quản lý ra quyết định giờ đây là một kỹ năng cốt lõi cho các nhà lãnh đạo và đội ngũ, những người phải hành động nhanh chóng mà không làm giảm chất lượng. Bạn có thể nhận ra những thay đổi nhỏ giúp biến những lựa chọn vội vã thành kết quả tốt hơn không?

Hiện tại, tốc độ và sự rõ ràng định hình cách một doanh nghiệp thích ứng với sự thay đổi. Nghiên cứu liên kết cách thức đưa ra lựa chọn với hiệu suất: Bain phát hiện ra mối tương quan 95% giữa hiệu quả quyết định và kết quả tài chính, và việc thực thi chiến lược hiệu quả đã mang lại gần 6% lợi nhuận. McKinsey báo cáo rằng nhiều nhà quản lý lãng phí thời gian, trong khi Dự án Aristotle của Google nhấn mạnh sự an toàn về mặt tâm lý là một lợi thế cấp độ nhóm.

Bạn sẽ nhận được một phương pháp tiếp cận ngắn gọn, từng bước: xác định vấn đề, thu thập thông tin vừa đủ, tạo ra các phương án thay thế nhanh chóng, cân nhắc các lựa chọn, cam kết và giám sát bằng các vòng lặp học tập. Hướng dẫn này giới thiệu các công cụ gọn nhẹ như phân tích tiền xử lý và lưới tác động chi phí, đồng thời giải thích cách tính đa dạng của nhóm và thói quen lãnh đạo lành mạnh hỗ trợ tư duy tốt hơn dưới áp lực.

Sử dụng các chiến lược này như hướng dẫn, không phải là sự đảm bảo. Bạn được khuyến khích điều chỉnh phương pháp cho phù hợp với bối cảnh, đo lường kết quả và tham khảo ý kiến chuyên gia khi cần để tổ chức của bạn có thể học hỏi nhanh hơn và xây dựng thành công lâu dài.

Tại sao việc quản lý ra quyết định lại quan trọng ngay lúc này

Áp lực hành động nhanh hơn đang định hình lại cách các nhà lãnh đạo ưu tiên công việc và phân bổ sự chú ý. Bạn có nhiều lựa chọn hơn, ít thời gian hơn và nhiều dữ liệu hơn trước đây. Nghiên cứu của Bain liên kết kết quả tốt hơn với những lựa chọn mạnh mẽ hơn: mối tương quan 95% với kết quả tài chính và lợi nhuận cao hơn khoảng 6% cho các công ty xuất sắc trong việc thực thi chiến lược.

Áp lực hiện nay: tốc độ, rủi ro và quá tải thông tin

Thị trường thay đổi nhanh chóng. Công nghệ mới và nhu cầu của các bên liên quan làm tăng rủi ro và tác động của sự chậm trễ lên hoạt động. McKinsey báo cáo rằng nhiều giám đốc điều hành nghi ngờ về chất lượng quyết định; các tổ chức thường lãng phí thời gian vào những công việc có giá trị thấp.

Ý định tìm kiếm và kết quả của người đọc: những gì bạn sẽ đạt được từ hướng dẫn này

Hướng dẫn này giúp bạn phân loại những lựa chọn nào cần tập trung sâu và những lựa chọn nào có thể được điều chỉnh nhẹ nhàng hơn. Bạn sẽ học cách lọc thông tin, giảm thiểu việc chỉnh sửa và làm rõ quyền sở hữu để doanh nghiệp của bạn đạt được kết quả ổn định hơn.

• Ưu tiên nhanh chóng: dành thời gian khan hiếm của bạn vào việc có tác động cao nhất.
• Xác định vấn đề: nhanh chóng tìm ra hướng đi có thể kiểm tra được.
• Sử dụng các mẫu đơn giản: chu kỳ ngắn hơn từ lựa chọn đến hành động.
• Cải thiện thói quen lãnh đạo: lắng nghe và minh bạch giúp tăng tốc độ thu hút.

Đây là hướng dẫn có thể thay đổi, không phải là giải pháp chung. Hãy coi mỗi công cụ như một lời nhắc mà bạn có thể điều chỉnh theo bối cảnh của mình và xem lại như một cẩm nang thực tế theo phong cách blog trước các cuộc họp quan trọng.

Làm thế nào để đưa ra quyết định nhanh hơn và tốt hơn dưới áp lực

Khi áp lực tăng cao, một quy trình rõ ràng sẽ giúp nhóm của bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất. Sử dụng một lộ trình ngắn, có thể lặp lại để bạn chuyển từ vấn đề sang hành động mà không làm giảm chất lượng.

Hãy làm theo những bước thực tế này để hướng dẫn, không phải để đảm bảo. Tùy chỉnh từng mục theo bối cảnh của bạn và theo dõi kết quả để bạn học nhanh.

