những vấn đề không đúng chỗ.

Các dự án không phù hợp làm lãng phí nguồn lực trong khi vẫn trông có vẻ hiệu quả.

Sự lãng phí xảy ra theo ba cách. Thứ nhất, ngân sách bị lãng phí vào những công việc có tác động yếu. Thứ hai, những người có năng lực bị phân tán sự tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị thấp hơn. Thứ ba, các nhà lãnh đạo dành thời gian để đàm phán lại các ưu tiên thay vì hướng dẫn kết quả.

Những điều cần lưu ý trong các đánh giá danh mục đầu tư định kỳ

• Hãy gắn kết mọi dự án với mục tiêu và kết quả mong đợi.
• Kiểm tra phạm vi hiện tại so với mục đích ban đầu; hiện tượng trôi lệch cờ.
• Xác định những sáng kiến "ma" chỉ tồn tại nhờ động lực chứ không phải hiệu quả thực tế.

Bộ lọc quyết định để đảm bảo các sáng kiến mới luôn gắn liền với mục tiêu.

Trước khi phê duyệt công việc, cần có sự liên kết trực tiếp với mục tiêu, tác động có thể đo lường được, kiểm tra năng lực và các mối phụ thuộc rõ ràng. Thêm điều khoản cụ thể "những việc chúng ta sẽ ngừng làm" để giải phóng nguồn lực và bảo toàn tính toàn vẹn của kế hoạch.

Khả năng hiển thị rất quan trọng: Hãy sử dụng cách nhìn tổng quan về danh mục đầu tư để làm rõ các sự đánh đổi, nhờ đó các ưu tiên không bị thay đổi âm thầm thông qua việc tiếp nhận thông tin tùy tiện. Khi quản trị nhất quán, tổ chức của bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho việc đàm phán lại và nhiều thời gian hơn cho việc mang lại kết quả.

Để biết các ví dụ về khuôn khổ và quản trị, hãy xem hướng dẫn này về... sự phù hợp chiến lược.

Giao tiếp, sự chia rẽ nội bộ và luồng thông tin: nơi mà sự đồng thuận bị phá vỡ đầu tiên.

Khi sự rõ ràng bị lung lay, kế hoạch sẽ thay đổi mà không cần ai nói ra. Khi thông điệp lan truyền trong một tổ chức, mỗi lớp sẽ đơn giản hóa và diễn đạt lại ý định ban đầu. Điều đó làm thay đổi cách các nhóm hành động và những gì họ đo lường.

Chiến lược bị bóp méo như thế nào ở các cấp độ khác nhau

Mỗi nhà quản lý đều diễn giải chiến lược sao cho phù hợp với ưu tiên của họ. Từ ngữ được rút gọn, phạm vi bị thu hẹp và bối cảnh bị mất đi.

Theo thời gian, các nhóm khác nhau sẽ thực hiện các phiên bản khác nhau của cùng một mục tiêu.

Điều này cho thấy các đội của bạn đang tối ưu hóa cục bộ thay vì cùng nhau giành chiến thắng.

Bạn có thể thấy các nhóm đạt được các chỉ số cục bộ trong khi hiệu suất của công ty bị đình trệ. Quá trình chuyển giao công việc thất bại khi các nhóm sử dụng các định nghĩa khác nhau về thành công.

Các báo cáo trùng lặp, tiến độ không nhất quán và những thay đổi bất ngờ gây ra việc phải làm lại và chậm trễ.

Vì sao việc có một nguồn thông tin duy nhất giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và công việc phải làm lại?

Hơn một nửa số tổ chức phải đối mặt với tình trạng dữ liệu bị phân tán, gây cản trở việc có được cái nhìn tổng thể (KPMG).

Một nền tảng tập trung và các định nghĩa rõ ràng. Hãy để mọi người cùng xem dữ liệu và các ưu tiên giống nhau. Điều đó thúc đẩy sự hợp tác, tăng tốc độ hoàn thành công việc và giảm thiểu công việc trùng lặp.

Vấn đề	Những gì bạn thấy	Tác dụng	Khắc phục nhanh
Các kho dữ liệu	Các báo cáo mâu thuẫn	Điểm mù, sự chậm trễ	Tập trung kho lưu trữ
Sự chuyển giao bị gián đoạn	Bỏ lỡ hạn chót	Làm lại, chi phí cao hơn	Chuẩn hóa quy trình
Tối ưu hóa cục bộ	Các nhóm đạt được KPI của riêng mình.	Các mục tiêu của công ty bị đình trệ	Điều chỉnh các chỉ số phù hợp với chiến lược
Giao tiếp kém	Những thay đổi bất ngờ	Lỗi phụ thuộc	Bảng điều khiển và nhịp độ được chia sẻ

Văn hóa và khả năng lãnh đạo cho thấy các nhóm của bạn không thể duy trì sự đồng bộ.

