Liệu việc thay đổi thói quen làm việc hàng ngày có thể giúp nhóm của bạn làm việc nhanh hơn, vui vẻ hơn và năng suất hơn không?

Tại Mỹ, bạn luôn phải chịu áp lực phải mang lại giá trị nhanh hơn. Hệ thống phân cấp lỗi thời làm chậm quá trình ra quyết định và cản trở việc làm chủ. Chỉ khoảng 301.000 chương trình chuyển đổi đạt được mục tiêu, vì vậy bạn cần những bước đi thiết thực để biến ý định thành kết quả.

Phần giới thiệu này trình bày một kế hoạch hành động rõ ràng: xác định phạm vi quyết định, tạo sự rõ ràng về vai trò, phân công các nhóm ổn định và loại bỏ các rào cản để mọi người có thể tập trung vào thành công.

Khi bạn đặt ra các mục tiêu rõ ràng và quy trình hoạt động đơn giản, năng suất và hiệu quả sẽ tăng lên mà không làm mất đi tính trách nhiệm. Vai trò lãnh đạo chuyển từ kiểm soát sang hỗ trợ, trong đó các nhà quản lý đóng vai trò là người hướng dẫn, dẫn dắt quá trình đạt được kết quả.

Trong các thiết kế tổ chức hiện đại, các phương pháp linh hoạt hơn thay thế cho quy trình chuyển giao chậm chạp và văn hóa cứng nhắc. Bạn sẽ nhận được một lộ trình phù hợp với tổ chức của mình và giúp thay đổi bền vững hơn, nơi mà các nỗ lực trước đây đã bị đình trệ.

Vì sao quyền tự chủ của nhóm lại quan trọng trong môi trường làm việc tại Mỹ hiện nay?

Sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ và sở thích của khách hàng buộc các công ty phải suy nghĩ lại cách thức làm việc. Sự gián đoạn thị trường và tốc độ đổi mới nhanh hơn rút ngắn chu kỳ lập kế hoạch. Điều đó khiến cho việc phê duyệt chậm và các quy trình ra quyết định riêng lẻ trở nên tốn kém và cản trở sự phát triển.

Từ sự gián đoạn đến việc cung cấp sản phẩm: mối liên hệ giữa công nghệ tự động hóa với năng suất và tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường.

Tự chủ Phương pháp này rút ngắn con đường từ ý tưởng đến khách hàng bằng cách đưa ra quyết định gần hơn với những người trực tiếp thực hiện công việc. Khi nhân viên có thể quyết định các vấn đề thường nhật, tốc độ triển khai sẽ nhanh hơn và thời gian chu kỳ giảm xuống. Thử nghiệm nhanh hơn đồng nghĩa với việc học hỏi nhanh hơn và sự phù hợp giữa sản phẩm và thị trường rõ ràng hơn.

• Quyền quyết định rõ ràng cộng với trách nhiệm giải trình — tự do trong một môi trường nhẹ nhàng kết cấu.
• Không phải là "mọi thứ đều được phép": các nhà lãnh đạo vẫn hướng dẫn, huấn luyện và loại bỏ các trở ngại.
• Quản trị tối thiểu: phạm vi quyết định, mục tiêu có thể đo lường và nhịp độ đơn giản.

Tóm lại, thay đổi có chủ đích giúp giảm thiểu sự chậm trễ, điều chỉnh nỗ lực phù hợp với nhu cầu của khách hàng và giúp công ty bạn phát triển nhanh hơn mà không gây ra sự hỗn loạn.

Lựa chọn cấu trúc phù hợp: Các cấp độ và mô hình tạo điều kiện cho sự tự chủ

Các kết cấu Sự lựa chọn của bạn sẽ quyết định ai đưa ra các quyết định thường nhật và quy trình làm việc diễn ra như thế nào. Hãy so sánh các lựa chọn với rủi ro, nhu cầu của khách hàng và văn hóa mà bạn muốn xây dựng để mô hình phù hợp với công ty và môi trường làm việc của bạn.

Hiểu về các cấp độ tự chủ

Hãy bắt đầu bằng cách phân loại bốn cấp độ: quản lý truyền thống, tự quản lý, tự định hướng và không có người lãnh đạo. Phương pháp quản lý truyền thống tập trung quyền quyết định vào tay người quản lý. Các nhóm tự quản lý xử lý các công việc hàng ngày trong phạm vi giới hạn rõ ràng. Các đơn vị tự định hướng định hình vai trò và theo đuổi mục tiêu với mức độ tự do cao. Các nhóm không có người lãnh đạo chia sẻ quyền hạn một cách không chính thức dựa trên chuyên môn.

Các tổ chức liên kết và hợp tác ngang hàng

Các tổ chức theo mô hình mạng lưới dựa vào sự hợp tác ngang hàng và trách nhiệm chung. Rendanheyi của Haier cho thấy cách hàng trăm doanh nghiệp siêu nhỏ vận hành với mô hình quản lý lợi nhuận và làm việc nhóm xuyên mạng lưới. Mô hình này cho phép những người gần gũi với khách hàng đưa ra quyết định trong khi vẫn duy trì sự phối hợp ở cấp độ công ty.