1. Nêu vấn đề: Đặt tên cho vấn đề, liệt kê các mục tiêu, đặt ra giới hạn và chọn một thước đo thành công.
2. Thu thập thông tin vừa đủ: Lấy kết quả nội bộ gần đây, quét nhanh bên ngoài và các nỗ lực trước đó để tránh tình trạng phân tích bị gián đoạn.
3. Tạo ra các giải pháp thay thế: Tạo ít nhất ba lựa chọn: một con đường không hối tiếc, một bài kiểm tra táo bạo và một giải pháp kết hợp.
4. Cân nhắc bằng chứng nhanh chóng: Sử dụng lưới 2×2 đơn giản hoặc ma trận nhẹ để lập bản đồ tác động so với nỗ lực và căn chỉnh các đánh đổi.
5. Hành động và thích nghi: Phân công chủ sở hữu, thời gian biểu ngắn và tín hiệu sớm. Theo dõi kết quả bằng các đánh giá nhanh và điều chỉnh quy trình khi cần thiết.

Ghi lại lý do bạn chọn một con đường và những giả định nào là quan trọng. Điều này giúp các nhóm thống nhất và đạt được kết quả tốt hơn theo thời gian.

Động lực của nhóm giúp cải thiện các quyết định khi thời gian đang trôi qua

Khi thời gian eo hẹp, cách mọi người tương tác thường quyết định kết quả hơn là dữ liệu thô. Bạn có thể định hình hành vi để nhóm của mình luôn nhanh nhẹn và minh mẫn trong điều kiện áp lực.

Yêu cầu về hoạt động vận động

Dẫn dắt bằng câu hỏi. Đặt câu hỏi gợi mở, kiểm tra các giả định một cách thành tiếng và mời gọi những thông tin phủ định. Nghiên cứu của HBS cho thấy điều này làm nổi bật những rủi ro tiềm ẩn và những lựa chọn tốt hơn.

Sự đa dạng và bằng chứng

Đội ngũ nhân viên có nhiều kỹ năng và xuất thân khác nhau. Cloverpop nhận thấy các nhóm đa dạng mang lại kết quả tốt hơn—hãy sử dụng phương pháp tạo điều kiện hòa nhập để tránh điểm mù.

An toàn tâm lý

Đảm bảo an toàn khi lên tiếng. Hãy thừa nhận sự không chắc chắn, cảm ơn mọi người vì sự thẳng thắn và phản hồi tích cực khi đồng nghiệp chỉ ra những thiếu sót. Dự án Aristotle của Google gắn kết điều này với hiệu suất cao nhất.

Cấu trúc xung đột lành mạnh

Tránh việc thiếu đồng thuận. Đặt thời gian biểu cho các vòng thảo luận, chỉ định người điều phối hoặc người biện hộ, và ghi chép rõ ràng những điều đã biết và chưa biết để các thành viên có thể hành động nhanh chóng.

• Đưa nhân viên tuyến đầu vào làm việc sớm để thống nhất tính khả thi và trình tự.
• Sử dụng bản đọc trước ngắn gọn để tiết kiệm thời gian họp cho việc đánh đổi.
• Làm rõ ai là người thực hiện cuộc gọi và cách “không đồng ý và cam kết”.

Thói quen thực tế: Sau cuộc gọi, hãy nêu tên những người đóng góp, xác nhận các bước tiếp theo và ghi lại bài học để đẩy nhanh công việc trong tương lai.

Các công cụ và thực hành dữ liệu để giảm sự thiên vị và tăng tính rõ ràng

Một vài công cụ nhanh có thể phát hiện điểm mù và giúp bạn lái xe an toàn dưới áp lực. Sử dụng các nghi lễ ngắn và phân tích nhẹ nhàng để bạn hành động nhanh chóng mà không bỏ qua rủi ro.

Kiểm tra độ lệch trong vài phút

Khám nghiệm tử thi buộc bạn phải thừa nhận thất bại và liệt kê nguyên nhân. Hãy thực hiện một cuộc đánh giá sơ bộ kéo dài năm phút, sau đó thêm các biện pháp giảm thiểu hoặc phương án thay thế mới vào quy trình của bạn.

Chỉ định một người biện hộ để kiểm tra mức độ căng thẳng của lựa chọn hàng đầu và nắm bắt các phản biện để những rủi ro chưa được giải quyết vẫn hiện hữu.

Sử dụng nhóm đỏ cho những tình huống có rủi ro cao: một nhóm độc lập sẽ thách thức các giả định và phát hiện ra những điểm mù.

Hỗ trợ phân tích nhanh

Chọn các công cụ nhanh chóng: lưới tác động chi phí để so sánh các lựa chọn, cây quyết định nhỏ để lập bản đồ đường đi hoặc bản đồ nhiệt rủi ro để ưu tiên giảm thiểu.

• Lưới tác động chi phí làm nổi bật sự đánh đổi chỉ trong nháy mắt.
• Cây quyết định hiển thị các nhánh có khả năng xảy ra và giúp bạn phân bổ tài nguyên.
• Bản đồ nhiệt rủi ro tập trung giám sát ngắn hạn vào nơi quan trọng nhất.