Một nền văn hóa lành mạnh giúp các mục tiêu chiến lược trở nên gần gũi hơn, chứ không chỉ là những dòng chữ khô khan trên slide của công ty. Khi thiếu đi sự kết nối đó, kế hoạch của bạn sẽ lệch hướng vì những lựa chọn hàng ngày bỏ qua lý do tại sao.

Thiếu sự đồng thuận khi các mục tiêu có vẻ như được áp đặt từ cấp trên hoặc không liên quan đến công việc hàng ngày.

Việc mua hàng có vẻ đơn giản trên thực tế: Nhân viên của bạn có thể giải thích lý do, thấy được mối liên hệ giữa công việc hàng ngày với mục tiêu và hiểu rõ những sự đánh đổi khi các ưu tiên thay đổi.

Chỉ có 161% nhân viên hiểu rõ các ưu tiên và mục tiêu của công ty. Sự thiếu rõ ràng này là vấn đề về lãnh đạo, chứ không phải là lỗi của nhân viên.

Thiếu tin tưởng, thiếu sự công nhận và cản trở việc thực thi chiến lược.

Khi sự công nhận hiếm hoi và uy tín thấp, mọi người sẽ ngừng nêu ra các rủi ro từ sớm. Việc âm thầm giữ kín thông tin đó sẽ đẩy nhanh sự lệch hướng và gây tổn hại cho các nhóm.

“Việc thu hút mọi người tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu sẽ thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và giảm thiểu những bất ngờ tốn kém, gây chậm trễ.”

Tích hợp việc củng cố chiến lược vào các quyết định hàng ngày.

• Hãy sử dụng các tiêu chí quyết định rõ ràng để các nhà lãnh đạo và đội nhóm cùng lựa chọn những sự đánh đổi giống nhau.
• Hãy yêu cầu các nhóm cùng nhau xây dựng mục tiêu—điều này có thể nâng cao năng suất lên khoảng 12%.
• Cập nhật thông tin ngắn gọn, dễ thấy: “Điều gì quan trọng ngay bây giờ và tại sao?”

Vấn đề	Những gì bạn thấy	Khắc phục nhanh
Mục tiêu từ trên xuống dưới	Lăn mắt; tuân thủ thụ động	Cùng nhau xây dựng mục tiêu với nhân viên
Mức độ nhận thức thấp	Mọi người thường giấu tin xấu.	Sự đánh giá thường xuyên, công khai
Sự đánh đổi không rõ ràng	Ưu tiên bị lẫn lộn	Công bố các tiêu chí quyết định và ví dụ.

Các dấu hiệu cảnh báo về hoạt động: lỗ hổng trong kế hoạch thực hiện, thiếu hụt nguồn lực và điểm yếu trong việc theo dõi.

Các vấn đề về vận hành bắt đầu khi các mục tiêu lớn thiếu một kế hoạch rõ ràng cho công việc hàng ngày. Bạn có thể có những mục tiêu rõ ràng, nhưng nếu thiếu các mốc thời gian, người chịu trách nhiệm, các yếu tố phụ thuộc và ghi chú rủi ro, các nhóm không thể biến kế hoạch thành hành động phối hợp.

Không có kế hoạch rõ ràng nào liên kết các mục tiêu với các mốc thời gian, vai trò và rủi ro.

Khoảng cách được giải thích: Các mốc thời gian bị thiếu, vai trò không rõ ràng, và không ai chịu trách nhiệm về các yếu tố phụ thuộc quan trọng. Điều đó dẫn đến việc phải làm lại và xung đột ưu tiên.

Nguồn lực không đủ và những trở ngại phát sinh sau đó.

Thiếu nguồn lực thể hiện qua sự chậm trễ trong phê duyệt, thiếu hụt kỹ năng chủ chốt và công nghệ lỗi thời. Việc liên tục chuyển đổi ngữ cảnh làm mất tập trung và làm chậm tiến độ.

Việc theo dõi tiến độ mang tính phản ứng thay vì có cấu trúc và liên tục.

Khi chỉ xem xét dữ liệu trong các cuộc họp hàng quý, bạn sẽ chỉ phát hiện ra vấn đề sau khi chúng đã ảnh hưởng đến hiệu suất. Các nhóm quá tải với số lượng dự án nhiều hơn khả năng hiện có (khoảng 301 dự án/tấn công/dự án), dẫn đến chậm trễ, kiệt sức và sai sót.

• Hãy thiết lập một lịch trình kiểm tra tình trạng và xu hướng hàng ngày/hàng tuần/hàng quý.
• Phân công người chịu trách nhiệm rõ ràng và thiết lập các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) để giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
• Cân bằng lại các ưu tiên và nguồn lực để bảo vệ chất lượng và thời gian.

“Hãy điều chỉnh chi tiết kế hoạch, phân bổ nguồn lực phù hợp và theo dõi liên tục — khi đó các vấn đề sẽ không còn âm thầm phát triển nữa.”