Các nhóm linh hoạt, mô hình quản trị Holacracy và các ví dụ thực tế.

Các nhóm và đội Agile sử dụng các chi hội và hội nhóm để lan tỏa kiến thức. Việc LEGO áp dụng SAFe đã giảm đáng kể thời gian giao hàng bằng cách đồng bộ hóa các sprint và kế hoạch PI.

Holacracy và các nhóm nhỏ giúp làm rõ vai trò và thiết lập các quy trình quản trị. Mô hình do điều dưỡng viên dẫn dắt của Buurtzorg là một ví dụ thực tế mạnh mẽ, cho thấy các nhóm nhỏ mang lại kết quả tốt hơn mà không cần nhiều tầng lớp quản trị phức tạp.

• Cấp độ bản đồ để bạn có thể chọn được sản phẩm phù hợp nhất.
• Xác định vai trò và ai có thể đưa ra quyết định ở mỗi cấp độ.
• Phi công nhỏ và điều chỉnh dựa trên cách các nhà lãnh đạo và mọi người cảm nhận về sự thay đổi.

Quản lý quyền tự chủ của nhóm: Hướng dẫn từng bước

Khi bạn xác định rõ ràng quyền quyết định, công việc hàng ngày sẽ không còn bị tắc nghẽn nữa.

Thiết lập các giới hạn quyết định. Xác định rõ ai có thể đưa ra quyết định, họ phải sử dụng dữ liệu nào và khi nào cần báo cáo lên cấp trên. Sử dụng ma trận quyết định đơn giản để mọi người đều biết phạm vi quyền hạn và các yếu tố kích hoạt việc báo cáo lên cấp trên.

Tạo sự rõ ràng về vai trò và phân công nhiệm vụ ổn định. Viết mô tả vai trò thể hiện rõ sự tương tác giữa các trách nhiệm trong quá trình bàn giao công việc. Phân công các nhóm ổn định để các thành viên có thể trau dồi kỹ năng, xây dựng tinh thần trách nhiệm và nâng cao hiệu suất theo thời gian.

Phân quyền kèm theo nguồn lực.

Cung cấp ngân sách, công cụ và quyền truy cập để việc thực hiện không bị đình trệ do chờ phê duyệt. Đào tạo các nhà lãnh đạo để họ tài trợ cho các thử nghiệm và loại bỏ các rào cản làm chậm quá trình ra quyết định.

Cài đặt nhịp điệu vận hành

Sử dụng các chu kỳ sprint, lập kế hoạch PI và các cuộc họp quản trị minh bạch để theo dõi tiến độ và nhanh chóng giải quyết các vấn đề vướng mắc. Các mẫu như RACI và ma trận quyết định giúp việc áp dụng lặp lại trở nên đơn giản.

Ví dụ điển hình

Một nhà sản xuất bia toàn cầu đã sử dụng các nhiệm vụ nhất quán và ý tưởng "Đội ngũ của các đội" của McChrystal Group - mục đích chung, sự tin tưởng, nhận thức chung, thực thi được trao quyền - để đẩy nhanh các quyết định ở cấp địa phương.

Nhiều tháng phát triển kỹ năng lãnh đạo đã giúp cải thiện khả năng huấn luyện, giải quyết xung đột và quản lý thay đổi. Các lãnh đạo cấp cao đã phân công nhiệm vụ nhiều hơn, giảm thiểu tắc nghẽn và tăng năng suất.

• Ranh giới quyết định rõ ràng để mọi người biết khi nào nên hành động và khi nào nên leo thang vấn đề.
• Các vai trò được xác định và các nhiệm vụ ổn định để phát triển quyền sở hữu.
• Ủy quyền kèm theo nguồn lực để tạo điều kiện cho việc thực thi hiệu quả.
• Nhịp hoạt động Những vấn đề bề nổi và hiệu suất hoạt động được hiển thị rõ ràng.

Để có các mẫu và quy trình thực tế, hãy xem phần [liên kết đến các mẫu và quy trình]. cẩm nang kỹ thuật Điều chỉnh các nghi lễ và công cụ quản trị sao cho phù hợp với tổ chức của bạn.

Lãnh đạo theo cách khác biệt: Kỹ năng và hành vi giúp khai phá tiềm năng của các đội nhóm tự chủ

Những nhà lãnh đạo hiệu quả định hình những thói quen giúp mọi người đưa ra những quyết định sáng suốt gắn liền với công việc của họ. Bạn hướng dẫn nhiều hơn và ra lệnh ít hơn. Sự thay đổi này giúp xây dựng sự tự tin và đẩy nhanh tiến độ công việc.

Lãnh đạo một cách thầm lặng: hướng dẫn, cố vấn và tránh can thiệp quá sâu vào từng chi tiết nhỏ.

Bạn thực hành phong cách lãnh đạo thầm lặng bằng cách loại bỏ các rào cản, cung cấp nguồn lực và đặt ra các câu hỏi định hướng. Điều này giúp nhân viên chủ động hơn trong công việc và phát triển lên những vai trò mới.