Bằng chứng và tài liệu có kích thước phù hợp để dễ dàng di chuyển

Dựa vào dữ liệu khi rủi ro và bất ổn cao. Dựa vào trực giác nhạy bén khi thời gian eo hẹp và rủi ro thấp.

Hãy giữ một bản tóm tắt liệt kê các lựa chọn, tiêu chí, sự đánh đổi, chủ sở hữu và các giả định chính để việc bàn giao trong quản lý dự án được diễn ra suôn sẻ.

Thói quen thực tế: Phân tích hộp thời gian và ghi lại kết quả để tạo ra những thông tin chi tiết có thể tìm kiếm được. Hãy coi mọi công cụ như một công cụ hướng dẫn — mục tiêu là sự rõ ràng và tốc độ, chứ không phải thủ tục hành chính rườm rà.

ra quyết định dựa trên dữ liệu có thể hướng dẫn khi nào nên đầu tư vào phân tích dài hạn và khi nào nên hành động theo các tín hiệu ngắn hạn.

Từ quyết định đến kết quả: thực hiện, đo lường và học hỏi

Biến sự lựa chọn của bạn thành hành động rõ ràng bằng cách nêu rõ ai sẽ hành động, khi nào và với sự hỗ trợ nào. Sự rõ ràng đó giúp nhóm của bạn di chuyển tự tin và giảm thời gian lãng phí.

Biến lựa chọn thành hành động: chủ sở hữu, mốc thời gian và nguồn lực

Chỉ định một chủ sở hữu duy nhất, thêm các mốc quan trọng vào dòng thời gian của dự án và liệt kê các nguồn lực cần thiết. Chia sẻ bản tóm tắt thực hiện một trang để mọi người đều thấy được sự phụ thuộc và rủi ro.

Bao gồm các thành viên trong nhóm gần nơi làm việc nhất để sớm phát hiện các vấn đề khả thi và cắt giảm việc làm lại.

Đo lường những gì quan trọng: liên kết kết quả với mục tiêu và xem xét lại các giả định

Chọn một vài số liệu liên quan đến mục tiêu ban đầu và bao gồm các chỉ số hàng đầu mà bạn có thể kiểm tra theo tuần, chứ không phải theo quý. Lên lịch đánh giá ngắn gọn và so sánh thông tin hiện tại với logic ban đầu.

Thể chế hóa việc học: cải thiện quy trình của bạn sau mỗi chu kỳ

Ghi lại những điều khiến bạn ngạc nhiên và chiến thuật nào đã thúc đẩy thành công trong kho lưu trữ chung. Sử dụng danh sách kiểm tra đơn giản để tinh chỉnh quy trình dự án và xây dựng trải nghiệm cho tổ chức.

“Những đánh giá nhỏ, trung thực có giá trị hơn những báo cáo hoàn hảo—hãy giữ cho việc học tập được dễ hiểu và thiết thực.”

• Chỉ định chủ sở hữu, mốc quan trọng và kế hoạch nguồn lực để phân công vai trò rõ ràng.
• Đặt các tín hiệu ngắn hạn để rút ngắn vòng phản hồi và bảo vệ mục tiêu.
• Thực hiện các đánh giá ngắn gọn, định kỳ để tiếp tục, tạm dừng hoặc chuyển hướng với thông tin mới.
• Ghi lại kết quả và cải tiến để mỗi chu kỳ đều nâng cao sự phát triển của nhóm bạn.

Mẹo: Các nhà quản lý và lãnh đạo nên loại bỏ những trở ngại và duy trì các ưu tiên ổn định để nhóm có thể đạt được tiến triển vững chắc hướng tới thành công có thể đo lường được. Hãy điều chỉnh các bước này cho phù hợp với bối cảnh của bạn và tham khảo ý kiến chuyên gia khi có rủi ro cao.

Phần kết luận

Kết thúc bằng một thói quen nhỏ gọn giúp các nhóm hành động, học hỏi và cải thiện.

Biến quy trình thành thói quen: xác định vấn đề, liệt kê một vài phương án thay thế, chọn người quản lý và đặt ra thời hạn ngắn. Sử dụng các công cụ gọn nhẹ và đánh giá ngắn gọn để nhóm của bạn duy trì được đà mà không bị trì trệ.

Áp dụng các bước này một cách có ý thức. Đo lường kết quả, ghi lại những điều làm bạn ngạc nhiên và chia sẻ những hiểu biết ngắn gọn với đồng nghiệp để các giải pháp được lan tỏa khắp doanh nghiệp. Nếu gặp phải thách thức mới mẻ, hãy cân nhắc tham gia một khóa học hoặc huấn luyện viên bên ngoài để đẩy nhanh quá trình phát triển.

Những đánh giá nhỏ, lặp lại được sẽ giúp xây dựng những lựa chọn tốt hơn và khả năng lãnh đạo mạnh mẽ hơn theo thời gian. Khép kín vòng lặp bằng cách ghi lại kết quả và các phương án thay thế trên blog hoặc trung tâm nội bộ để dự án tiếp theo của bạn bắt đầu thông minh và nhanh chóng hơn.