Thay đổi thực tiễn: Hãy tinh gọn kế hoạch, giảm bớt các ưu tiên cạnh tranh và bổ sung các hệ thống đơn giản để các nhóm của bạn có thể tập trung vào những công việc thực sự giúp cải thiện hiệu suất.

Làm thế nào để khắc phục sự sai lệch nhanh chóng bằng các hệ thống và công cụ hiện đại?

Cách nhanh nhất để ngăn chặn sự lệch hướng chiến lược Mục tiêu là cung cấp cho mọi nhóm cùng một bức tranh cập nhật liên tục về các ưu tiên. Bắt đầu từ những việc nhỏ, hành động nhanh chóng và sử dụng công nghệ để loại bỏ những điểm mù, nhờ đó bạn có thể khắc phục vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

Tập trung thu thập dữ liệu để loại bỏ những điểm mù trong toàn bộ nhóm.

Kết hợp dữ liệu kỹ thuật và dữ liệu kinh doanh. Một kho dữ liệu duy nhất giúp loại bỏ các quan điểm phiến diện và ngăn cản việc đưa ra quyết định dựa trên thông tin không đầy đủ.

Sử dụng bảng điều khiển động để có cái nhìn tổng quan theo thời gian thực (không phải báo cáo tĩnh).

Bảng điều khiển động hiển thị vị trí hiện tại của bạn, chứ không chỉ vị trí trước đó. Khả năng hiển thị theo thời gian thực này giúp bạn theo dõi các mối liên hệ phụ thuộc, xu hướng KPI và tiến độ các sáng kiến.

Tự động hóa cảnh báo để các sai lệch được phát hiện ngay lập tức.

Thiết lập cảnh báo dựa trên sự thay đổi xu hướng, không chỉ khi không đạt được mục tiêu. Chuyển tiếp cảnh báo đến người chịu trách nhiệm cụ thể kèm theo hành động tiếp theo để nhận được phản hồi nhanh chóng và có trách nhiệm.

Tiến hành đánh giá sức khỏe chiến lược và các vòng phản hồi.

Hãy biến việc đánh giá sức khỏe thành một quy trình định kỳ: xem xét các sáng kiến, cân bằng lại nguồn lực và xác nhận các ưu tiên. Thêm một vòng phản hồi để các nhóm tuyến đầu có thể nhanh chóng phát hiện rủi ro và nhận được câu trả lời từ lãnh đạo.

Tăng cường việc sử dụng nền tảng để các công cụ thực sự thúc đẩy sự hợp tác và lợi tức đầu tư (ROI).

Nếu mọi người quay trở lại thói quen cũ, hãy đơn giản hóa quy trình làm việc, đào tạo theo vai trò và thiết lập các tiêu chuẩn sử dụng tối thiểu. Việc áp dụng tốt sẽ giúp duy trì độ tin cậy của thông tin và cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm cũng như hiệu suất làm việc.

Phần kết luận

Hãy ngăn chặn sự suy giảm dần dần bằng cách coi việc điều chỉnh là một công việc liên tục, chứ không phải là một việc cần hoàn thành mỗi quý.

Hãy chú ý đến những dấu hiệu cốt lõi: sự lệch hướng xu hướng KPI, sự gia tăng đột ngột các sáng kiến, luồng thông tin bị gián đoạn, sự phân công trách nhiệm không rõ ràng, sự quá tải về năng lực và tỷ lệ sử dụng công cụ thấp. Đây là những cảnh báo sớm cho thấy mục tiêu và công việc hàng ngày của bạn đang đi chệch hướng.

Việc cần làm tiếp theo: Chọn ra một vài chỉ số KPI thực sự quan trọng và thiết lập ngưỡng, tiến hành đánh giá danh mục đầu tư tập trung, xây dựng một nguồn dữ liệu duy nhất đáng tin cậy và tự động hóa cảnh báo để các nhóm có thể hành động nhanh chóng. Những thay đổi này giúp bảo vệ hiệu suất và giải phóng thời gian cho sự phát triển.

Khi việc thực thi phù hợp với chiến lược, bạn sẽ loại bỏ được công việc lãng phí, đẩy nhanh tiến độ phối hợp giữa các bộ phận và tạo ra kết quả tích lũy theo thời gian. Những nhà lãnh đạo hành động ngay từ những dấu hiệu đầu tiên sẽ tránh được sự trì trệ tốn kém và kéo dài, đồng thời giữ cho tổ chức luôn hướng đến một mục tiêu chung.

Hãy thực hiện một bước trong tuần này: Xem lại mục tiêu của bạn, xác nhận người chịu trách nhiệm và thiết lập một cải tiến giám sát duy nhất. Để biết thêm thông tin ngắn gọn về chi phí và cách khắc phục sự cố do sai lệch, hãy xem bài viết này về chi phí ẩn của sự sai lệch: chi phí và phục hồi.