Xây dựng lòng tin tương hỗ: giám sát rủi ro, khuyến khích điều chỉnh hướng đi và tôn vinh thành quả đạt được.

Niềm tin là một quá trình hai chiều. Bạn cần đặt ra mục tiêu rõ ràng, giám sát rủi ro mà không can thiệp quá sâu, và điều chỉnh hướng đi khi cần thiết. Hãy tôn vinh tinh thần trách nhiệm để mọi người cảm thấy an toàn khi thử nghiệm các ý tưởng.

Vai trò của bộ phận Nhân sự: điều chỉnh hiệu suất, khen thưởng và phát triển phù hợp với kết quả của nhóm.

Nhân sự Cần thiết kế lại hệ thống đánh giá, khen thưởng và lộ trình học tập để khuyến khích sự hợp tác và phản hồi liên tục. Đồng bộ hóa mục tiêu và thước đo với kết quả nhóm để thúc đẩy sự gắn kết và phát triển của nhân viên.

• Thực hành huấn luyện: Nâng cao kỹ năng phản hồi và giải quyết xung đột của các nhà quản lý.
• Phân bổ quyết định: Tạo điều kiện cho nhân viên được lãnh đạo và học hỏi.
• Hãy giữ cho các nghi lễ đơn giản: Các buổi họp ngắn hàng ngày, trình diễn sản phẩm và đánh giá sau mỗi buổi học giúp công việc được minh bạch và các quyết định được đưa ra rõ ràng.

Tránh những sai lầm thường gặp và chỉ đo lường những điều thực sự quan trọng.

Các quy định rõ ràng và phản hồi trung thực giúp ngăn ngừa những phi công tiềm năng thất bại khi công ty mở rộng quy mô. Hãy bắt đầu bằng cách nêu rõ những thách thức chính để bạn có thể hành động nhanh chóng.

Tự chủ mà thiếu sự rõ ràng

Khi vai trò và phạm vi quyết định không rõ ràng, các hệ thống phân cấp ngầm sẽ xuất hiện và làm chậm tiến độ công việc. Hãy xác định rõ ai có thể đưa ra quyết định và thiết lập các mục tiêu chung. Xác định rõ các kênh giao tiếp để các thành viên biết rõ giới hạn và trách nhiệm của mình.

Ngữ cảnh quan trọng hơn việc sao chép và dán.

Không phải mô hình nào cũng phù hợp với công việc được quy định hoặc các chức năng hỗ trợ. Cần điều chỉnh phương pháp tiếp cận cho các dự án đa chức năng, nhu cầu tuân thủ và hoạt động tương tác với khách hàng. Thử nghiệm với một giả thuyết rõ ràng và điều chỉnh trước khi triển khai rộng rãi.

Các tiêu chí đánh giá thành công

Theo dõi các chỉ số quan trọng: mức độ gắn kết, sự gắn kết của nhân viên, thời gian chu kỳ, độ trễ quyết định, chất lượng và hiệu suất tổng thể. Liên kết các chỉ số với hành vi — giảm thiểu các trường hợp leo thang, tăng cường giải quyết vấn đề do thành viên chủ động và các vòng lặp học tập liên tục.

• Ngăn ngừa hiện tượng trôi dạt: Xác định vai trò, phạm vi quyết định và mục tiêu chung.
• Ảnh hưởng bề mặt: Luân phiên người điều phối và xem xét các mô hình quyết định để đảm bảo tính công bằng.
• Tỷ lệ được tính toán cẩn thận: Chuẩn hóa nhịp độ, làm rõ giao diện và điều chỉnh các khoản thưởng phù hợp với hiệu suất của nhóm.

Hãy làm cho thành công trở nên rõ ràng: Hãy cùng nhau tôn vinh những cải tiến về năng suất và môi trường làm việc lành mạnh hơn để mọi người thấy được sự minh bạch và trách nhiệm giải trình thúc đẩy những kết quả thực tế.

Phần kết luận

Lợi ích bền vững sẽ đạt được khi bạn kết hợp việc xác định rõ ràng các giới hạn quyết định với sự phát triển nhất quán. Xác định rõ ai có quyền quyết định việc gì, ổn định các thành viên và cung cấp cho các nhà lãnh đạo sự hướng dẫn và nguồn lực để giúp mọi người phát triển.

Tập trung quyền tự chủ vào kết quả. Như vậy, hiệu suất, tốc độ và sự tin tưởng sẽ được cải thiện mà không làm giảm trách nhiệm giải trình. Đồng bộ hóa bộ phận nhân sự, chế độ đãi ngộ và hoạt động đào tạo để củng cố những mục tiêu đó.

Hãy chọn mô hình phù hợp với tổ chức của bạn, bắt đầu từ quy mô nhỏ và tinh chỉnh dần thông qua học hỏi và hợp tác. Theo dõi một vài chỉ số quan trọng và ăn mừng những thành công để duy trì động lực.

Để được hướng dẫn thực tế về cách xây dựng sự tự do đi kèm với quyền sở hữu, hãy xem hướng dẫn ngắn gọn này về việc thúc đẩy quyền tự chủ tại nơi làm việc: sức mạnh của sự tự chủ.